摘要：文章對(duì)醫(yī)院電子檔案管理中存在的困境進(jìn)行了分析，并針對(duì)這些問題提出應(yīng)嚴(yán)格把控計(jì)算機(jī)安全問題，制定一套嚴(yán)密、合理和科學(xué)的電子檔案的操作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到真正的提升，使他們更好地服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案信息；檔案管理；醫(yī)院檔案

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2014）28-0011-02

伴隨著日新月異的科學(xué)技術(shù)，醫(yī)院已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，并實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案管理。而檔案管理的重要形式和主要內(nèi)容就是電子檔案。由紙質(zhì)文件和電子文件形成的信息流，成為改革增效和促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的寶貴資源，加強(qiáng)醫(yī)院的電子檔案管理已是勢在

必行。

1 電子檔案的特殊屬性

1.1 載體與內(nèi)容的可分離性

電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案形成了巨大的挑戰(zhàn)。檔案等同于原件，這是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內(nèi)容的可分離性，是其最重要的特征之一，也是和紙質(zhì)檔案的主要區(qū)別之一。

1.2 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性

因?yàn)槭窃谟?jì)算機(jī)的支持下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計(jì)算機(jī)不可分割的，對(duì)計(jì)算機(jī)有著極強(qiáng)的依賴性。

1.3 共享性和快捷性

檔案的特征和形式在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，會(huì)發(fā)生一系列變化。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案可進(jìn)行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質(zhì)檔案一樣，進(jìn)行整理和分類。因此可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，遵照不同用戶的需要，對(duì)電子檔案進(jìn)行自由的分類和組合?？赏瑫r(shí)在不同的地方，將一份檔案同時(shí)進(jìn)行使用。在將使用紙質(zhì)檔案的局限性突破的同時(shí)，也使檔案的使用價(jià)值得到了

提高。

1.4 不安全性和不穩(wěn)定性

因?yàn)殡娮訖n案具有獨(dú)立的形式和內(nèi)容，因此和紙質(zhì)檔案相比，它所具有的不穩(wěn)定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實(shí)性的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)更不容易確認(rèn)和判斷電子檔案的原始性。

2 醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題

2.1 無法保障檔案的信息安全問題

在流動(dòng)傳播的過程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無法保障，嚴(yán)重的還會(huì)損害到人民的利益甚至危害到國家的安全。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取，其結(jié)果是給醫(yī)院帶來難以估量的巨大的損失。所以，醫(yī)院電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。

2.2 無法追溯檔案的原始性問題

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個(gè)非常重要的問題，就是原始性問題。

2.3 很難辨別檔案的真實(shí)性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問和困難。

2.4 無法確認(rèn)檔案的完整性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)醫(yī)院檔案的形成進(jìn)行有效管理。

3 提高醫(yī)院電子檔案管理的策略

3.1 采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全問題是電子檔案管理的最大問題。所以，提高信息的安全性是完善醫(yī)院電子檔案管理的關(guān)鍵所在，可以從以下幾個(gè)方面來采取防范措施：首先，應(yīng)采取完善的措施，做好醫(yī)院內(nèi)部檔案存儲(chǔ)的保密工作，對(duì)外來病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應(yīng)維護(hù)好醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對(duì)相應(yīng)的專業(yè)人士的聘請(qǐng)，或者是成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行定期的檢查，加強(qiáng)維護(hù)信息安全。另一方面，如果有異?；騿栴}出現(xiàn)，需采取相應(yīng)的防范措施，降低危險(xiǎn)系數(shù)，抵御外來侵害。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好信息安全的第一關(guān)。特別是檔案人員技術(shù)水平的提高，對(duì)于整個(gè)檔案管理安全系數(shù)的提升，發(fā)揮著極其重要的作用。

3.2 制定嚴(yán)密、科學(xué)的電子檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

不規(guī)范的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致電子檔案管理中大量問題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實(shí)可靠的嚴(yán)密而科學(xué)的檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和類型，對(duì)電子檔案管理制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)對(duì)管理人員實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督，要求其在操作過程必須依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行。一方面，可以對(duì)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范；另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實(shí)的提升。為使工作標(biāo)準(zhǔn)真正落實(shí)到位，還需制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)賞和肯定那些高效實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程的人員，懲罰那些與規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不符合的操作，進(jìn)而使檔案管理的效率得到提升。

3.3 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案的管理效率和醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現(xiàn)大量的問題。產(chǎn)生這些問題的原因，主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到切實(shí)的提升。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專業(yè)技能，并使他們的工作態(tài)度得到端正。管理人員在培訓(xùn)的過程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實(shí)際問題，共同尋找解決問題的方法和對(duì)策。同時(shí)，為了進(jìn)一步激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性，還應(yīng)盡可能地為他們提供各種晉升的機(jī)會(huì)，使他們能夠全身心的為醫(yī)院服務(wù)，進(jìn)而提升醫(yī)院的檔案管理工作水平。

4 結(jié)語

伴隨著各行各業(yè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理工作開始由原始的管理途徑開始逐漸向電子檔案管理過程演變。但在實(shí)際操作的過程中，電子檔案管理工作仍舊面臨著諸多的困境，要想真正地改善和解決這些問題，首先，應(yīng)嚴(yán)格把控計(jì)算機(jī)安全問題；其次，制定一套嚴(yán)密、合理和科學(xué)的電子檔案的操作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)；最后，使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到真正的提升，使他們更好地服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理工作。

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作者簡介：覃素平（1963-），女（壯族），廣西都安人，供職于南寧市第七人民醫(yī)院。