華婧婧

（無錫市檔案局，江蘇無錫，214023）

2010年9月，無錫市檔案局適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)集中辦公的新形式，建立了無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)了70余個(gè)機(jī)關(guān)的各個(gè)門類檔案的集中統(tǒng)一管理。無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心站在檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，以前瞻性的眼光，銳意進(jìn)取，改革創(chuàng)新，建立了全流程的機(jī)關(guān)檔案管理模式，為檔案事業(yè)注入了新的生機(jī)和活力。

一、無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心的基本概況

1.落實(shí)編制，組建專業(yè)化隊(duì)伍。無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心是由無錫市編制委員會(huì)辦公室批準(zhǔn)正式成立的正科級(jí)處室，隸屬于無錫市檔案局。“中心”由十多位訓(xùn)練有素、經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員組成，分別負(fù)責(zé)各單位的檔案收集、整理、管理、利用、信息化等工作。所有人員都經(jīng)過上崗培訓(xùn)并簽訂保密協(xié)議。這支高素質(zhì)、專業(yè)化、穩(wěn)定的隊(duì)伍為集中管理無錫市市民中心70余個(gè)行政機(jī)關(guān)的檔案提供了人才保障，是無錫市檔案管理創(chuàng)新模式得以順利運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，突顯規(guī)模管理效益。無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心庫(kù)房面積達(dá)1000平方米，由東、西兩個(gè)庫(kù)房組成，用于存放各機(jī)關(guān)的文書、實(shí)物、聲像等各類檔案?！爸行摹迸溆?00平方米的檔案整理辦公用房，用于檔案整理、利用、數(shù)字化加工等工作。根據(jù)檔案管理專業(yè)化的要求，“中心”還配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、防磁柜、去濕機(jī)、掃描儀、空氣凈化器、氣體滅火器等設(shè)施設(shè)備。

3.理順關(guān)系，明確責(zé)任。無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心建立后，市民中心各機(jī)關(guān)不再設(shè)立檔案室，所有檔案整理、管理工作都由“中心”承擔(dān)，各單位檔案員只需負(fù)責(zé)做好文件的收集工作。機(jī)關(guān)檔案管理中心成為檔案所屬單位與檔案館之間的紐帶。它不僅延續(xù)了原先檔案室工作的所有職能，完整地接收了原檔案室的所有檔案，并在此基礎(chǔ)上擴(kuò)大了管理內(nèi)容，提升了管理水平。機(jī)關(guān)檔案管理中心的檔案受各機(jī)關(guān)委托管理，檔案的所有權(quán)仍是檔案形成單位。各單位向機(jī)關(guān)檔案管理中心授權(quán)后，機(jī)關(guān)檔案管理中心才能使用存放的檔案?！爸行摹辈荒茈S意向外界提供檔案利用，不能交叉利用各單位的檔案，檔案保管利用過程中必須確保檔案的所有權(quán)和機(jī)密性不被破壞。

二、檔案集中管理的主要做法

一是溝通合作，制定歸檔方案。機(jī)關(guān)檔案管理中心成立后，根據(jù)各機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)的具體情況，落實(shí)了各工作人員的分管單位。明確工作任務(wù)后，工作人員深入各單位調(diào)查摸底，了解各單位的檔案工作基本情況，與檔案員充分溝通協(xié)商，了解各單位的工作職能，制定分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為做好檔案整理工作打下夯實(shí)基礎(chǔ)。

二是按時(shí)完成各單位年度文件歸檔整理工作。各單位每一年度的文件歸檔工作由機(jī)關(guān)檔案管理中心完成。無錫市機(jī)關(guān)檔案管理中心通過電子政務(wù)平臺(tái)采集本年度各機(jī)關(guān)的電子文件，利用“機(jī)關(guān)檔案管理中心檔案管理系統(tǒng)”進(jìn)行分類和保管期限鑒定，對(duì)這部分文件實(shí)現(xiàn)即時(shí)整理預(yù)歸檔。各單位檔案員按時(shí)將收集齊全的上年度應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件送至“中心”，工作人員將這些紙質(zhì)文件與采集的電子文件對(duì)照，查漏補(bǔ)缺，在系統(tǒng)中生成件號(hào)、分類號(hào)、保管期限、頁(yè)號(hào)等信息，打印出歸檔文件目錄，完成實(shí)體檔案的年度歸檔整理工作。

