賈 雨

(山西財經(jīng)大學(xué) 會計學(xué)院，山西 太原 030006)

Excel 是目前特別受歡迎的辦公室軟件Microsoft Office的一個重要組件，具有強(qiáng)大的分析能力，能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動計算，可以利用餅狀圖，條形圖和折線圖等顯示數(shù)據(jù)，還可對大量數(shù)據(jù)快速地進(jìn)行排序、篩選等計算［1］。Excel 匯集通用表格計算，豐富的圖表顯示和便捷的數(shù)據(jù)分析為一體，具有簡潔的操作方式、強(qiáng)大的使用功能和完善的報表體系。Excel 可以廣泛地應(yīng)用于財務(wù)管理等眾多領(lǐng)域。

1 Excel 的功能與特點(diǎn)

1.1 Excel 的電子表格功能

工作表是Excel 用來存儲和處理相關(guān)數(shù)據(jù)的一組行、列和單元。它代替了傳統(tǒng)意義上的筆、賬簿和計算器，Excel 的數(shù)據(jù)有很多種類型，如文本、數(shù)字、時間等。利用Excel 可對表格進(jìn)行增加、減刪、排序等編輯，通過對單元格的處理，可使數(shù)據(jù)更為清晰和直觀的表現(xiàn)出來。大量使用工作表可減少工作量，可見電子表格的處理是Excel 的主要功能之一。

1.2 Excel 具有強(qiáng)大的計算功能

在Excel 中，除了簡單的加、減、乘、除等計算功能，還有大量的函數(shù)可以運(yùn)用。這些函數(shù)是Excel 預(yù)先設(shè)定的一些公式，運(yùn)用Excel 中的這些函數(shù)可以方便地完成各類復(fù)雜的計算。Excel 軟件中函數(shù)十分豐富，充分利用Excel 中的這類功能，可以提高計算的準(zhǔn)確性，節(jié)省時間。

1.3 大量財務(wù)函數(shù)與統(tǒng)計函數(shù)

Excel 可以在財務(wù)管理中廣泛的應(yīng)用，很大—部分原因是Excel 中包含了有大量財務(wù)分析函數(shù)與統(tǒng)計函數(shù)，Excel 中的這些函數(shù)包含了資金時間價值、固定資產(chǎn)折舊以及收益率等在內(nèi)的大量財務(wù)分析函數(shù)，這樣財務(wù)成本管理中的大部分計算都可以得到準(zhǔn)確的分析。為Excel 在財務(wù)會計中運(yùn)用提供了基礎(chǔ)。

1.4 圖表、宏功能與數(shù)據(jù)庫透視表

在Excel 中，利用Excel 能便利地把數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為折線圖、條形圖或者餅圖等各種圖形。利用宏指令可以完成一些枯燥乏味且需經(jīng)常重復(fù)的指令，宏指令可節(jié)約財務(wù)工作人員大量時間和工作量。使用數(shù)據(jù)透視表，在數(shù)據(jù)清單外準(zhǔn)確地顯示出使用數(shù)據(jù)，并通過轉(zhuǎn)換行和列查看數(shù)據(jù)匯總的結(jié)果，可以在不同表中顯示篩選后的數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)財務(wù)人員的不同需要顯示相應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)［2］。這樣，財務(wù)人員就可以方便地觀察數(shù)據(jù)并及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行其他操作。

1.5 模板功能

模板在財務(wù)管理、錄入財務(wù)報表相關(guān)數(shù)據(jù)以及為保證各分支機(jī)構(gòu)預(yù)算的規(guī)范性方面發(fā)揮著十分重要的作用。使用模板，不僅可以大大減少不必要的操作，而且可以讓更多在Excel 操作過程中不太熟練的財務(wù)管理人員很好地使用已經(jīng)設(shè)計好的模板。在某種程度上使Excel 在財務(wù)成本管理領(lǐng)域擴(kuò)展了其使用范圍。

2 Excel 在財務(wù)管理中的應(yīng)用

2.1 利用Excel 建立財務(wù)帳務(wù)報表處理系統(tǒng)

與其他會計軟件相同，表格處理軟件——Excel，擁有強(qiáng)大的會計信息處理能力。Excel 建立一個使用方便的賬務(wù)處理系統(tǒng):制作和運(yùn)行菜單的宏可以利用Excel 的宏功能生成;利用Excel 可以設(shè)計賬務(wù)報表處理系統(tǒng);安全設(shè)置頁可以采用Excel 進(jìn)行［3］。大部分會計處理模塊(賬務(wù)憑證、科目設(shè)置、明細(xì)表，總帳、報表、工作底稿等)都可以利用Excel 的功能。

