楊鮮葉

項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)用知識(shí)、技能、工具和技術(shù)完成滿足項(xiàng)目利益相關(guān)人需求結(jié)果的管理活動(dòng)的程。項(xiàng)目管理的系統(tǒng)方法理論產(chǎn)生于1950s，主要用來(lái)提供一種全局和系統(tǒng)的方法解決項(xiàng)目管理的復(fù)雜問(wèn)題，包括應(yīng)用全局的、系統(tǒng)的觀點(diǎn)來(lái)看待一個(gè)具體的項(xiàng)目，應(yīng)用系統(tǒng)的方法來(lái)完成項(xiàng)目的組織和計(jì)劃過(guò)程，應(yīng)用系統(tǒng)的方法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全生命周期管理。雖然系統(tǒng)的方法作為一種方法論適用于不同的管理領(lǐng)域，但是由于項(xiàng)目本身的固有特點(diǎn)，使得系統(tǒng)方法在項(xiàng)目管理中顯得尤為重要，可以說(shuō)系統(tǒng)方法是項(xiàng)目管理的靈魂和根本，系統(tǒng)方法應(yīng)該在項(xiàng)目的全生命周期管理中得到從一而終的貫徹，只有作為系統(tǒng)成功，才是項(xiàng)目管理的成功。

項(xiàng)目的內(nèi)涵和特點(diǎn)：具有明確的開(kāi)始和結(jié)束點(diǎn)，由某個(gè)人或某個(gè)組織從事的具有一次性特征的一些列協(xié)調(diào)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)所要求的進(jìn)度，費(fèi)用以及各個(gè)功能因素的特定目標(biāo)。其特點(diǎn)為：

◆特定的目的。每一個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)特定的目標(biāo)。

◆一次性。每一個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)一無(wú)二、不可復(fù)制的。

◆逐步描述性。每一個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)逐步描述，逐步清晰的過(guò)程，在項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)后，由于條件所限，對(duì)項(xiàng)目的描述是粗線條的，隨著時(shí)間的推移，對(duì)項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)的額描述會(huì)會(huì)越來(lái)越清晰。

◆需要資源來(lái)完成。每一個(gè)項(xiàng)目的完成都需要配備相應(yīng)的資源，這些資源通常體現(xiàn)為不同類型、來(lái)自于不同的領(lǐng)域，包括人力資源、財(cái)力資源、技術(shù)資源，內(nèi)部資源和外部資源。大多數(shù)項(xiàng)目的完成需要跨部門、跨職能的配合才能完成。

◆有特定客戶或發(fā)起人。任何一個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)特定的客戶或發(fā)起人。大多數(shù)項(xiàng)目存在多方面的利益相關(guān)者。

◆具有不確定性。因?yàn)槊恳粋€(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)一無(wú)二的，所以從一開(kāi)始就清楚地描述項(xiàng)目是比較困難的，從而對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的影響因素的判斷也是不準(zhǔn)確的，例如多長(zhǎng)時(shí)間完成某項(xiàng)工作，需要投入多少資金在某個(gè)具體的事項(xiàng)上，許多外部因素的變化也增加了項(xiàng)目的不確定性，如某個(gè)和項(xiàng)目相關(guān)的供應(yīng)商的突然退出，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)某個(gè)成員突然生病等等。

根據(jù)以上所述項(xiàng)目自身固有的特點(diǎn)，每一個(gè)特點(diǎn)都使得項(xiàng)目管理和其他常規(guī)的公司運(yùn)營(yíng)管理產(chǎn)生了很大的區(qū)別，這些區(qū)別對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。在實(shí)踐中，很多項(xiàng)目半途而廢，也有很多項(xiàng)目雖然完成但存在時(shí)間嚴(yán)重拖期、成本嚴(yán)重超支的情況，或者雖然項(xiàng)目按照預(yù)定的時(shí)間和預(yù)定的成本完成，但實(shí)際的項(xiàng)目成果可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到最初預(yù)定的目標(biāo)。好在，有一個(gè)有效的方法，系統(tǒng)方法可以幫助我們來(lái)應(yīng)對(duì)各種不同的復(fù)雜情況，可以協(xié)調(diào)好項(xiàng)目過(guò)程中的各種限制條件，來(lái)保證項(xiàng)目的全面成功。正如我們?cè)谝婚_(kāi)始提到的，系統(tǒng)方法在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期中都是非常有用的，因?yàn)椴粌H每一個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)系統(tǒng)，項(xiàng)目的每一部分又都是一個(gè)子系統(tǒng)，項(xiàng)目管理涉及到的幾個(gè)抓藥方面也必須系統(tǒng)地去理解、安排、管理和控制。項(xiàng)目管理涉及的領(lǐng)域非常多，項(xiàng)目管理的方法在不同領(lǐng)域也有不同的側(cè)重，項(xiàng)目的工作包分解更是需要具體問(wèn)題具體對(duì)待，這里只想談?wù)劸哂衅毡檫m用意義的涉及項(xiàng)目管理的幾個(gè)重要方面的系統(tǒng)思維和系統(tǒng)方法。例如，項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域系統(tǒng)，關(guān)鍵利益相關(guān)人管理系統(tǒng)，項(xiàng)目管理過(guò)程系統(tǒng)，商務(wù)、組織、技術(shù)系統(tǒng)，下面我們對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行逐個(gè)探討。