三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，不斷完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)?！爸行摹睘榇娣诺乃袡n案建立了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，目錄數(shù)據(jù)信息詳盡，如黨員介紹信有所有人名信息，每件檔案都有庫(kù)房存放位置信息等。全文數(shù)據(jù)通過政務(wù)平臺(tái)采集、各單位電子文件收集和數(shù)字化加工等多個(gè)渠道收集，減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省成本。

四是提供檔案利用，打造服務(wù)平臺(tái)。各單位的查檔利用工作都由“中心”工作人員承擔(dān)。各單位人員可以通過“機(jī)關(guān)檔案管理中心電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)”查詢到本單位的所有檔案目錄和電子文件，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔服務(wù)。有特殊要求可以通過系統(tǒng)提交至“中心”，由工作人員及時(shí)辦理。

五是提供檔案保管場(chǎng)所，負(fù)責(zé)庫(kù)房日常管理。機(jī)關(guān)檔案管理中心建成后，所有機(jī)關(guān)的未進(jìn)館檔案全部存放在“中心”的庫(kù)房。工作人員按全宗、年度、保管期限有序排放現(xiàn)有檔案，并為以后生成的檔案預(yù)留足夠空間。庫(kù)房配有專業(yè)的防火、恒溫、恒濕、消毒等設(shè)備，庫(kù)房管理嚴(yán)格遵守“八防”要求，每天有人巡檢，定期打掃衛(wèi)生。

六是定期進(jìn)行檔案的鑒定和銷毀工作。按照檔案鑒定、銷毀工作的相關(guān)要求，按規(guī)定的手續(xù)和標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)不需要長(zhǎng)期保管的檔案，經(jīng)檔案所屬單位同意后，辦理相關(guān)銷毀手續(xù)。

七是按時(shí)完成各單位檔案移交進(jìn)館工作。對(duì)到進(jìn)館年限的檔案進(jìn)行鑒定后，將需要永久保存的檔案按規(guī)定移交檔案館，向檔案館提供檔案數(shù)量、所需空間等各種數(shù)據(jù)，同時(shí)移交目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)。

三、檔案集中管理取得的成效

1.節(jié)省庫(kù)房空間，節(jié)約管理成本。無錫市市民中心共有70余個(gè)機(jī)關(guān)集中辦公，按原來“機(jī)關(guān)檔案室”的“小而全”管理模式，至少要建立70余個(gè)檔案室，每個(gè)檔案室要配備庫(kù)房、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、計(jì)算機(jī)等軟、硬件設(shè)備，資源利用率低，管理成本高。建立機(jī)關(guān)檔案管理中心后，檔案集中存放在市民中心的庫(kù)房中，各種設(shè)備為各單位檔案共享使用，節(jié)約了庫(kù)房空間和辦公經(jīng)費(fèi)，以最少的投入獲得最大程度的收益和效果，凸顯了規(guī)?；芾硇б?。

