摘要：高校檔案信息開發(fā)利用還存在很多困難和不足，高校檔案部門可針對高校檔案信息特征和檔案利用群體的特點，探索適宜高校的檔案信息開發(fā)新思路、新方法，提高高校檔案信息開發(fā)利用服務(wù)水平，開創(chuàng)高校檔案信息開發(fā)利用工作新局面。

關(guān)鍵詞：高校檔案信息開發(fā)檔案利用

高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、管理、科研、基礎(chǔ)建設(shè)和對外交流等活動中形成的，對學(xué)校、學(xué)生和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]作為一個特定的社會組織，高校的運作具有特定的內(nèi)容和規(guī)律性，它的活動主體和活動對象，也具有明確的界定性和指向性。因此，高校在開發(fā)檔案信息資源，滿足檔案用戶利用需求時，也應(yīng)根據(jù)其自身特點，采取適宜的方法來滿足檔案利用群體的需求。

一、高校檔案信息開發(fā)利用存在的困難和不足

（一）管理歸口上的不清晰造成高校檔案工作的尷尬

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，國務(wù)院教育行政部門主管全國高校的檔案工作，省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。同時，國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?？梢?，高校檔案工作處于雙重領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，一重是教育行政部門，他們直接領(lǐng)導(dǎo)和評價檔案工作質(zhì)量，但在檔案專業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)上卻不太在行；另一重是提供檔案專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督的上級檔案行政部門，但它卻不直接領(lǐng)導(dǎo)高校和高校檔案工作，沒有對高校檔案工作完全的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和指揮權(quán)。高校檔案工作處于兩者的“夾縫”中生存和發(fā)展著，這必然使高校檔案工作遭遇兩難的境地。

（二）檔案工作在高校普遍缺乏應(yīng)有的重視和地位

因檔案工作不直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，在大部分高校，檔案工作或檔案部門基本處于邊緣地帶，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。據(jù)了解，珠三角大部分高校，尤其是高職院校檔案工作地位普遍低下，主要表現(xiàn)在檔案機構(gòu)行政級別低下、專職檔案工作力量薄弱、檔案辦公和庫房設(shè)備條件簡陋等。例如，在廣東的絕大部分高職院校，檔案部門的地位都遠遠低于同屬高校信息服務(wù)性質(zhì)的圖書館。以副廳級普通高職院校為例，圖書館一般列為副處級，而檔案部門只有科級或副科級，甚至部分高校根本不設(shè)獨立的檔案機構(gòu)，而只是將檔案工作列為學(xué)校辦公室的一項內(nèi)容。因此，高校檔案工作開展起來困難重重，尤其是在收集檔案信息資源方面，經(jīng)常處于無人理睬的困難境地，致使高校檔案信息資源內(nèi)容單一、不能將應(yīng)歸檔的信息“顆粒歸倉”。

（三）觀念和政策導(dǎo)向上重收藏輕開發(fā)利用

對于高校領(lǐng)導(dǎo)來說，雖然他們天天都在利用檔案或檔案衍生材料，但他們很難認識到檔案和檔案工作的重要性，對檔案和檔案工作也沒有深入的了解，因為他們需要利用的檔案材料，都是由秘書來檔案室借閱完成。在大部分高校領(lǐng)導(dǎo)心里，檔案部門的工作也就是保管好學(xué)校的文件材料，不讓文件材料丟失而已。在這樣的意識支配下，檔案工作重收藏輕開發(fā)利用的觀念就逐步形成了。另外，國家在制定相關(guān)政策方面，對館藏數(shù)量的相關(guān)規(guī)定，也助長了重藏輕用意識。例如：在教育部國家檔案局令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定，“已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。”[2]

