石華

摘 要：本文選擇鄭州市網(wǎng)格化管理平臺作為試點，開展對專業(yè)系統(tǒng)中原生電子文件的歸檔接收實踐，將生成、運行于鄭州市網(wǎng)格化管理平臺中的信息轉(zhuǎn)換為可脫離其軟硬件環(huán)境、封裝有其元數(shù)據(jù)的電子檔案，并加有數(shù)字水印，使其具有憑證功能，再進入數(shù)字檔案館系統(tǒng)中長期保存。鄭州市網(wǎng)格化管理信息從生成到歸檔至鄭州市數(shù)字檔案館系統(tǒng)中長期保存的整個過程中，始終可以保障信息的可用性、完整性和不可抵賴性。

關(guān)鍵詞：原生電子文件；網(wǎng)格化；歸檔；數(shù)字檔案館

隨著鄭州市城市化進程的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的城市管理手段和模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代城市管理的需要。目前，鄭州市依托統(tǒng)一的鄭州市社會公共管理信息平臺（或稱之為“鄭州市網(wǎng)格化管理平臺”），將鄭州市管理轄區(qū)按一定的標準劃分成單元網(wǎng)格，通過加強對網(wǎng)格中部件和事件的巡查，建立監(jiān)督和處置相分離的主動發(fā)現(xiàn)、即時處置城市管理問題的城市網(wǎng)格化管理新模式，以一種新的信息服務(wù)形式實現(xiàn)了城市管理流程的再造，把城市管理關(guān)心的部件和事件抽象為案件，在街道信息采集員、監(jiān)督中心、指揮中心、政府職能部門和社會機構(gòu)之間進行流轉(zhuǎn)辦理，提高了城市管理的科學性和效率。在當前鄭州市網(wǎng)格化管理的背景下，如何實現(xiàn)城市網(wǎng)格化管理中的信息長期保存與管理，并保障信息的可用性、完整性和不可抵賴性，成為城市網(wǎng)格化管理與服務(wù)平臺必須解決的問題。

各地綜合檔案館在數(shù)字時代的使命之一就是對電子文件的長期保存提供技術(shù)解決方案，安全地保護和保存電子文件，確保涉及政府活動和公民權(quán)利的重要電子文件能夠被可持續(xù)使用。為此，鄭州市檔案局決定擔當起保障網(wǎng)格化管理信息長期保存的任務(wù)，這也是貫徹國家檔案局局長楊冬權(quán)“要按照‘增量電子化的思路，積極進行原生電子文件的歸檔接收工作”精神，實現(xiàn)電子檔案長期保存的有益探索。

1 研究目的和各主要環(huán)節(jié)

本項目研究目的是保障鄭州市網(wǎng)格化管理信息從生成到歸檔至鄭州市數(shù)字檔案館系統(tǒng)中長期保存的整個過程中，始終可以保障信息的可用性、完整性和不可抵賴性。

鄭州市網(wǎng)格化管理信息的生命周期如下：

鄭州市網(wǎng)格化管理信息整個生命周期都在檔案部門的嚴密監(jiān)控和管理之下，體現(xiàn)了前端控制的檔案管理思路。

1.1 對鄭州市網(wǎng)格化管理平臺的信息保障機制進行詳細調(diào)研

1.1.1 鄭州市網(wǎng)格化管理信息特點。①城市網(wǎng)格化管理所涉及的網(wǎng)格事件數(shù)量巨大、類別繁多。②管理信息均為電子文件形式，管理模式與以往傳統(tǒng)紙質(zhì)文件截然不同。信息存在的時間一般不長，需要有意地制作、維護和管理才能保存下來。③網(wǎng)格事件處理涉及信息采集員、監(jiān)督中心、指揮中心、專業(yè)部門、街道辦事處等眾多部門及民眾的切身利益，影響著社會穩(wěn)定。建立完善的信息保障機制，保障網(wǎng)格化管理中的信息的可用性、完整性和不可抵賴性，對于降低由于平臺軟件升級造成的信息丟失風險、在出現(xiàn)糾紛時提供可靠的電子證據(jù)都具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1.1.2 系統(tǒng)框架。鄭州市社會公共管理信息平臺的系統(tǒng)框架主要包括：應(yīng)用軟件系統(tǒng)、應(yīng)用支撐平臺、安全保障體系、系統(tǒng)運行管理規(guī)范。應(yīng)用軟件系統(tǒng)建設(shè)主要包括：工作動態(tài)、網(wǎng)格地圖、組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、互動直通、督促檢查、考核評價、統(tǒng)計信息、網(wǎng)站導航、運行管理等部分。

