張聞彧

（中共鄭州市委黨校新鄭分校，河南新鄭451100）

教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是黨校教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求，黨校應(yīng)結(jié)合教學(xué)管理的變化和檔案工作的特點(diǎn)，加快推進(jìn)教學(xué)檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。

一、教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)涵

教學(xué)檔案管理信息化，就是通過數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，對(duì)教學(xué)檔案收集、整理、保存和利用，提高教學(xué)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化［1］，進(jìn)而形成教學(xué)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。教學(xué)檔案管理信息化的重點(diǎn)，一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)檔案記錄轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案信息，同時(shí)建立數(shù)字化檔案收集管理系統(tǒng)；二是準(zhǔn)確、高效地查閱并提供給有關(guān)信息需求者。

二、當(dāng)前黨校教學(xué)檔案管理信息化存在的問題

近年來，黨校教學(xué)檔案管理信息化程度有了明顯的提高，教學(xué)檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。但也應(yīng)該看到，由于黨校教學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，管理的信息化還處于初級(jí)階段［2］。整體而言，目前我國黨校教學(xué)檔案管理工作水平普遍較低，加快黨校教學(xué)檔案管理信息化還有許多急需解決的問題。

1.對(duì)教學(xué)檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足。

受傳統(tǒng)檔案管理思想制約，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)還不到位。無論是機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、經(jīng)濟(jì)投入、硬件建設(shè)，都難以滿足黨校教學(xué)檔案管理信息化所需條件。

2.教學(xué)檔案管理信息化的制度建設(shè)亟待加強(qiáng)。

一是教學(xué)檔案管理信息化的制度還不健全，沒有形成一整套規(guī)范的收集、整理、分類、歸檔、查閱、移交制度。二是存在未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案、檔案管理混亂，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象；三是臨時(shí)收集的材料類別混雜，在需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

3.教學(xué)檔案管理信息化面臨安全挑戰(zhàn)。檔案管理制度的核心，一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，安全存在隱患。

4.技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上決定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，原始檔案資料轉(zhuǎn)化的任務(wù)艱巨。

5.檔案專業(yè)管理人才缺乏。部分黨校無專職檔案管理人員，有的黨校雖有專人管理但非專業(yè)人員。主要表現(xiàn)為知識(shí)面較窄，專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力低等。

三、黨校教學(xué)檔案管理信息化應(yīng)遵循的原則

1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。規(guī)范性原則要求檔案管理必須制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，確保數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.效益性原則。教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，在建設(shè)規(guī)劃方面充分考慮檔案利用率。

4.系統(tǒng)性原則。建設(shè)全過程控制電子檔案資料的管理系統(tǒng)，從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面能夠進(jìn)行全過程控制，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣?dòng)化、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。

四、推進(jìn)黨校教學(xué)檔案管理信息化的對(duì)策

1.提高重視程度。加大對(duì)檔案管理信息化重要性的宣傳力度，使黨校全體教職員工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性。一是在人、財(cái)、物等方面加大投入，確保滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要；二是培養(yǎng)全體人員的資料留存意識(shí)，自覺對(duì)所負(fù)責(zé)的教學(xué)工作、測(cè)評(píng)情況進(jìn)行收集整理。

2.出臺(tái)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。國家和各級(jí)檔案管理部門對(duì)電子檔案十分重視，已經(jīng)制訂了一系列的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。黨校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，盡快出臺(tái)相關(guān)規(guī)范制度。各黨校檔案館要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，吸收國內(nèi)好的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理經(jīng)驗(yàn)，借助高校信息部門的技術(shù)力量，通過多種渠道學(xué)習(xí)交流，制定出符合黨校電子文件管理的規(guī)范和信息化的標(biāo)準(zhǔn)，使黨校檔案信息化建設(shè)更規(guī)范科學(xué)、共享性更強(qiáng)。

3.完善安全制度。檔案信息安全主要包括兩方面的內(nèi)容：一是防止檔案信息的損毀和遺失；二是保密問題。為了防止信息損毀和遺失，應(yīng)加強(qiáng)信息備份工作，而信息的保密工作則需要通過建立健全信息管理制度加以保證。在技術(shù)方面，數(shù)據(jù)加密、訪問控制和身份認(rèn)證等也是網(wǎng)絡(luò)安全常用的有效手段［3］。檔案信息化建設(shè)最終的落實(shí)要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息管理安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要通過嚴(yán)謹(jǐn)周密的安全制度，使檔案管理人員始終保持警惕性，確保信息系統(tǒng)安全。

4.加強(qiáng)技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化便是空中樓閣。一是配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率；二是設(shè)計(jì)開發(fā)通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通，即實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況；三是采取身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證軟、硬件安全運(yùn)行。這些都是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和辦公自動(dòng)化的必要和前提條件。

5.建設(shè)人才隊(duì)伍。高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍是保障檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。除招收檔案專業(yè)人才補(bǔ)充到管理隊(duì)伍中外，要積極創(chuàng)造條件，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是要有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)；二是采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，在管理實(shí)踐中對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)；三是定期組織檔案知識(shí)講座、專題研討會(huì)等活動(dòng)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，造就與時(shí)俱進(jìn)的檔案隊(duì)伍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案人員的培訓(xùn)提高、納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，建立良性的隊(duì)伍更新機(jī)制。同時(shí)要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

［1］馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析［J］.山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（4）.

［2］王曉華.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)芻議［J］.濰坊學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（3）.

［3］劉碧華.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)［J］.邵陽學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（6）.