2.2 利用Excel 中財務(wù)函數(shù)進(jìn)行財務(wù)計算

利用Excel 中重要的財務(wù)函數(shù)可進(jìn)行一般的財務(wù)計算。這些財務(wù)函數(shù)大致可分為:投資計算函數(shù)、折舊計算函數(shù)、償還率計算函數(shù)、債券及其他金融函數(shù)。選擇合適的函數(shù)，正確填寫參數(shù)值，才能使這些財務(wù)函數(shù)發(fā)揮最大作用，并為財務(wù)分析提供極大的便利。如:用于計算整收整付款項的現(xiàn)值和計算年金的現(xiàn)值，可以利用現(xiàn)值函數(shù)PV()。計算定期現(xiàn)金流的凈現(xiàn)值，可以采用基于一系列現(xiàn)金流和固定的各期折現(xiàn)率凈現(xiàn)值函數(shù)NPV()［4］。又如，固定資產(chǎn)折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價值。涉及大量運(yùn)算的折舊計算，利用Excel 提供的直線折舊函數(shù)SLN()、雙倍余額遞減函數(shù)DDB()或年數(shù)總和法函數(shù)SYD()等進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊計算，可以大量減少財務(wù)管理中的工作量，節(jié)省了財務(wù)人員的勞動力和勞動時間［5］。

2.3 利用Excel 進(jìn)行投資、籌資分析與決策

投資數(shù)額大、投資回收期長是長期投資具有的特點(diǎn)，每當(dāng)企業(yè)進(jìn)行投資分析與決策時都會在運(yùn)用貨幣時間價值和投資風(fēng)險價值的基礎(chǔ)上，比較投資方案的現(xiàn)金流量。利用Excel 作投資決策模型對投資項目做出效益評估和風(fēng)險評判，從中選出最佳方案，進(jìn)而做出科學(xué)有效的投資決策。當(dāng)需要改變投資方案時，財務(wù)人員只需改變相關(guān)數(shù)據(jù)使用Excel 提供的NPV()、IRR()等函數(shù)［6］，便可自動計算出新方案的凈現(xiàn)值和內(nèi)含報酬率，準(zhǔn)確及時地計算出各投資項目的數(shù)據(jù)，為管理人員作出正確的決策提供依據(jù)。

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提是籌集資金，這項企業(yè)的基本財務(wù)活動也是企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行的保證。進(jìn)行籌資前預(yù)測資金的需要量，以利用Excel 中提供的函數(shù)和工具來解決，常用的方法包括銷售百分比、因果分析預(yù)測法和資金習(xí)性分析法等。同時利用Excel 建立籌資模型，對長期借款籌資、債券籌資、投票籌資、商業(yè)信用等多種籌資方案進(jìn)行分析，選出適合企業(yè)的最佳籌資方式。最后企業(yè)通過比較資本成本法、比較公司價值法和每股利潤分析法等籌資決策訪求選擇最優(yōu)的資本結(jié)構(gòu)，進(jìn)行正確的籌資決策。

2.4 利用Excel 進(jìn)行財務(wù)報表分析

報表分析是現(xiàn)代制度下企業(yè)進(jìn)行財務(wù)管理的一項重要手段，Excel 分析財務(wù)報表是極為方便的。分別利用Excel 的計算功能、鏈接功能與模板功能，定義公式，實(shí)現(xiàn)自動計算，體現(xiàn)了Excel 用于財務(wù)報表分析中的快速、高效、簡潔［7］。若需要將財務(wù)數(shù)字形象化，可以使用Excel 圖表功能把各種數(shù)據(jù)圖表化，一目了然的了解財務(wù)狀況和企業(yè)的發(fā)展趨勢?？梢奅xcel 中的一項重要功能是圖形化數(shù)據(jù)，且在財務(wù)成本管理中發(fā)揮重大作用。

2.5 利用Excel 進(jìn)行成本計算、銷售預(yù)測和利潤管理

需要大規(guī)模計算、耗費(fèi)大量時間與勞動力的應(yīng)該算是成本計算了，運(yùn)用Excel 的計算、公式運(yùn)用、模板運(yùn)用、鏈接與線性規(guī)劃等相關(guān)功能，便能夠方便準(zhǔn)確地對成本進(jìn)行核算、分配與分析，充分體現(xiàn)了進(jìn)行成本計算時使用Excel 顯現(xiàn)出的快捷與準(zhǔn)確［8］。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中一個最為重要的環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)是銷售環(huán)節(jié)。要對未來一定期間內(nèi)企業(yè)產(chǎn)品的銷售數(shù)量、銷售的變化趨勢做出及時準(zhǔn)確的預(yù)測，就需要采用適當(dāng)?shù)姆椒?，借助該企業(yè)歷史銷售資料、消費(fèi)者的需求變化、社會經(jīng)濟(jì)因素以及同行業(yè)間的競爭等綜合考慮做出合理的趨勢預(yù)測。Excel 的數(shù)據(jù)分析工具庫為企業(yè)提供了移動平均法、指數(shù)平滑法和回歸分析法等分析工具，幫助管理人員用于銷售預(yù)測。同時還可運(yùn)用Excel 工具對利潤進(jìn)行目標(biāo)分析、因素分析和杠桿分析，編制利潤計劃表從而完成企業(yè)盈利結(jié)構(gòu)分析、企業(yè)盈利能力分析和企業(yè)自身發(fā)展能力的分析，利于管理人員準(zhǔn)確了解和評價企業(yè)的財務(wù)狀況。

