劉寶云

摘 要：材料缺失最容易出現(xiàn)的環(huán)節(jié)就是檔案交接的過(guò)程。檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性等的特點(diǎn)，但當(dāng)前檔案在交接過(guò)程中存在許多問(wèn)題，應(yīng)從人員素質(zhì)、制度建設(shè)、工作程序與信息技術(shù)方面進(jìn)行解決。

關(guān)鍵詞：檔案移交；問(wèn)題；措施

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。

1 檔案接交工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案交接不及時(shí)

一些科室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案交接工作不夠重視，導(dǎo)致檔案應(yīng)交未交，交接不及時(shí)。 有的甚至?xí)⒂袃r(jià)值的材料當(dāng)作多余的廢物處理掉。

1.2 檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

檔案人員交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而一些檔案室專(zhuān)職人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。另外多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資料證書(shū)。因此，有些檔案人員接手時(shí)都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出問(wèn)題，更提不出問(wèn)題，也難以完成各項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì)工作。

1.3 聲像檔案交接不重視。

有些拍攝人員缺乏全局觀念。檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮科室或個(gè)人工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在科室或個(gè)人電腦保存，不移交檔案室統(tǒng)一管理保存，特別是隨著人員變動(dòng)，造成聲像檔案的失控和流失，致使單位檔案不完整，嚴(yán)重影響了血站聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

2 檔案交接工作應(yīng)采取的措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善移交措施

檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。另外檔案工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，應(yīng)當(dāng)保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，以利于檔案工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

2.2 檔案人員離崗離職前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作

檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)，在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：一是了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；三是必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

2.3 加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作

檔案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中一個(gè)十分重要的原因就是近幾年來(lái)，一些單位忽視了對(duì)檔案人員的思想教育工作，使得一些單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過(guò)程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使檔案工作前后銜接起來(lái)。