（四）檔案信息開發(fā)利用服務(wù)手段落后

檔案信息的內(nèi)向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發(fā)利用不能像圖書期刊那樣，毫無限制的將全文信息資源采用傳統(tǒng)閱讀和現(xiàn)代遠程信息技術(shù)手段有償或無償?shù)靥峁┙o他人利用。目前，絕大部分檔案館都是以傳統(tǒng)檔案信息開發(fā)利用為主，例如提供查詢目錄、檔案館指南、專題索引等，即使有一部分檔案館開設(shè)了遠程服務(wù)功能，那也只提供檔案館館藏信息開放目錄的網(wǎng)上檢索服務(wù)，沒有實現(xiàn)檔案信息的全文數(shù)據(jù)下載閱覽服務(wù)。高校檔案工作也面臨同樣的問題。據(jù)筆者調(diào)查，絕大部分高校檔案網(wǎng)站，僅停留在檔案行政規(guī)章和檔案管理方式方法等信息的開放服務(wù)上，僅有的檔案信息服務(wù)功能也是停留在開放檔案的目錄檢索上，無法像圖書期刊那樣實現(xiàn)全文下載和閱讀。

二、高校檔案信息特征

高校檔案信息資源，在其內(nèi)容、管理方法、利用服務(wù)對象、利用效果反饋等方面具有自己獨有的特征。因此，高校檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息資源時，應(yīng)抓住這些特征，做到有的、有效、有度、有力，高質(zhì)量地服務(wù)高校師生的需求，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息的獨有價值。

（一）高校檔案內(nèi)容特征

高校檔案信息內(nèi)容具有明確的指向性，都是圍繞高校業(yè)務(wù)活動內(nèi)容而展開，主要包括高校在教學(xué)、科研、招生就業(yè)、基礎(chǔ)建設(shè)、對外交流和行政黨群管理活動中形成的文件材料，這明顯區(qū)別于社會其他組織機構(gòu)。因此，由它產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也明顯區(qū)別于其他社會組織所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容。高校檔案工作者只有抓住了高校檔案的內(nèi)容特征，明確了高校檔案館庫藏信息的特有內(nèi)容，才能做到有計劃、有組織地開發(fā)檔案信息。

（二）高校檔案信息管理方法特征

高校檔案，無論是在檔案信息的收集和分類，還是檔案信息的保管上，都與行政機關(guān)檔案管理方法具有明顯區(qū)別。高校檔案應(yīng)遵循《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等標準和規(guī)范，高校檔案在收集方法上，應(yīng)建立遍及各教學(xué)系部和管理機構(gòu)的兼職檔案信息員網(wǎng)絡(luò)，由各兼職檔案信息員協(xié)助高校檔案館完成檔案信息的收集工作；在分類方法上，《高等學(xué)校檔案實體分類法》根據(jù)高校工作內(nèi)容和分工，將檔案信息分成若干類別，便于高校檔案信息的管理和利用；在保管方法上，許多高校的專門檔案往往因具有明顯的專業(yè)性和獨享性，在整理、管理和利用上，具有獨立的對象和目標，因此，大多高校實行管理主體與利用主體的分離，由檔案館統(tǒng)籌和監(jiān)督指導(dǎo)，由專業(yè)業(yè)務(wù)部門完成整理，由檔案館統(tǒng)一保管，由專業(yè)業(yè)務(wù)部門專門利用。高校檔案工作者只有抓住了這些特征，才能做到快捷、高效地開發(fā)檔案信息。

（三）高校檔案信息服務(wù)對象特征endprint

高校檔案服務(wù)對象是一個特定的人群，根據(jù)他們利用目的不同，可以將他們分為幾類，然后可針對不同類的檔案信息利用群來開發(fā)檔案信息。根據(jù)高校檔案信息利用目的，高校檔案信息利用對象基本可分為因需解決本校行政事務(wù)管理過程中有關(guān)問題而來查閱檔案的管理人員，因完成專業(yè)或?qū)嵱?xùn)基地申報而來查閱檔案的教學(xué)人員，因解決個人待遇、身份和前途問題而來查閱檔案的在校教師或?qū)W生個人，因解決工作中遇到學(xué)歷、資歷、課程成績和出國等證明材料而來查閱檔案的往屆畢業(yè)學(xué)生?？梢?，高校檔案信息服務(wù)對象具有明確的界定性，他們對檔案信息的利用需求也具有可預(yù)見性，高校檔案工作者抓住了這些特征，開發(fā)檔案信息便可做到有的放矢。