3 加強(qiáng)財務(wù)管理工作建議

Excel 的實(shí)用性和易用性在財務(wù)管理中顯得尤為突出，促使企業(yè)會計電算化的程度越來越高，也更高程度的要求企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)會計管理工作。

第一，加強(qiáng)財務(wù)管理人員的培養(yǎng)。要將Excel 廣泛地應(yīng)用到企業(yè)的財務(wù)管理中，不僅要求財務(wù)人員精通財務(wù)管理的相關(guān)知識，還要求相關(guān)人員熟練掌握Excel 的應(yīng)用技巧，這就需要培養(yǎng)出大量的復(fù)合型財務(wù)入員。企業(yè)在日常經(jīng)營管理中要加強(qiáng)對財務(wù)人員進(jìn)行Excel 的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，加強(qiáng)Excel 在財務(wù)管理中的實(shí)際應(yīng)用，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高財務(wù)管理人員對Excel 的應(yīng)用水平。

第二，強(qiáng)化對計算機(jī)系統(tǒng)硬件和軟件的管理。管理部門現(xiàn)在已經(jīng)越來越依賴使用Excel 處理過得各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息，財務(wù)部門必須對用于會計工作的計算機(jī)硬件和軟件制定有關(guān)的操作管理制度和系統(tǒng)維護(hù)管理制度。

第三，實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)控制。通過對不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對上機(jī)操作和動用系統(tǒng)資源加以控制來防止系統(tǒng)的非法介入、篡改或舞弊行為。

第四，建立財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度。企業(yè)按照內(nèi)部牽制原則對財務(wù)人員的相關(guān)工作進(jìn)行合理分工，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作中的相互監(jiān)督和相互制約，這樣就可以有效地防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象。

第五，加強(qiáng)會計檔案管理。會計電算化后為保證會計工作的連續(xù)性，就要實(shí)行會計檔案管理。加強(qiáng)會計檔案的管理保證了會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的完整和安全，同時也可以使得會計信息得到充分利用。

4 總結(jié)

信息的瞬息萬變是當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時代的重要特征。財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)成為決定現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理成敗的一個重要環(huán)節(jié)，財務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的實(shí)施是財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵。使用Excel 給企業(yè)進(jìn)行財務(wù)管理工作提供了基礎(chǔ)，促進(jìn)了財務(wù)管理的信息化和科學(xué)化。但Excel 在財務(wù)管理中并沒有得到充分的利用，財務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對Excel 的學(xué)習(xí)并掌握使用技巧，充分挖掘Excel 在財務(wù)管理中的潛能，適應(yīng)財務(wù)管理信息化的發(fā)展趨勢，這樣不僅可以大大簡化財務(wù)人員的工作量，節(jié)約企業(yè)成本，而且還可提高會計信息處理的準(zhǔn)確性、時效性，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。

［1］吳保榮.EXCEL 在財務(wù)分析方面的應(yīng)用［J］.中小企業(yè)管理與科技，2013(18) ：98－100.

［2］鐘奎武.Excel 電子表格在財務(wù)管理中的應(yīng)用［J］.中國管理信息化，2010(6) ：14－15.

［3］翟 壤，勾善文.Excel 在現(xiàn)代財務(wù)管理中的應(yīng)用［J］.科學(xué)大眾，2012(1) ：166.

［4］王澤秀.淺析Excel 在財務(wù)管理中的重要性應(yīng)用［J］.中國電子商務(wù)，2012(6) ：203－205.

［5］鄭霆.Excel 軟件在會計電算化中的應(yīng)用［J］.廣西教育，2010(4) ：35－36.

［6］董輝.基于Excel 的財務(wù)管理籌資策略模型設(shè)計［J］.會計之友，2013(3)81－84.

［7］郭洪梅.Excel 在財務(wù)管理中的重要性［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2012(10) ：264－265.

［8］王平葉.Excel 在財務(wù)管理信息化中的應(yīng)用［J］.新課程，2013(2) ：186－187.