杜 玲 （華東送變電工程公司，安徽 蕪湖 241000）

0 引 言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)想做大做強(qiáng)，檔案工作是社會(huì)經(jīng)濟(jì)中、企業(yè)發(fā)展過(guò)程中、工程建設(shè)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作。一個(gè)企業(yè)的檔案記載了這個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)的每一步，也可以為企業(yè)發(fā)展提供第一手資料。企業(yè)檔案管理工作做的好，可以使企業(yè)揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定企業(yè)好的發(fā)展方向。所以企業(yè)管理者充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展尤為重要。

1 檔案管理范疇

1.1 科技檔案

①公司所承建的工程項(xiàng)目的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、開竣工及驗(yàn)收鑒定文件、工程結(jié)算及施工過(guò)程中形成的施工質(zhì)量記錄等；

②自身基建項(xiàng)目的規(guī)劃施工許可證件、勘察設(shè)計(jì)、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、開竣工及驗(yàn)收鑒定文件、竣工圖、工程結(jié)算及施工過(guò)程中形成的施工質(zhì)量記錄等；

③公司新增設(shè)備儀表的合格證、說(shuō)明書、附件清單等以及公司從事的科研項(xiàng)目所形成的資料等。

1.2 文書檔案

公司機(jī)關(guān)黨、政、工、團(tuán)活動(dòng)所形成的文件以及生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的財(cái)務(wù)、審計(jì)、安全、質(zhì)量方面的文件與報(bào)表等；重要的會(huì)議文件；經(jīng)營(yíng)、資格證書及證書的年度審核文件。

1.3 人事檔案

公司人事檔案組織干部科主管，檔案室負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔、保管、利用（向組干科申請(qǐng)）。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案資料收集中的問(wèn)題

文書檔案資料，基本來(lái)源公司各個(gè)部門和經(jīng)濟(jì)實(shí)體，相對(duì)比較好收集，但還是要采取主動(dòng)方式到各個(gè)部門收集，而且應(yīng)不斷地督促移交，因?yàn)橘Y料來(lái)源部門很容易忘記將他們應(yīng)該或者不知道是否應(yīng)該移交的資料交一份到檔案室。

科技檔案資料的收集，目前是公司檔案管理上的較困難的一個(gè)環(huán)節(jié)，公司近幾年施工項(xiàng)目是點(diǎn)多面廣，檔案資料的來(lái)源又不是同一部門。比如一個(gè)工程項(xiàng)目的合同協(xié)議、結(jié)算等由公司經(jīng)營(yíng)部提供；施工招標(biāo)投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)書及中標(biāo)通知書等來(lái)源于營(yíng)銷部或各市場(chǎng)部、事業(yè)部；施工過(guò)程的質(zhì)量記錄等竣工資料和驗(yàn)收簽證由施工項(xiàng)目部或工程處提供，這也是檔案資料中最難收集的，主動(dòng)與項(xiàng)目部或事業(yè)部聯(lián)系是檔案室獲得資料的主要途徑，資料歸到檔案室多是通過(guò)郵寄的方式（少數(shù)是項(xiàng)目部順車送來(lái)或我自己到項(xiàng)目部提?。]寄來(lái)的資料往往是缺這樣少那樣，通過(guò)電話聯(lián)系等方式最終所缺的資料也很少能補(bǔ)齊。

2.2 整理歸檔中存在的問(wèn)題

文書檔案平時(shí)收集整理齊全后，分類暫時(shí)保存，按年度統(tǒng)一組卷裝訂歸檔；科技檔案按項(xiàng)目劃分，每個(gè)工程項(xiàng)目的資料收集齊全后應(yīng)立即組卷歸檔，因資料的收集過(guò)程中各部門提供時(shí)間不一致，造成較多工程檔案資料的堆積，給檔案的歸檔工作帶來(lái)不便，且公司施工項(xiàng)目多，大量紙質(zhì)文件的整理和裝訂給檔案管理人員帶來(lái)很大的工作量。

2.3 檔案利用中存在的問(wèn)題

公司局域網(wǎng)上創(chuàng)建了檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案室收進(jìn)的檔案資料和己歸檔的檔案資料在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)可以查到資料的案卷目錄，利用者打開數(shù)據(jù)庫(kù)搜索到需利用資料的目錄點(diǎn)擊就可向檔案室發(fā)出申請(qǐng)，但資料的利用必須到儲(chǔ)存室翻閱查找再?gòu)?fù)印或借出，遠(yuǎn)程利用只有通過(guò)電話或傳真的方式，厚重的資料無(wú)法提供遠(yuǎn)程利用，檔案資料的利用價(jià)值打了折扣，利用便捷性也較差，如公司每年的一些資質(zhì)年審都要整理出大量的資料并進(jìn)行復(fù)印。

在有針對(duì)性地進(jìn)行一些檔案編研工作時(shí)，如公司在參與工程招投標(biāo)時(shí)常用的企業(yè)榮譽(yù)、各等級(jí)產(chǎn)品的施工業(yè)績(jī)等，都要翻閱大量的資料才能實(shí)現(xiàn)。

