張娜 鄖海鯤(河北省測繪資料檔案館,河北石家莊 050031)

測繪檔案信息化管理探析

張娜 鄖海鯤(河北省測繪資料檔案館,河北石家莊 050031)

測繪檔案的利用價值高,網絡化形式下,有效擺脫時間、空間與成本的束縛,全面提高測繪檔案利用水平與管理水平尤為重要。本文通過對測繪檔案管理現(xiàn)狀進行分析與討論,針對性的提出加強測繪檔案信息化管理的有效措施,旨在能為相關人員提供一定參考。

測繪檔案 信息化管理

長期以來,測繪部門都是從事基礎性與公益性事業(yè)的國家重點部門,年深日久,形成了大量測繪檔案。從事測繪生辰、基礎建設以及科學研究等活動時形成的歸檔保存的圖紙、成圖、圖表、原始記錄、計算資料、技術文件、航空照片等資料即為測繪檔案。隨著網絡技術發(fā)展,海量的測繪成果大幅增長,因此,加強測繪檔案信息化建設工作尤為重要。

1 測繪檔案管理現(xiàn)狀

1.1 測繪檔案信息化程度低下

由于早期測繪資料均以紙質為主,若長期保持可出現(xiàn)原件丟失、紙張破損、字跡模糊、圖像失真等問題,不利于測繪檔案保存的完整性與準確性,而且會嚴重縮短檔案使用時間,難以為后期應用提供準確信息。

1.2 測繪檔案管理模式落后

目前,測繪檔案的管理模式依然為手工管理,檢索查詢時同樣以手工目錄查閱為主。此種方法只有測繪檔案的管理人員才能準確檢索、正確查詢,嚴重制約了測繪檔案的有效利用,難以使測繪檔案的信息價值得以充分發(fā)揮。

2 加強測繪檔案信息化管理措施

2.1 加大硬件投入力度,促進測繪檔案信息化

測繪檔案管理部門應當堅持統(tǒng)籌規(guī)劃,高度重視規(guī)劃體系、人才隊伍、基礎設施、檔案信息化方面的建設,從而促進測繪檔案信息化的建設與管理。首先,測繪檔案管理部門需要及時更新檔案存儲設備,保證資料存儲與數(shù)據成果的安全性;同時,建立健全標準化的管理體系,為測繪檔案的有效、持續(xù)健康發(fā)展提供保障。最后,科學分類數(shù)據實體,實現(xiàn)測繪檔案的快速檢索與合理存儲[1]。

2.2 加強隊伍建設,完善培訓機制

利用各種平臺,例如測繪學會,與上級部門主動聯(lián)系,定期組織專業(yè)的測繪技術與測繪法規(guī)培訓,鼓勵測繪技術人員參與市級、省級的學術交流研討會,積極發(fā)表論文。通過職稱考試、在職教育或者函授方式為測繪人員提供繼續(xù)教育的機會,引進高素質、高水平的專業(yè)測繪人才,盡可能的提高整個測繪隊伍的素質與科技實力。同時,引導測繪單位采取兼并重組形式擴展企業(yè)規(guī)模,做大做強企業(yè),并且積極引導測繪技術向信息化發(fā)展,強化現(xiàn)金裝備建設與野外測繪技術發(fā)展,著力打造創(chuàng)新能力與綜合實力強的測繪單位。

2.3 通過輔助軟件實現(xiàn)信息化建設

有效合理的測繪軟件有利于加快測繪檔案信息化管理進程。輔助軟件主要涉及檔案錄入、整理、歸檔、借閱、檢索、歸還等各個體系的具體操作,為測繪檔案的管理提供標準化流程操作。立足于全局來講,測繪檔案管理應用輔助軟件可以有效整合分散的管理信息,明確檔案管理崗位職責,規(guī)范管理,提高工作質量與工作效率。而且,輔助軟件的檢索功能非常強大,系統(tǒng)內設置的直接檢索、歸檔檢索、系統(tǒng)條件與定制檢索等多種功能模塊可以建立索引,根據多條件或者關鍵詞檢索檔案數(shù)據。此外,在用戶應用方面考慮,定制檢索應能夠根據用戶的檢索習慣進行自定義檢索,使檢索程序得到有效優(yōu)化,保證工作質量。除了上述檢索方式,用戶甚至可以在僅僅知曉部分檔案內容的條件下正確檢索出符合條件或者要求的相關文檔信息,功能強大、操作簡便。此外,輔助軟件還可以嚴格控制操作權限或者用戶進行系統(tǒng)訪問,此種體系下,用戶無論進行何種操作,包括錄入、查看、借閱、檢索、下載文檔檔案均可以生成詳細的記錄與授權,而且整個體系非常明確,堅決不會出現(xiàn)泄密的情況[2]。

2.4 建設地理信息數(shù)據庫,實現(xiàn)資源共享

測繪單位應當加強地理空間與自然資源數(shù)據庫的調研建設工作,積極制定可行性研究報告,完全地理信息系統(tǒng)的數(shù)據庫建設工作,加強更新各種信息,加大入庫力度。加強共享信息數(shù)據庫建設,包括地名地址、政務地圖、影像資料等數(shù)據,根據具體需要合理拓展,充分滿足各個部門的需要。深入研究測繪檔案信息化管理的相關政策與法制法規(guī),與相關部門進行項目合作,建立健全信息共享機制,實現(xiàn)互利互贏。

2.5 設置訪問受限,保證系統(tǒng)安全

測繪檔案管理設置訪問受控主要針對某些不良信息與不良資源,避免管理系統(tǒng)遭到非法訪問或者非法使用,最大程度的保證管理系統(tǒng)的規(guī)范性與安全性。第一,控制使用權限,換言之,就是針對入網用戶設定權限,適當限制用戶操作行為,確保其只能訪問權限內的網絡內容與資源目錄,采取此種做法的目的在于降低潛在的網絡破壞風險,有效保護核心的網絡內容。第二,控制連接訪問,對登陸系統(tǒng)服務器的用戶進行嚴格把關,識別并且攔截非法用戶,此為網絡共享的首要環(huán)節(jié)。第三,控制防火墻。利用防火墻阻斷部分不良信息,避免黑客入侵,盜取信息資料[3]。

3 結語

綜上所述,加強測繪檔案信息化管理既是保障測繪檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與科學化的必要手段,又是提高應急能力、保障能力與服務水平的重要環(huán)節(jié),同時也是促進測繪檔案管理事業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展的迫切需要。在信息化社會,測繪單位應當有效提高測繪檔案管理的服務質量與服務效率,為社會提供更好的服務。

[1]劉愷.淺談測繪檔案管理的標準化管理[J].中國房地產業(yè),2011(02):67-68.

[2]黃俊山.數(shù)字化測繪資料檔案管理系統(tǒng)的建立[J].科技創(chuàng)新導報,2011.(08):102-105.

[3]王艷梅,趙艷波.關于測繪檔案數(shù)字化的幾點思考[J].黑龍江檔案,2010(01):143-145.

張娜(1980—),女,河北石家莊人,現(xiàn)職稱:中級,測繪工程師,學歷:大學本科,研究方向:測繪檔案信息化管理與研究。