系統(tǒng)由鄭州市電子政務(wù)中心負責，運行依托鄭州市電子政務(wù)外網(wǎng)。

1.1.3 業(yè)務(wù)流程。按照“網(wǎng)格覆蓋、條塊融合、責權(quán)明晰”的原則，構(gòu)建“三級網(wǎng)格、四級平臺、五級聯(lián)動”的管理工作格局。三級基礎(chǔ)網(wǎng)格人員，在巡查過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題，在自身職責范圍之內(nèi)的，第一時間解決；對超出自己管理權(quán)限的問題，報職能單位聯(lián)系社區(qū)人員一起研究解決，仍不能解決的，通過智能手機及時向上級平臺上報或通過信息平臺進行上報。在此方式中，減少處理結(jié)果反饋路徑，提高問題辦結(jié)效率。

1.1.4 平臺具有保障信息安全真實能力。鄭州市檔案局對鄭州市網(wǎng)格化管理平臺的軟件開發(fā)手冊、項目招投標文件、實地運作進行了詳細調(diào)研，認為鄭州市網(wǎng)格化管理平臺是由政府機構(gòu)授權(quán)開發(fā)的，系統(tǒng)構(gòu)建合理，具有完善的權(quán)限控制、安全保障體系，可以保障平臺中的信息安全、真實。

1.2 鄭州市網(wǎng)格化管理平臺信息歸檔流程與方案

1.2.1 制定歸檔范圍。參考美國NARA提出的可構(gòu)成電子文件應(yīng)滿足以下條件：信息內(nèi)容獨特，能反映機構(gòu)的政策、業(yè)務(wù)、職能，使用的工具與機構(gòu)工作有關(guān)并由機構(gòu)授權(quán)，信息有業(yè)務(wù)利用需求[1]，鄭州市檔案局認為鄭州市網(wǎng)格化管理平臺中的電子文件可以稱之為“具有檔案性質(zhì)的電子文件”，應(yīng)該納入檔案部門歸檔范圍。

鄭州市網(wǎng)格化管理平臺內(nèi)功能復雜、數(shù)據(jù)繁多，涉及“人、地、事、物、組織”等諸多信息，單是數(shù)據(jù)庫就達1T左右。在如此眾多的數(shù)據(jù)中，如何確定需歸檔的電子文件的范圍呢？到底要保存什么呢？

筆者經(jīng)過詳細調(diào)研，認為整個平臺是圍繞“事件”這一核心展開的，平臺內(nèi)稱之為“社情民情動態(tài)數(shù)據(jù)信息庫”，簡稱社情信息，即網(wǎng)格內(nèi)發(fā)現(xiàn)某一問題，從問題上報、解決、反饋到辦結(jié)的全過程信息。

社情信息庫主要字段有：采集類型、業(yè)務(wù)類型、機構(gòu)、事件類別、事件編號、采集時間、辦理內(nèi)容等，其中事件編號是唯一的。

平臺內(nèi)社情信息有十幾萬條，但絕大部分是網(wǎng)格內(nèi)直接解決的小問題、小糾紛，只具有臨時保存價值，只有上報到市級平臺上的社情信息才需要長期保存，是需要歸檔的電子文件。詳見下圖：

1.2.2 選擇歸檔節(jié)點。傳統(tǒng)的文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個條件，其中條件一，即“只有現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案”[2]，是否適用于鄭州市網(wǎng)格化管理平臺中的電子文件呢？

根據(jù)實地查看，鄭州市網(wǎng)格化管理平臺有清晰的工作流。所謂的工作流，就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。網(wǎng)格化平臺中社情信息的業(yè)務(wù)過程就表示為工作流，簡單表示如下：發(fā)生->處理->上報->反饋->辦結(jié)。

在每項事件到辦結(jié)節(jié)點之后，其數(shù)據(jù)就不可更改了。由此“辦結(jié)”節(jié)點就是文件辦理完畢的節(jié)點，在此節(jié)點可加入“歸檔”功能。也就是說，只有辦結(jié)的社情信息可以進行歸檔。在“歸檔”節(jié)點之后，電子文件接受檔案工作人員的檢驗后，將移交給檔案館，進入檔案館的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，其真實性、完整性、有效性由數(shù)字檔案館系統(tǒng)來維護，并得到網(wǎng)格化管理主管部門的認可。在“歸檔”節(jié)點之前，電子文件的真實性、完整性、有效性由網(wǎng)格化平臺確保，并滿足檔案館的要求。