（四）高校檔案利用反饋特征

檔案利用反饋，就是檔案信息利用者將利用后的效果、意見和建議反映給檔案工作者，由檔案工作者根據(jù)這些反饋信息來改進檔案工作的一個過程。由于高校檔案利用群體的特定性和可預(yù)見性，在收集檔案利用反饋信息時，高校檔案部門具有獨有的優(yōu)勢，除了被動地接收檔案利用者的反饋信息外，還可根據(jù)事先預(yù)見和確定的幾類檔案利用群體有針對性的開展反饋信息收集工作，以便收集到精細、準確的反饋信息。

三、高校檔案信息開發(fā)利用的新思路

（一）理順高校檔案工作管理歸口

高校檔案工作應(yīng)有一個明確而權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，讓檔案工作直接成為評價高校工作和高校領(lǐng)導(dǎo)工作的硬性指標。高校檔案館保存的是高校在招生、教學(xué)、科研、建設(shè)和管理活動中形成的有保存價值的文件和資料，這些資料，恰好說明了我國高等教育事業(yè)發(fā)展的歷程，也是證明各高校在教育事業(yè)發(fā)展中存在的各種事實和問題的最好材料，它們是教育活動的重要組成部分。所以，高校檔案工作，無論是機構(gòu)隸屬關(guān)系還是業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，應(yīng)直接由教育行政機構(gòu)實施領(lǐng)導(dǎo)，理順領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，賦予檔案工作在高校應(yīng)有的地位。

（二）優(yōu)化高校檔案館庫藏檔案信息

我們知道，檔案館檔案信息收集工作的好壞，不在于庫藏檔案信息的多少，而在于數(shù)量和質(zhì)量的辯證統(tǒng)一。庫藏檔案信息的查全率和查準率，是衡量庫藏檔案信息數(shù)量和質(zhì)量辯證統(tǒng)一的兩個重要指標。只有徹底改變重藏輕用的工作思路，不斷優(yōu)化高校檔案館庫藏檔案信息，提高庫藏有用檔案信息的“純度”，才能充分開發(fā)利用有用的檔案信息資源，使檔案信息開發(fā)利用工作收到事半功倍的效果。嚴把檔案歸檔入口關(guān)，將無保存價值的文件擋在歸檔入口之外；以檔案的最低保管期限為周期，定期開展檔案的鑒定工作，將無效無用的檔案信息剔除，減少無效無用檔案信息對檔案檢索的干擾；利用整理技巧維系檔案信息的系統(tǒng)性、整體性，使相關(guān)的檔案信息在“邏輯地址”上成為一個整體；剔除整合類高校庫藏檔案重復(fù)件，以免其降低有效信息的查準率，造成庫存浪費；對于利用率高的優(yōu)質(zhì)檔案信息，應(yīng)進行有效重組或編研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通過這些措施和手段，可優(yōu)化高校檔案館庫藏信息資源，使高校檔案信息開發(fā)利用工作更高效。

3.加強高校檔案價值的宣傳力度

只有那些利用過檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會到檔案的重要性。沒有利用過檔案的人群，自然就感受不到檔案的價值所在。所以，我們要加大宣傳力度，宣傳檔案的價值。我們可以精選高校檔案館在開展檔案利用中遇到的典型案例來進行宣傳，讓高校師生在一個個典型真實的案例中，認識到檔案的價值和作用。當(dāng)人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經(jīng)形成時，檔案信息開發(fā)利用也必將被提到新的高度。

（四）創(chuàng)新檔案信息開發(fā)利用的思路

除了傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)利用方法外，高校檔案館還可根據(jù)其特殊的利用群體，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，嘗試使用以下檔案信息開發(fā)利用方法：

1.開展檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)。檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)，就是以網(wǎng)上互動的形式，根據(jù)檔案利用者的利用需求，檔案工作者為其提供檔案信息與檔案學(xué)科知識的一種方法。常用的在線咨詢服務(wù)方法有：

