邱晗凌，黃蘭芳

摘要：重視和加強(qiáng)管理是高等院校發(fā)展的必然要求，院系行政秘書管理素質(zhì)的高低直接影響到院系乃至高校的健康發(fā)展。本文對(duì)高校院系行政秘書的工作特點(diǎn)進(jìn)行了介紹，分析了院系行政秘書的素質(zhì)要求及提高院系行政秘書管理素質(zhì)的基本途徑，為提高高校院系行政秘書管理素質(zhì)提供參考。

關(guān)鍵詞：院系；行政秘書；管理素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）36-0009-02

院系是高校中按學(xué)科性質(zhì)設(shè)立的基層單位，院系行政秘書則是院系中專門處理綜合事務(wù)的行政管理崗位。院系行政秘書獨(dú)特的工作特點(diǎn)，要求其必須具有較高的管理素質(zhì)才能適應(yīng)高等院校發(fā)展的要求。

一、院系行政秘書的工作特點(diǎn)

院系行政秘書工作的首要特點(diǎn)是具有煩瑣性。一般來說，根據(jù)院系規(guī)模和工作需要，院系秘書分為行政秘書、教學(xué)秘書、科研秘書、黨務(wù)秘書等。院系行政秘書的日常工作十分煩瑣，工作范圍涉及院系工作的各個(gè)方面：文件的收發(fā)、傳閱；行政檔案管理；印章管理；財(cái)務(wù)管理；文書處理；會(huì)務(wù)工作；信息、宣傳工作；保密工作；接待、聯(lián)絡(luò)工作等。院系行政秘書工作的第二個(gè)特性是上傳下達(dá)，左右協(xié)調(diào)。行政秘書作為院系行政工作的主要管理者，要做到承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右。既要處理、協(xié)調(diào)好本院系內(nèi)部事務(wù)，又要協(xié)調(diào)與上下級(jí)職能部門、兄弟院系及合作單位等的關(guān)系，為高校和院系的教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作創(chuàng)造寬松、和諧的環(huán)境。院系行政秘書工作區(qū)別于其他企事業(yè)單位行政秘書最重要的特性是服務(wù)性。美國(guó)企業(yè)家西洛斯·梅考克提出的梅考克法則將管理視為“一種嚴(yán)肅的愛”。與企業(yè)管理不同，對(duì)于高校來講，管理更準(zhǔn)確地說是“服務(wù)”。院系行政秘書的工作直接面向廣大師生，必須堅(jiān)持以人為本，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。工作中要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，為師生服務(wù)要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，更要真誠(chéng)、熱情。

二、院系級(jí)行政秘書應(yīng)具備的管理素質(zhì)

院系行政秘書工作的特殊性要求其必須具備較高的管理素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)。同時(shí)還要具備一定的法律素養(yǎng)，樹立良好的個(gè)人形象。政治素質(zhì)是高校院系行政秘書最重要的素質(zhì)。行政秘書要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，了解國(guó)家重大政治活動(dòng)，在任何時(shí)刻都要維護(hù)好國(guó)家、學(xué)校、院系的利益，拒腐防變，保持優(yōu)良的作風(fēng)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是行政秘書必須具備的基本素質(zhì)，包括協(xié)調(diào)能力、表達(dá)能力、信息處理能力等。院系級(jí)行政秘書要有較高的協(xié)調(diào)能力，要善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，及時(shí)溝通信息，消除矛盾、融洽關(guān)系，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上注重工作方式的靈活性，調(diào)動(dòng)一切積極因素，為單位營(yíng)造良好的工作氛圍。文書、宣傳工作是院系行政秘書工作中的重要內(nèi)容，這就要求行政秘書必須具備較高的表達(dá)能力。

在信息處理工作中，行政秘書要有超前意識(shí)，要善于運(yùn)用科學(xué)的分析手段和思維方法，對(duì)事物的發(fā)展做出科學(xué)的預(yù)測(cè)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供正確的預(yù)測(cè)性信息[1]。處理信息，要跟得上潮流的發(fā)展，如掌握微博、微信等現(xiàn)代信息技術(shù)，為師生提供貼心服務(wù)。高校院系是培育人才的基本單位，院系行政秘書的工作與高等教育緊密相關(guān)。因此，高校院系行政秘書必須具有教育學(xué)、心理學(xué)知識(shí)，從而有效保證工作質(zhì)量，提高效率。行政秘書必須具備基本的法律知識(shí)和素養(yǎng)。如在蓋章用印等方面要做到有章可循、有法必依，盡量避免糾紛的產(chǎn)生。院系行政秘書崗位是外界了解院系的重要窗口，行政秘書的言談舉止、個(gè)人素養(yǎng)直接關(guān)系著院系的對(duì)外形象。因此，院系行政秘書必須樹立良好的個(gè)人形象，在對(duì)外交往中維護(hù)好院系和學(xué)校利益，做好本單位的形象大使。

三、提高院系級(jí)行政秘書管理素質(zhì)的基本途徑

特殊的角色定位要求院系級(jí)行政秘書必須具有較高的管理素質(zhì)。然而，目前高校院系行政秘書隊(duì)伍普遍呈現(xiàn)管理素質(zhì)整體不高，發(fā)展不平衡的狀態(tài)。院系行政秘書的管理素質(zhì)距離社會(huì)發(fā)展對(duì)高等教育管理改革的要求和學(xué)校對(duì)院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。為了提升院系行政秘書隊(duì)伍的管理素質(zhì)，要在把好入行關(guān)的基礎(chǔ)上，注重對(duì)行政秘書加強(qiáng)培訓(xùn)等多種途徑的運(yùn)用。