一、項(xiàng)目管理涉及的知識(shí)領(lǐng)域是一個(gè)系統(tǒng)

項(xiàng)目管理的知識(shí)領(lǐng)域描述了作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須具備的知識(shí)和技能。按照美國(guó)的項(xiàng)目管理理論，項(xiàng)目管理涉及九大知識(shí)領(lǐng)域的管理：范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、過(guò)程和集成管理。核心知識(shí)領(lǐng)域包括項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量管理，四個(gè)支持的知識(shí)領(lǐng)域是人力資源，溝通，風(fēng)險(xiǎn)和過(guò)程管理，最后一個(gè)是項(xiàng)目的集成管理。九大知識(shí)領(lǐng)域的知識(shí)和技能缺一不可，而且各領(lǐng)域的管理相互作用、相互影響，任何一方面知識(shí)和技能的的缺失都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

我們把分析縮小一些、從一個(gè)更加具體的方面來(lái)看：任何一個(gè)項(xiàng)目都必然受到項(xiàng)目范圍、時(shí)間和成本的“三維限制”。要成功地完成一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須同時(shí)兼顧項(xiàng)目范圍、完成時(shí)間和資金預(yù)算并且做好這三個(gè)目標(biāo)的平衡。這三個(gè)目標(biāo)經(jīng)常是互相沖突、互相制約的，存在此消彼長(zhǎng)的關(guān)系。項(xiàng)目經(jīng)理首先要清楚地定義項(xiàng)目范圍：所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)什么樣的工作目標(biāo)，最終提供什么樣的產(chǎn)品、服務(wù)、成果，項(xiàng)目的最終用戶或發(fā)起人期望從項(xiàng)目中得到什么結(jié)果。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須合理地安排時(shí)間計(jì)劃：多長(zhǎng)時(shí)間去完成整個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃如何安排，時(shí)間節(jié)點(diǎn)和里程碑在哪里，怎么樣跟蹤項(xiàng)目的工作進(jìn)度，誰(shuí)負(fù)責(zé)、怎樣處理項(xiàng)目過(guò)程中的變化和調(diào)整。最后，項(xiàng)目經(jīng)理必須估算好項(xiàng)目的成本，各子項(xiàng)目的預(yù)算安排，充分考慮不可預(yù)見(jiàn)的變化等等。成功的項(xiàng)目管理需要科學(xué)合理地安排這三方面的目標(biāo)和限制來(lái)實(shí)現(xiàn)客戶或項(xiàng)目發(fā)起人的意圖。管理這三個(gè)維度的限制意味著平衡和取舍，有時(shí)候你不得不增加預(yù)算來(lái)保證項(xiàng)目的范圍和時(shí)間目標(biāo)，有時(shí)候你不得不縮小項(xiàng)目的范圍來(lái)保證時(shí)間和成本的目標(biāo)，三個(gè)維度里的任何一個(gè)維度的變化都必然引起其他兩個(gè)方面的變化，三個(gè)因素存在于同一個(gè)系統(tǒng)中。

二、利益相關(guān)者管理也是一個(gè)系統(tǒng)管理

利益相關(guān)者是參與在項(xiàng)目中、影響項(xiàng)目的行動(dòng)或受到項(xiàng)目行動(dòng)影響的人。包括項(xiàng)目特定客戶或項(xiàng)目發(fā)起人，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提供支持的員工，項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的使用者，供應(yīng)商，甚至是項(xiàng)目的反對(duì)者等。項(xiàng)目利益相關(guān)者可能來(lái)自于公司內(nèi)部，也可能來(lái)自于公司外部。這些利益相關(guān)者往往有不同的需求和期望，項(xiàng)目管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)利益相關(guān)者期望的目標(biāo)，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要花時(shí)間去做好利益相關(guān)者的管理。

在一個(gè)具體的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理首先要全面而系統(tǒng)地定義誰(shuí)是項(xiàng)目的利益相關(guān)者。每一個(gè)利益相關(guān)者在項(xiàng)目中的地位，利益相關(guān)者之間的關(guān)系，利益相關(guān)者與項(xiàng)目本身之間的影響和被影響關(guān)系。在項(xiàng)目的不同階段，每一方利益相關(guān)者的重要程度和影響或被影響的程度，利益相關(guān)者都通過(guò)什么因素影響和被影響所在項(xiàng)目。