電子郵件。檔案館可通過向全院師生公布電子郵件的形式，開展檔案咨詢服務(wù)。日前，電子郵件已經(jīng)滲透到每個人的生活、工作中，查收和閱讀電子郵件，已經(jīng)成為大家的習(xí)慣。檔案利用者可以通過電子郵件向檔案館發(fā)起咨詢，以獲得檔案館專業(yè)人士的幫助。

即時通軟件。即時通軟件，是指通過電腦或手機端安裝即時通軟件或者登錄即時通在線網(wǎng)站來實現(xiàn)在線聊天、交流的軟件，目前中國最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能開展在線服務(wù)外，QQ等即時通軟件還能開展離線傳輸、綁定手機、手機QQ、QQ郵箱等多項拓展服務(wù)，讓即時通軟件開展信息咨詢服務(wù)工作無所不能、得心應(yīng)手。

BBS論壇。高校檔案館可以抓住高校網(wǎng)站這一重要平臺，利用高校網(wǎng)站用戶集中、專一的特點，在網(wǎng)站首頁顯著位置設(shè)置檔案館主頁鏈接，并在檔案館主頁顯著位置設(shè)置BBS論壇鏈接。高校師生可以通過在論壇發(fā)帖的形式，向檔案館咨詢有關(guān)檔案問題，檔案館專業(yè)工作者以回帖或電話回復(fù)的形式回答發(fā)帖者的問題。

微博互動。目前，微博已經(jīng)深入到每個人的生活和工作，“織圍脖”已經(jīng)成為時尚的代名詞，它更新快，傳播面廣，立體式的互動交流等特點必將使檔案館在微博上發(fā)布的檔案信息瞬間傳遍世界，即使沒有在線看到，還可以通過其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同時，高校檔案館還可針對高校檔案利用群體的特殊性和穩(wěn)定性，開展微群服務(wù)，使檔案信息在同類型的檔案利用群體中充分共享。

2.開展檔案信息在線檢索服務(wù)。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網(wǎng)檔案館網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。在檔案信息數(shù)據(jù)庫中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯(lián)機檢索、光盤檢索等。其中，聯(lián)機檢索是利用專門的檔案網(wǎng)站作為平臺，它擁有數(shù)量豐富的后臺檔案信息數(shù)據(jù)庫支持，并可開展在線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。國外，檔案信息聯(lián)機檢索技術(shù)發(fā)展較快，美國的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯(lián)機檢索網(wǎng)站。[5]相比，在我國，這種技術(shù)應(yīng)用還不多，與國外有較大差距。高校檔案館必須走合作共建之路，共同建立一批功能強大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯(lián)機檢索數(shù)據(jù)庫，共享共用高校檔案信息，這必將是今后高校檔案信息開發(fā)利用的新方向。

3.開展檔案信息網(wǎng)上展覽服務(wù)。檔案信息網(wǎng)上展覽，就是檔案館將本館可公開共享的檔案信息在網(wǎng)上陳列出來，以便利用者閱覽。高校檔案館可根據(jù)學(xué)校工作重點和熱點開展檔案信息網(wǎng)上展覽，還可在校園文化建設(shè)、新生入學(xué)教育、愛國愛校專題教育等活動中，以圖文并茂的形式開展檔案網(wǎng)上展覽，可以起到積淀校園文化、凝聚師生人心的作用。由于檔案網(wǎng)上展覽不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多樣，目前已經(jīng)在很多社會公共檔案網(wǎng)站開始運用。但高校檔案網(wǎng)站運用不多，這可成為今后高校開發(fā)利用檔案信息的一個目標和方向。

參考文獻：

[1][2]教育部國家檔案局令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》.

[3]唐祖軍.論基層檔案保管單位庫藏檔案信息的優(yōu)化[J].北京檔案，2011（7）.

[4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

[5]金凡.試析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新[J].檔案，2009（1）.

作者單位：江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院endprint