鮑向榮

摘 要：科技檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，其保密與開放管理工作的重要性日益突出。本文簡(jiǎn)要分析了科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關(guān)系，并提出堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的工作方針，準(zhǔn)確把握保密與開放利用的關(guān)系，做好檔案開放利用中的保密、管理及監(jiān)督工作，以促進(jìn)我國(guó)科技檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：科技檔案 保密 開放

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）03（c）-0231-01

科技檔案是各項(xiàng)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)資源儲(chǔ)備的一種形式，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們對(duì)檔案公用性和開放性需求大大增強(qiáng)，科技檔案的利用對(duì)象和服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬，新形勢(shì)下，做好科技檔案的保密和開放管理工作，以發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，已成為新時(shí)期科技檔案工作者亟待研究和探索的重要課題，下面就這一問題談?wù)劥譁\的看法。

1 科技檔案管理中的保密與開放兩者之間的關(guān)系

科技檔案保密和開放利用，是檔案工作的兩項(xiàng)重要組成部分。檔案保密是針對(duì)有一定技術(shù)性和機(jī)密性的內(nèi)部信息在一定時(shí)間和區(qū)域范圍內(nèi)限定其閱讀、利用的范圍；檔案開放是指依照有關(guān)法律、法規(guī)將原來處于保密和封閉狀態(tài)的檔案向社會(huì)公眾開放。檔案開放的主要目的是充分開發(fā)利用科技檔案中的信息資源，有效發(fā)揮其在推動(dòng)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展中的作用。在檔案開放利用工作中，一方面，檔案利用者希望自己的查檔需求得到充分滿足，另一方面檔案管理人員必須在嚴(yán)格遵守保密規(guī)定的基礎(chǔ)上開展服務(wù)工作。但從根本上說，科技檔案管理中的保密與開放是一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一體，兩者之間是對(duì)立統(tǒng)一的辯證關(guān)系。因此，在科技檔案管理中應(yīng)正確把握保密與開放的“度”，片面注重其中的任何一點(diǎn)，都不利于科技檔案管理工作的有效開展，應(yīng)兼顧兩者的有效統(tǒng)一。檔案利用是檔案工作的生命線，在科技檔案管理過程中，檔案工作者應(yīng)堅(jiān)持“在保密的前提下開展利用”，“在利用的基礎(chǔ)上加以保密”的工作方針，做到保、用結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，促進(jìn)科技檔案的合理利用和開發(fā)。

2 做好科技檔案開放利用過程中的保密工作

科技檔案管理包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研、鑒定、銷毀等八大環(huán)節(jié)，檔案的保密與開放管理應(yīng)貫徹于以上各個(gè)環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)做好科技檔案開放利用過程中的保密工作，其應(yīng)注意以下兩個(gè)方面。

2.1 做好科技檔案開放利用前的準(zhǔn)備工作

科技檔案開放利用前，應(yīng)做好準(zhǔn)備工作：第一，做好檔案案卷的分類整理工作，利用原始檔案文件進(jìn)行整理，認(rèn)真劃分和鑒別涉密檔案和非涉密檔案，分別立卷絕密、機(jī)密、秘密和非秘密檔案，確保分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚。第二，建立健全檔號(hào)，組織好必歸應(yīng)歸的所有資料，以確保歸檔時(shí)不失密。第三，針對(duì)重要、珍貴的科技檔案，采取抄錄、復(fù)印、拍照等形式進(jìn)行復(fù)制，形成檔案副本，并進(jìn)行數(shù)字化處理。第四，編制目錄檢索工具、檢索全文數(shù)據(jù)庫(kù)、專題性檢索工具、各種檢索工具、敘述性檢索工具等，實(shí)現(xiàn)被利用檔案檢索途徑的多元化。

