申詠秋

（廣州醫(yī)學(xué)院荔灣醫(yī)院，廣東 廣州510170）

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。 一般是指辦公室保管的文件資料，比如會(huì)議記錄，發(fā)文原件，批件和存檔件。 文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化而成，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。 辦公室作為一個(gè)單位的重要組成部分,起著處理日常業(yè)務(wù)和傳達(dá)消息、協(xié)調(diào)溝通的作用，因而辦公室檔案文書管理工作是企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，與這個(gè)單位管理水平的高低有著緊密聯(lián)系。 因此只有不斷提高辦公室人員文書檔案管理水平，才能不斷提升辦公室文書檔案管理工作成效，為一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、 縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。 這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文檔工作一體化

文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。 文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作,文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。

1.3 文書檔案管理的綜合性

由于文書檔案管理工作是通過單位辦公部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，其具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時(shí)統(tǒng)管了諸如人事、科技、會(huì)計(jì)等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣要求提供大量的參考資料，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。新時(shí)期新形勢(shì)下，企事業(yè)單位飛速發(fā)展，但辦公室人員兼職文檔室人員的現(xiàn)象還十分普遍,因此，辦公室人員在加強(qiáng)文秘工作修養(yǎng)的同時(shí)，又必須具有文書檔案工作人員的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、 技能等方面的修養(yǎng)，才能成為一名合格的文書檔案管理工作者。

2 當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔； 或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于醫(yī)院管理。另外，目前很多醫(yī)院不重視醫(yī)院文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用， 將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范[1]。

2.2 醫(yī)院文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，由于很多企事業(yè)單位不重視文書檔案管理工作，導(dǎo)致該單位的檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、 理論水平和文化程度等方面參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)發(fā)展的需求。 很多單位文書檔案管理人員基本素質(zhì)有待提高，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、新知識(shí)儲(chǔ)備不足、工作效率低下，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 辦公室人員做好文書檔案管理的對(duì)策

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。 由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

3.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。 要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

3.2 重視組織協(xié)調(diào)等多種能力的培養(yǎng)

文書檔案整理工作看似簡(jiǎn)單、重復(fù)，枯燥、無趣，但其內(nèi)容卻從一個(gè)側(cè)面反映單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過程， 乃至單位的成長(zhǎng)與發(fā)展過程。在收文和送文簡(jiǎn)單的工作中同樣考驗(yàn)與培養(yǎng)著辦公室人員的協(xié)調(diào)能力；在對(duì)文書檔案材料認(rèn)真、細(xì)致的整理與觀察中，辦公室人員逐漸形成對(duì)單位工作流程與辦事規(guī)范的更多認(rèn)識(shí)，并通過文書檔案對(duì)部門或單位的主要業(yè)務(wù)有了更為細(xì)致的了解。因此，做好文書管理工作，必須重視對(duì)辦公室人員綜合能力素質(zhì)的培養(yǎng)。

3.3 強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)

“文檔一體化” 的實(shí)質(zhì)是把文書工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。其目的旨在加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化[2]。文書工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，最重要的是辦公室人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，注重做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。 這就要求辦公室人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門，嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、譽(yù)印、批閱文件材料等等。 另外，還得要求文件處理要及時(shí)、準(zhǔn)確;收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。 特別是帳外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)帶回的會(huì)議材料等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。

3.4 加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作

文書檔案中的許多利用價(jià)值較高的檔案往往來源于檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，為提高檔案的質(zhì)量，辦公室人員必須做到“三勤”[3]（即嘴勤、腳勤、腦勤。 嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門又開展了什么新的工作;腳勤，即要經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走動(dòng)走動(dòng)，以獲取有關(guān)信息;腦勤，則要常常根據(jù)本單位的工作實(shí)際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作。)加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。 要著重收集能夠揭示一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展，為開展實(shí)際工作和科學(xué)研究服務(wù)，具有證據(jù)和情報(bào)價(jià)值的信息資料，切實(shí)發(fā)揮辦公室文書檔案在雙文明建設(shè)中的參謀依據(jù)作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作， 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強(qiáng)文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

［1］匡紅.醫(yī)院文書檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(6).

［2］王威.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作[J].華章,2010(18).

［3］李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].廣東科技，2009（204）.