3 做好檔案工作的幾點(diǎn)思考

3.1 重視檔案工作

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的、戰(zhàn)略的眼光認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，完善檔案工作機(jī)制，隨時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)的資金需求。項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)關(guān)鍵，負(fù)有對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的組織、協(xié)調(diào)、管理的責(zé)任。做為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)該對(duì)工程檔案有較高的思想認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目部必須建立機(jī)制，明確分工，保證工程技術(shù)資料管理工作的有序進(jìn)行。

3.2 建章立制

施工企業(yè)要根據(jù)自身特點(diǎn)及各類檔案形成規(guī)律，制定出一整套檔案規(guī)章制度。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，進(jìn)行績(jī)效考核，做到獎(jiǎng)罰分明，體現(xiàn)規(guī)章制度的權(quán)威性。建立了科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)就要對(duì)文件、資料進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，檢查歸檔的文件、資料是否準(zhǔn)確、齊全、完整。只有這樣，才能保證文件、資料無(wú)論是在工程施工各階段還是在各個(gè)部門，從源頭上保證不疏忽、不丟失。

3.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作納入信息化發(fā)展也是必然趨勢(shì)，而企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)與新時(shí)期的檔案管理要求有點(diǎn)不相適應(yīng)。要解決這個(gè)問(wèn)題，一是逐步引進(jìn)檔案專業(yè)人才，二是提高現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟悉掌握檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，積極掌握科學(xué)管理方法，提升工作效率，提高檔案質(zhì)量?？梢苑制诜峙x送檔案工作人員到高等院校檔案專業(yè)進(jìn)修，也可以不定期的開展專題講座、觀摩學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等等。由于檔案工作的連續(xù)性，還要保持檔案人員隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，不能頻繁換人，需要進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案行政管理部門也要及時(shí)了解檔案人員變動(dòng)情況，抓好短期培訓(xùn)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，互相學(xué)習(xí)、交流，提高業(yè)務(wù)水平。

3.4 建立工程項(xiàng)目竣工資料管理平臺(tái)

目的是為了減小檔案資料的收集難度，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值和利用的便捷性，同時(shí)也減少檔案室對(duì)大量紙質(zhì)文件的整理和組卷工作。

以工程項(xiàng)目為單位，按公司《企業(yè)檔案管理規(guī)定》資料歸檔組卷劃分，施工項(xiàng)目部和相關(guān)部門及時(shí)填制。

①工程施工合同、協(xié)議書；安全、廉潔協(xié)議等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

②工程招標(biāo)文件、投標(biāo)報(bào)價(jià)書、施工組織設(shè)計(jì)綱要、中標(biāo)通知書紙質(zhì)文件交檔案室，中標(biāo)通知書掃描件上網(wǎng)。

③開工報(bào)審表（包括組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃、工具儀表設(shè)備、作業(yè)指導(dǎo)書等），單位工程開竣工報(bào)告，分部工程開工報(bào)審表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

④施工組織設(shè)計(jì)；調(diào)試大綱；安全、質(zhì)量保證措施；作業(yè)指導(dǎo)書；特殊作業(yè)方案等電子文件上網(wǎng)，施工技術(shù)、安全交底記錄掃描件上網(wǎng)。

⑤基礎(chǔ)鋼筋、水泥、砂、石等檢驗(yàn)報(bào)告；水泥出廠檢驗(yàn)報(bào)告；鋼筋質(zhì)保書；混凝土配合比及試塊檢驗(yàn)報(bào)告等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

線路基礎(chǔ)、鐵塔、架線施工安裝記錄；變電所土建施工記錄；一、二次設(shè)備驗(yàn)收與安裝記錄；試驗(yàn)、調(diào)試報(bào)告；參數(shù)測(cè)試記錄等電子文件上網(wǎng)，要求簽名齊全。

線路鐵塔、導(dǎo)地線與金具等產(chǎn)品合格證與質(zhì)保書；變電所設(shè)備與控制屏柜等產(chǎn)品合格證與質(zhì)保書交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

土地征用協(xié)議書、土地使用證；房屋拆遷協(xié)議與付款憑證；樹木砍伐許可證、協(xié)議書與付款憑證；青苗賠償協(xié)議與付款憑證等政策處理資料交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑥設(shè)計(jì)變更單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、隱蔽工程簽證交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑦工程施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程照片、施工大事記、工程簡(jiǎn)報(bào)等電子文件上網(wǎng)。

⑧工程竣工驗(yàn)收簽證書、施工安全情況簽證書、工程質(zhì)量匯總表、移交竣工資料簽證和清冊(cè)、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告等交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑨質(zhì)量回訪記錄交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

檔案室將收到的工程的紙質(zhì)文件資料進(jìn)行組卷歸檔，并將網(wǎng)上的電子文件和掃描件刻錄于光盤保存。

4 結(jié) 語(yǔ)

大多數(shù)施工企業(yè)都能夠貫徹中華人民共和國(guó)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，并且能夠結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況制定了《企業(yè)檔案管理辦法》，但在具體落實(shí)上力度不夠，缺乏執(zhí)行力。筆者從事檔案工作20多年，結(jié)合實(shí)踐談?wù)勔稽c(diǎn)心得和體會(huì)，目的是希望所有企業(yè)都能管好、用好企業(yè)檔案這筆可貴的無(wú)形資產(chǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造出更多更好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。