2.人員隊(duì)伍穩(wěn)定，專業(yè)化程度高。機(jī)關(guān)檔案管理中心的工作人員都是經(jīng)過層層選拔的，有一定的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，擁有多項(xiàng)技能，掌握各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)，能勝任多個(gè)工作崗位。他們長(zhǎng)期定向?qū)９苋舾蓡挝坏臋n案收集、整理、管理、利用，對(duì)各單位的工作職能、檔案基本情況相當(dāng)熟悉。這種人員隊(duì)伍配備方式，解決了以前機(jī)關(guān)檔案工作中檔案員身兼數(shù)職、經(jīng)常變動(dòng)、工作延續(xù)性差的問題。而且，機(jī)關(guān)檔案管理中心是檔案局的一個(gè)處室，工作人員能在第一時(shí)間接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.檔案資源有機(jī)整合，擴(kuò)大檔案利用范圍。各機(jī)關(guān)檔案集中管理后，各不同職能部門的檔案資料都存放在一起，可以在機(jī)關(guān)檔案管理中心查閱到不同單位的檔案資料，免去了要到不同部門查找的麻煩。這種服務(wù)形式打破了檔案只為本單位服務(wù)的信息封閉性，促進(jìn)了更多的個(gè)人、單位共同利用檔案資源，特別是涉及一些大主題、深層次、寬范圍的檔案利用，這種優(yōu)勢(shì)就更加凸顯了。

4.提高館藏質(zhì)量，簡(jiǎn)化進(jìn)館程序?！爸行摹钡臋n案管理工作從文件收集環(huán)節(jié)開始，從源頭上控制檔案質(zhì)量。各單位年度歸檔工作全部由“中心”工作人員整理完成，嚴(yán)格按照館藏檔案要求進(jìn)行操作，提高了進(jìn)館檔案質(zhì)量，減少了檔案進(jìn)館時(shí)的整改工作量。到期檔案直接從機(jī)關(guān)檔案管理中心進(jìn)館，各種臺(tái)賬數(shù)據(jù)清晰，數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)批量移交，而且“中心”為檔案館的一個(gè)處室，利于協(xié)調(diào)工作。

5.優(yōu)化館藏，減少重份檔案。以“機(jī)關(guān)檔案室”模式進(jìn)行檔案管理時(shí)，各機(jī)關(guān)各自為政，工作不便協(xié)調(diào)，有的文件在多個(gè)單位歸檔，造成移交進(jìn)館的檔案存在大量的重復(fù)文件，這些重份文件不僅不能產(chǎn)生任何益，而且要消耗各種資源，增加管理費(fèi)用。機(jī)關(guān)檔案管理中心彌補(bǔ)了這一不足，通過檔案管理系統(tǒng)的查重功能，檢查文件歸檔重復(fù)情況，有效地改善了館藏結(jié)構(gòu)，減輕了館藏壓力。

6.有效監(jiān)督文件收集情況，提高文件收齊率。檔案和文件是同一事物的不同歷史階段，文件收集是檔案工作的最初階段，如果文件收集不齊全，那么檔案工作也受其影響。機(jī)關(guān)檔案管理中心通過政務(wù)平臺(tái)收集各單位的收文和發(fā)文電子文件，實(shí)時(shí)地了解各單位文件的收發(fā)情況，并且可以通過檔案管理系統(tǒng)，跨單位、大范圍地查找文件的處理情況，比如請(qǐng)示是否有對(duì)應(yīng)的批復(fù)等。通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，為文件收集工作提供了保障。

7.有利于現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案工作中的推廣。提升檔案工作水平需要新技術(shù)、新方法的支撐，也需要經(jīng)費(fèi)和技術(shù)人才的支持，因此在檔案室時(shí)代先進(jìn)的技術(shù)方法很難大面積推廣使用。機(jī)關(guān)檔案管理中心建立以后，購(gòu)置了掃描儀、服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)等先進(jìn)設(shè)備，利用檔案館的人才優(yōu)勢(shì)，建成了檔案管理利用系統(tǒng)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案利用。

8.促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)檔案管理中心實(shí)現(xiàn)了從文件到檔案的全程管理，對(duì)于同一類型的文件在鑒定、分類時(shí)，可以執(zhí)行一致的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，也可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。改變了以前檔案員根據(jù)自己的認(rèn)識(shí)各自為政的情況。

［1］張景珍.建立文檔管理中心是優(yōu)化館藏檔案的有效途徑.浙江檔案，2006（3）

［2］林紅棉.美國(guó)文件中心與我國(guó)機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同分析.科教導(dǎo)刊，2011（19）