2.2 對(duì)開放檔案進(jìn)行審查，確定開放與控制范圍

根據(jù)《保密法》的規(guī)定，其嚴(yán)格劃分檔案的密級(jí)，以便檔案管理人員針對(duì)不同的密級(jí)采取不同的管理措施。為科學(xué)確定檔案利用層次、檔案開放與控制使用范圍，應(yīng)做好檔案開放前的審查工作，提高審查工作的規(guī)范性和科學(xué)性。并嚴(yán)格遵循《保密法》的相關(guān)規(guī)定，對(duì)超過保密期限的檔案進(jìn)行解密，明確密與非密、內(nèi)部與外部的界限，保證開放利用的檔案的合理性。為確保檔案開放利用過程中不失密、不泄密，針對(duì)不同需求的利用者應(yīng)選擇合理的利用范圍、審批手續(xù)等。

3 加強(qiáng)科技檔案利用過程管理與監(jiān)督

對(duì)于科技檔案的利用，可以采取多種服務(wù)方式，如檔案查閱、檔案外借、檔案報(bào)道服務(wù)、檔案陳列、展覽服務(wù)、編研服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢證明服務(wù)等，在利用過程中，應(yīng)加強(qiáng)管理與監(jiān)督，防范不利于檔案保密的各種不良行為，其主要側(cè)重于以下幾個(gè)方面落實(shí)。

3.1 建立健全規(guī)章制度

目前，我國(guó)《檔案法》對(duì)于科技檔案保密信息的規(guī)范仍不完全嚴(yán)密，因此檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案工作、保密工作的有關(guān)方針政策，健全科技檔案規(guī)章制度建設(shè)，如檔案的收集、整理、保密、閱覽、外借、復(fù)制、保密銷毀等制度，促使工作人員積極執(zhí)行。同時(shí)嚴(yán)格規(guī)范保密檔案的管理行為，用完后及時(shí)歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，重點(diǎn)加強(qiáng)絕密檔案的管理，絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，如果發(fā)生失密、泄密，及時(shí)采取合理的措施補(bǔ)救。

3.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高科技檔案工作人員工作素質(zhì)

檔案工作人員是科技檔案的保密與開放管理的主要實(shí)施者，其負(fù)有直接責(zé)任，應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。在科技檔案管理過程中，應(yīng)不斷提高科技檔案管理人員的政治素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和鉆研《檔案法》和《秘密法》，做到知法、守法，堅(jiān)守職業(yè)道德，樹立保證科技檔案安全的強(qiáng)烈意識(shí)。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身檔案管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身專業(yè)知識(shí)和技術(shù)實(shí)踐能力，做好涉密檔案的基礎(chǔ)工作，全面掌握檔案工作的規(guī)律，積極探索和創(chuàng)新，保持敏銳的洞察力，提高檔案管理工作中的應(yīng)變能力，保守檔案秘密，防止保密檔案泄密。

3.3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)保密監(jiān)督及庫(kù)房管理

在科技檔案利用過程的監(jiān)督工作中，應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)電子檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全的保密管理工作，嚴(yán)格按照國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定，加強(qiáng)依法監(jiān)督和行政監(jiān)督力度，嚴(yán)格規(guī)范和約束電子檔案信息系統(tǒng)主體及其與外界關(guān)聯(lián)行為。對(duì)于科技檔案的涉密網(wǎng)絡(luò)必須與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，建立健全網(wǎng)絡(luò)保密管理制度，采取科學(xué)合理的安全保密措施，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面加強(qiáng)電子檔案上網(wǎng)的保密管理，特別是注重科技檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的保密工作，按照傳輸信息最高密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)配備保密措施，以有效確保檔案信息傳播安全。庫(kù)房管理是檔案保密的重要內(nèi)容，也是其中的重點(diǎn)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，建議可在檔案館（室）內(nèi)安裝攝像監(jiān)視器，跟蹤記錄科技檔案利用的全過程，確保檔案安全。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，科技檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益凸顯，因此加強(qiáng)科技檔案的保密與開放管理工作至關(guān)重要。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)保密理念，樹立現(xiàn)代保密理念，積極開發(fā)和利用檔案信息資源，正確處理好科技檔案科技檔案保密與開放的關(guān)系，堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，由傳統(tǒng)的死保不放向主動(dòng)的積極開放管理方式轉(zhuǎn)變，在保護(hù)技術(shù)持有者權(quán)益的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的最大化。

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