1.提高入行標(biāo)準(zhǔn)。目前，許多高等院校已提高了對(duì)行政管理崗位的入行標(biāo)準(zhǔn)。浙江大學(xué)等高校已對(duì)黨政管理崗位的入行標(biāo)準(zhǔn)提高到碩士學(xué)歷，甚至博士學(xué)歷并面向社會(huì)公開進(jìn)行招聘考試，通過筆試、面試等形式對(duì)求職人員進(jìn)行全面考察。

2.重視對(duì)院系行政秘書的培訓(xùn)。在高學(xué)歷的基礎(chǔ)上選拔行政秘書是提高從業(yè)人員素質(zhì)的重要保障，但只有高學(xué)歷是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，入職后學(xué)校對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)更為重要。目前，行政秘書普遍面臨“重使用、輕培訓(xùn)”的狀況。行政秘書除了認(rèn)真做事之外，還需掌握一定的管理、信息、教育學(xué)等知識(shí)。高?？梢岳米陨碛欣麠l件請(qǐng)管理學(xué)科、教育學(xué)科、法學(xué)學(xué)科的老師為行政秘書做專題培訓(xùn)。此外，在高校國(guó)際化推進(jìn)日益迅速的今天，院系行政秘書熟練掌握國(guó)際化運(yùn)作的能力十分重要。高等院?？梢酝ㄟ^組織院系行政秘書出國(guó)學(xué)習(xí)、交流，使其管理理念和知識(shí)水平與國(guó)際前沿接軌。

3.構(gòu)筑專業(yè)平臺(tái)，促進(jìn)院系行政秘書的專業(yè)發(fā)展。歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家十分注重高效行政人員的專業(yè)化發(fā)展。美國(guó)通過設(shè)立美國(guó)學(xué)校管理人員協(xié)會(huì)等組織為高校行政管理人員提升管理素質(zhì)提供平臺(tái)，為高校院系行政秘書提供專業(yè)服務(wù)，有效地維護(hù)了高校行政秘書的權(quán)益，促進(jìn)了行政秘書管理水平的專業(yè)化提升。我國(guó)應(yīng)該借鑒其成功經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)筑具有中國(guó)特色的專業(yè)平臺(tái)，促進(jìn)高校院系行政秘書的專業(yè)發(fā)展，以提高其管理素質(zhì)和專業(yè)化水平。

4.健全競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)機(jī)制。競(jìng)爭(zhēng)是提高工作效率的有效途徑。健全競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，可以有效破除目前高校行政管理中普遍存在的“大鍋飯”狀態(tài)。競(jìng)爭(zhēng)必須以激勵(lì)為保障，只有公平、公正、合理的考核體系才能激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)起到相應(yīng)的激勵(lì)作用。美國(guó)管理學(xué)家貝雷爾森和斯坦尼爾認(rèn)為“一切內(nèi)心要爭(zhēng)取的條件、希望、愿望、動(dòng)力等都構(gòu)成了對(duì)人的激勵(lì)?！侨祟惢顒?dòng)的一種內(nèi)心狀態(tài)”[2]。通過競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，員工在薪水和職位晉升等機(jī)會(huì)中獲得公平、公正對(duì)待，其工作能力和努力程度將得到最大程度的激發(fā)。

5.重視對(duì)非事業(yè)編制行政秘書的管理。由于學(xué)校人員編制的限制，有些高校院系可能存在編內(nèi)人員不能滿足院系行政事務(wù)煩瑣復(fù)雜的需要，也會(huì)聘用一些非事業(yè)編制的合同制用工人員作為適當(dāng)補(bǔ)充?！昂贤迫藛T已經(jīng)成為高校員工的重要組成部分”[3]。院系應(yīng)重視對(duì)這類非事業(yè)編制性質(zhì)行政秘書的管理，為其提供穩(wěn)定的工作環(huán)境和適當(dāng)?shù)陌l(fā)展空間。同時(shí)，對(duì)能力高的秘書給予相應(yīng)的物質(zhì)和精神鼓勵(lì)，留住好的人才[3]。

6.行政秘書要勤于學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提升自身素養(yǎng)。人的各種能力是在后天的學(xué)習(xí)、生活和社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來的。提高秘書素質(zhì)最有效的辦法是自學(xué)，這是秘書成才的根本途徑[4]。院系級(jí)行政秘書要有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，注重自身學(xué)習(xí)能力的提高。工作生活中，要積極向周圍素質(zhì)高、能力高、經(jīng)驗(yàn)多的領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、勤于思考、勇于創(chuàng)新，跟得上時(shí)代發(fā)展的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

鄧小平同志說過，我們需要大量的、合格的學(xué)校管理人員。加強(qiáng)高校管理工作，關(guān)鍵在于管理隊(duì)伍。院系行政秘書作為高校最基層的行政管理人員，其工作看似平凡，但每一項(xiàng)工作都與院系乃至學(xué)校的發(fā)展息息相關(guān)。因此，院系行政秘書人員管理素質(zhì)的整體水平對(duì)于院系的健康、可持續(xù)發(fā)展和高等院校的建設(shè)與發(fā)展都有著十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王春紅.如何有效地進(jìn)行高校合同制秘書管理[J].人力資源管理，2012，（3）.

[4]屈躍能.高校教學(xué)院系行政秘書工作的探討[J].高等函授學(xué)報(bào)，2010，（4）.

作者簡(jiǎn)介：邱晗凌（1980-），女，河北新河人，研究生，浙江大學(xué)能源工程學(xué)系行政秘書，研究方向：教育管理；黃蘭芳（1985-），女，浙江嘉善人，研究生，浙江大學(xué)能源工程學(xué)系教學(xué)秘書，研究方向：教育管理。