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摘要：筆者以所在中國(guó)銀行的信息化建設(shè)實(shí)踐為例，試圖探討如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合與邏輯集中，更好地服務(wù)于銀行的中心工作。

關(guān)鍵詞：銀行檔案檔案信息系統(tǒng)資源整合

一、銀行檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展概況

（一）從無(wú)到有，UNIX系統(tǒng)階段

20世紀(jì)八九十年代初，我國(guó)檔案管理部門(mén)開(kāi)始探索使用計(jì)算機(jī)對(duì)日常檔案工作的各環(huán)節(jié)進(jìn)行輔助管理，當(dāng)時(shí)的自動(dòng)化水平較低，只能實(shí)現(xiàn)初級(jí)的檔案目錄管理。

筆者所在的中國(guó)銀行檔案管理信息化工作起步較早，1993年就與外部公司合作，開(kāi)發(fā)了基于Sco Unix下的“中國(guó)銀行辦公室自動(dòng)化集成系統(tǒng)”。該系統(tǒng)雖初步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出等功能，但因與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）間無(wú)接口，歸檔條目不能借助OA系統(tǒng)已有數(shù)據(jù)，需重復(fù)錄入條目、掃描圖像；開(kāi)、關(guān)機(jī)均需鍵入一些命令語(yǔ)句，應(yīng)用較為繁瑣。后期雖引進(jìn)了Three Rivers光盤(pán)塔系統(tǒng)做文件服務(wù)器，通過(guò)存儲(chǔ)、調(diào)取多張光盤(pán)解決海量存儲(chǔ)條目、圖像等問(wèn)題，但需人工干預(yù)的環(huán)節(jié)較多，操作相對(duì)復(fù)雜。

（二）檔案綜合管理系統(tǒng)

1998年我行開(kāi)始推廣應(yīng)用基于Lo？ tus Notes平臺(tái)的OA系統(tǒng)，盡快研發(fā)一套面向全轄的新一代檔案管理系統(tǒng)，使全行的檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化工作步入良性循環(huán)。經(jīng)國(guó)家檔案局推薦，在對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)研和對(duì)業(yè)務(wù)需求書(shū)數(shù)易其稿后，2000年底，我行以外包開(kāi)發(fā)的形式與外部公司簽訂了綜合檔案管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱“綜合系統(tǒng)”）的合同并正式立項(xiàng)。當(dāng)時(shí)，該公司已根據(jù)市場(chǎng)需求開(kāi)發(fā)了一套相對(duì)成熟的通用檔案管理軟件。我行又結(jié)合自身的業(yè)務(wù)做法及檔案管理流程，對(duì)該系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行了個(gè)性化改造，如設(shè)立了實(shí)體分類方案，目的是將同一部門(mén)下同一分類、相互關(guān)聯(lián)的檔案盡量歸集在一起，便于實(shí)體的存取調(diào)閱；按年度、分類等設(shè)置檢索條，便于日常的檢索管理等。我行成立了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)組，嚴(yán)格按照軟件工程規(guī)范要求進(jìn)行研發(fā)，該項(xiàng)目2001年9月成功通過(guò)驗(yàn)收并投產(chǎn)。在總行運(yùn)行穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，又將“綜合系統(tǒng)”的網(wǎng)絡(luò)版和單機(jī)版分別在各一級(jí)和二級(jí)以下分行完成了推廣，檔案管理的信息化水平得到了迅速提升。