1.2.3 提出電子文件歸檔方案。電子文件進行歸檔時，需要保存電子文件原有的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)、背景信息。由于電子文件的結(jié)構(gòu)和背景信息均來自元數(shù)據(jù)，可以說就是電子文件原文+電子文件元數(shù)據(jù)。具體到鄭州市網(wǎng)格化管理平臺，就是指社情信息中的處理結(jié)果單和其元數(shù)據(jù)。但平臺有些特殊之處，處理結(jié)果單的部分數(shù)據(jù)來自數(shù)據(jù)庫，即結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如問題排查人、處理的簡單結(jié)果等，部分數(shù)據(jù)來自非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如作為處理依據(jù)的照片文件、對話錄音，形成正式標準處理文件的Office文件等。也就是說，電子文件內(nèi)容來自多個文件和數(shù)據(jù)庫，如何保障其完整性呢？

筆者提出了這樣的解決方案：將平臺生成處理結(jié)果單的界面（Html文件）、與該處理單有關(guān)的Word文件、Jpg文件、音視頻文件等多個文件，利用專用軟件，合并成一個PDF文件。在平臺內(nèi)，電子文件的真實性是有系統(tǒng)軟件保障的，但當它脫離了原系統(tǒng)，如何保障其是真實的？確認的方式是在電子文件上添加或插入權(quán)威性說明（或是文字的或是符號的形式）[3]，即加入數(shù)字水印，水印內(nèi)容包括生成者姓名、生成時間等，將此PDF文件重名為此次事件的編號，如事件編號為4101032222，則此事件對應(yīng)的處理單文件命名為4101032222.PDF。

在平臺中，問題辦結(jié)時會生成一個處理結(jié)果單，包含處理過程中所有的流轉(zhuǎn)信息，比如上報機構(gòu)、負責人、反饋信息、依據(jù)文件等。這個處理結(jié)果單是一個HTML網(wǎng)頁文件，也會合并在文件實體中，作為PDF文件的一部分。由于網(wǎng)格化管理平臺與檔案管理軟件有很大不同，平臺中的著錄信息，也就是元數(shù)據(jù)在檔案管理軟件中是沒有的，但這些信息丟失也是一種損失，所以不管具體有什么元數(shù)據(jù)，將此次文件辦理過程中的所有元數(shù)據(jù)整個作為一個HTML文件歸檔過來，可以很完美地解決數(shù)據(jù)完整問題。由于該PDF文件也是雙層PDF文件，可以實現(xiàn)全文檢索，這些含在文件實體中的元數(shù)據(jù)也可以很方便地實現(xiàn)查詢。

將平臺中的社情信息庫的數(shù)據(jù)導出，生成EXCLE文件，表示元數(shù)據(jù)信息。元數(shù)據(jù)與電子文件原文以唯一的時間編號對應(yīng)，這樣進入數(shù)字檔案館系統(tǒng)時可方便實現(xiàn)批量掛接。示意圖見下圖：

2 課題研究的創(chuàng)新之處

2.1 檔案部門的角色創(chuàng)新。在信息社會的大潮下，檔案人面臨著新的挑戰(zhàn)，即重新審視檔案學及其實踐。概括來說：檔案不再被視為靜態(tài)的實體，而是動態(tài)的和虛擬的概念；檔案不是人類活動的被動產(chǎn)物，而是個人或組織事務(wù)活動的積極體現(xiàn)；檔案不是產(chǎn)生于穩(wěn)定垂直的行政體系中，而是產(chǎn)生于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。因此，檔案人必須轉(zhuǎn)換思想，把自己從閑置檔案的被動管理者，變?yōu)樯鐣v史的主動記錄者。在管理制度和社會角色創(chuàng)新中，檔案部門可以做相應(yīng)的突破，在數(shù)據(jù)的利用上做到檔案部門牽頭，將數(shù)據(jù)的整個生命周期都處在檔案部門的嚴密監(jiān)控和管理之下，以保證數(shù)據(jù)的完整性和最大限度的真實性。本研究正是檔案人在信息時代扮演新角色的有益實踐。

2.2 來源原則的“重新發(fā)現(xiàn)”。來源原則是當前世界各國公認的檔案整理理論原則。來源原則就是指檔案館按照檔案的來源進行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不得混淆的整理原則。但在信息時代，來源原則受到?jīng)_擊。傳統(tǒng)來源觀中，來源是指文件的形成者，往往是一種實實在在的機構(gòu)來源。但在現(xiàn)代機構(gòu)頻繁劇烈變動與電子文件形成的方式和特點，使得按照機構(gòu)來源劃分全宗面臨前所未有的困難。檔案不是產(chǎn)生于穩(wěn)定的、垂直的行政體系中，而是產(chǎn)生于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中動態(tài)的平行體制。運用傳統(tǒng)的機構(gòu)來源概念就可能無法解釋電子文件時代的檔案實踐。