利益相關(guān)者的管理貫穿于項(xiàng)目的不同階段。從項(xiàng)目的發(fā)起、討論項(xiàng)目的工作范圍，到問(wèn)題的解決方案確定就需要有利益相關(guān)人的介入，在項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，更要有一個(gè)溝通策略和計(jì)劃，什么人在什么階段需要什么信息，信息溝通的路徑和頻率怎么安排，這有時(shí)候是項(xiàng)目?jī)?nèi)部的匯報(bào)關(guān)系，有時(shí)候超越項(xiàng)目之外，有效的利益關(guān)系人管理和科學(xué)的溝通交流可以最大限度地把利益關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目的正面影響發(fā)揮出來(lái)，最大限度地消除負(fù)面影響，同時(shí)提高效率，降低成本。

三、項(xiàng)目管理過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)

過(guò)程是指向特定結(jié)果的一系列行動(dòng)。項(xiàng)目管理過(guò)程包括項(xiàng)目發(fā)起、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目監(jiān)督，項(xiàng)目控制和項(xiàng)目結(jié)束。

項(xiàng)目管理過(guò)程不是各自孤立、順序轉(zhuǎn)化的過(guò)程，他們作為一個(gè)系統(tǒng)存在。首先，在這些過(guò)程之間存在普遍的順序，在整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，每一個(gè)過(guò)程都是必不可少的步驟而且相互影響。第二，幾乎所有的過(guò)程在整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中都存在時(shí)間上的交疊，例如，項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程和控制過(guò)程貫穿于項(xiàng)目的始終，項(xiàng)目的計(jì)劃過(guò)程與項(xiàng)目的結(jié)束過(guò)程看似位于項(xiàng)目管理過(guò)程的兩端，實(shí)際卻組緊密相連，因?yàn)轫?xiàng)目的計(jì)劃隨著項(xiàng)目的變化和調(diào)整也在隨時(shí)調(diào)整。所以不能孤立地看待整個(gè)項(xiàng)目管理的各個(gè)階段性過(guò)程，他們存在你中有我、我中有你的關(guān)系，一個(gè)階段過(guò)程的失敗，不僅從影響本階段向下一階段的轉(zhuǎn)移時(shí)間，而是互相交織在一起互相促進(jìn)、互相支持的，任何一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程的失敗直接導(dǎo)致其他階段項(xiàng)目過(guò)程工作的浪費(fèi)、導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。

四、商業(yè)、組織和技術(shù)組成一個(gè)系統(tǒng)

在現(xiàn)實(shí)工作中，如信息系統(tǒng)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理往往由IT專家或工程專家來(lái)?yè)?dān)任，許多的專業(yè)技術(shù)專家非常容易陷入具體的技術(shù)問(wèn)題和日常的事務(wù)處理。他們可能不愿意或不善于去處理復(fù)雜的人際關(guān)系或研究組織運(yùn)行規(guī)則。而且，大多專業(yè)技術(shù)專家很容易忽視非常重要的商業(yè)問(wèn)題，例如：這個(gè)項(xiàng)目是否財(cái)務(wù)可行，采用這種新技術(shù)的成本和效益是什么，公司應(yīng)該自己做這個(gè)項(xiàng)目還是直接利用外部資源完成，這個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行對(duì)公司中其他部分的影響是什么等等。這些問(wèn)題的模糊直接決定項(xiàng)目的可行性、項(xiàng)目推進(jìn)的順利程度和項(xiàng)目最終的成功與否。應(yīng)用全面系統(tǒng)的方法幫助項(xiàng)目經(jīng)理將公司的商業(yè)問(wèn)題和組織問(wèn)題融入到項(xiàng)目管理中，并能全面、系統(tǒng)地分析看待這些問(wèn)題，可以極大地提高項(xiàng)目成功的概率。

綜上所述，每一個(gè)項(xiàng)目都是一件獨(dú)一無(wú)二的工作，項(xiàng)目管理涉及到非常寬泛的知識(shí)和技術(shù)領(lǐng)域，同時(shí)，任何一個(gè)項(xiàng)目都存在不確定性和未知因素，項(xiàng)目的完成需要不同類型和來(lái)自不同領(lǐng)域的資源，需要處理復(fù)雜的利益相關(guān)者關(guān)系。每一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)面臨不可預(yù)見(jiàn)的變化和調(diào)整，所有這些因素增加了項(xiàng)目管理的難度，有時(shí)候，直接導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。每一個(gè)項(xiàng)目或每一個(gè)公司存在不同的具體情況，沒(méi)有通用的可復(fù)制的方法可以應(yīng)用于所有項(xiàng)目管理，但是系統(tǒng)的方法是項(xiàng)目管理的根本方法，建立項(xiàng)目管理的系統(tǒng)觀、用系統(tǒng)的方法推進(jìn)項(xiàng)目管理，可以減少失敗，提高效率和效益。