本研究中，檔案來源是指生成電子檔案的系統(tǒng)，即“鄭州市網(wǎng)格化管理平臺”。通過這一來源，可以確定文件是由誰、在什么條件下、運用哪些信息、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形成等方面的綜合背景信息。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。因為電子文件的形成者不是單一的，形成過程也相當復雜，但無論它們是某一機構(gòu)獨立產(chǎn)生的，還是由來自若干機構(gòu)的數(shù)據(jù)組合而成，只要掌握它們的形成過程和背景，把這些信息隨同文件內(nèi)容一同保留下來，就可以尋根溯源，了解文件的原委始末。

新來源觀的核心是使來源原則更加概念化和抽象化，其實質(zhì)是來源原則面對電子文件的新特點和新挑戰(zhàn)而做出的自我適應(yīng)和自我發(fā)展，它使來源原則在電子文件時代具有更加廣泛的實踐意義。

2.3 檔案部門以第三方身份給網(wǎng)格化管理信息增加憑證功能。由于電子文件可以輕易地被修改，因而許多學者對電子文件的客觀性提出質(zhì)疑，然而，極易刪改和偽造的特性并不能否定電子文件的客觀性，電子文件的客觀性的實質(zhì)在于其內(nèi)容的可靠性。因此，只要能保證其來源可靠和本身完整的電子文件，就可以作為法律的客觀憑證。

本項目借鑒了國外對電子文件長期保存和憑證價值研究的先進經(jīng)驗和成果。聯(lián)合國教科文組織發(fā)布的《檔案共同宣言》中所提出的“真實性、可靠性、完整性和可用性”要求，正是本項目對歸檔電子檔案的最基本要求。澳大利亞國家檔案館認為需要保留的是電子文件的關(guān)鍵呈現(xiàn)狀態(tài)，即重要的是能始終維護文件含義，而不是始終維護曾經(jīng)用來創(chuàng)建電子文件的軟件和硬件，本項目中的電子檔案=原文.PDF+元數(shù)據(jù).xls，可脫離原系統(tǒng)軟硬件環(huán)境。

我國尚沒有要求網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商對傳輸?shù)碾娮游募M行儲存、記錄或轉(zhuǎn)存的制度，因而導致一旦發(fā)生爭議，就沒有第三方可出具有中立性的證據(jù)。本項目從《廣東省對外貿(mào)易實施電子數(shù)據(jù)交換暫行規(guī)定》中得到啟發(fā)，將檔案部門作為中立的第三方接收電子檔案，當發(fā)生爭議時，以檔案部門提供的信息為準。本研究中的電子檔案歸檔方案能夠有效地表現(xiàn)所截內(nèi)容并可供隨時查用；數(shù)據(jù)能夠準確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；能夠識別數(shù)據(jù)的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收的時間，符合《中華人民共和國電子簽名法》第六條要求，所以可以視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的文件保存要求。整個流程能保證電子檔案來源可靠和本身完整，可以作為法律的客觀憑證。

如果網(wǎng)格化管理發(fā)生糾紛，在法庭取證時，第三方留存的電子信息才是可靠的，是法庭可以取用的憑證。電子信息作為證據(jù)而被采信要具備一定的條件，不能從收件人或發(fā)件人的計算機終端中提取。在法庭上，有爭議的電子信息本來就屬于待證的事實，它是雙方當事人爭議的焦點，原告想證明它是對方偽造的，而對方當然會加以否認，這個時候該電子信息本身就成了待證事實的一部分，它自己是不能證明自己的，需要其他的與案件有關(guān)聯(lián)的證據(jù)來證明這個待證事實。鄭州市數(shù)字檔案館的服務(wù)器采用嚴格的管理制度、可靠的技術(shù)、先進的軟件功能、強大的存儲能力，可以充分保障其中電子檔案的真實性。再加上檔案部門作為第三方，處于中立地位，因而從檔案部門服務(wù)器中獲取的電子檔案可以作為證據(jù)而被采信，這對于提升檔案部門在社會上的地位，具有重要意義。

參考文獻：

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（作者單位：鄭州市檔案局科技教育處 來稿日期：2014-08-20）