“綜合系統(tǒng)”的主要功能模塊有：文件管理、整理編目、檔案檢索、檔案利用、檔案保管、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等，實(shí)現(xiàn)了從文件歸檔到鑒定銷毀全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理。該系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版很好地發(fā)揮了Lotus Notes在處理流轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)和Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在檔案的海量存儲(chǔ)與查詢方面的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”。我行沿用部門(mén)歸檔模式，各部門(mén)文檔員每年通過(guò)檔案與OA系統(tǒng)的接口可實(shí)時(shí)在線歸檔，從OA系統(tǒng)將擬歸檔文件轉(zhuǎn)入“綜合系統(tǒng)”中，經(jīng)過(guò)登記（僅對(duì)未經(jīng)OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)文件）、分類、歸檔、調(diào)整、裝盒等步驟才正式入庫(kù)，完成檔案條目、圖像與檔案實(shí)體的同步移交歸檔?！熬C合系統(tǒng)”不僅具備了文書(shū)檔案各環(huán)節(jié)的管理功能，而且兼?zhèn)淞算y行各類專業(yè)和專門(mén)檔案的管理模塊，將銀行管理的各門(mén)類檔案均涵蓋其中，并可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)一步擴(kuò)充，使各級(jí)檔案人員開(kāi)展檔案的綜合管理更為便捷。“綜合系統(tǒng)”還具備了較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)化功能，通過(guò)局域網(wǎng)，將所有用戶劃分為管理與查詢兩大類，并按部門(mén)賦予不同級(jí)別的瀏覽權(quán)限。

“綜合系統(tǒng)”為C/S版本，歷經(jīng)10余年的使用，系統(tǒng)版本不斷優(yōu)化升級(jí)，由最初的3.0版逐步升級(jí)到目前的4.2版。我行又結(jié)合國(guó)家檔案局要求填報(bào)的統(tǒng)計(jì)年報(bào)格式推行了全轄的檔案統(tǒng)計(jì)改革，利用新版系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)模塊，將國(guó)家檔案局及我行的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式模板預(yù)設(shè)到系統(tǒng)中，次年可自動(dòng)采集匯總?cè)牳鏖T(mén)類檔案數(shù)據(jù)，范圍覆蓋到已推廣“綜合系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版的各級(jí)機(jī)構(gòu)。

（三）WEB查詢系統(tǒng)

為彌補(bǔ)“綜合系統(tǒng)”C/S版本的不足，我行基于“綜合系統(tǒng)”中信息門(mén)類的查詢及檢索功能，另行開(kāi)發(fā)了WEB查詢系統(tǒng)。查詢系統(tǒng)可自動(dòng)檢索現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息門(mén)類資源，支持在線人數(shù)可達(dá)500人。各部門(mén)用戶分配不同的查詢權(quán)限，如業(yè)務(wù)檔案只有移交與保管部門(mén)方可查詢，涉密檔案一律不上掛影像，必須通過(guò)審批手續(xù)才能利用等。用戶可自行定制各門(mén)類檔案的常用檢索項(xiàng)，還可實(shí)現(xiàn)跨門(mén)類檢索，并可借助協(xié)同辦公網(wǎng)（SAMETIME系統(tǒng)）實(shí)現(xiàn)在線支持功能，由檔案專業(yè)人員為系統(tǒng)用戶提供實(shí)時(shí)在線咨詢輔導(dǎo)。

該系統(tǒng)的開(kāi)放突破了時(shí)間與地域的限制，行內(nèi)用戶在工位上隨時(shí)訪問(wèn)，便可方便地查詢或下載所需的檔案資料，減少了人員往返調(diào)閱檔案原件的時(shí)間，使檢索效率得到極大提高。

二、銀行檔案管理系統(tǒng)在利用中存在的問(wèn)題

綜上所述，我行按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的模式，建立了自上而下的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。但由于使用年限較長(zhǎng)，系統(tǒng)最初的規(guī)劃設(shè)計(jì)與現(xiàn)時(shí)的發(fā)展思路存在一定差距，主要表現(xiàn)在：

（一）分布式服務(wù)器造成硬件重復(fù)配置

我行最初構(gòu)建“綜合系統(tǒng)”時(shí)，總行與各分行采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，利用各行本地服務(wù)器分散存儲(chǔ)，每家分行均需配置一臺(tái)服務(wù)器或高端PC機(jī)，存在重復(fù)配置，占用硬件資源較多。

（二）C/S結(jié)構(gòu)不利于全行數(shù)據(jù)共享

目前系統(tǒng)為C/S結(jié)構(gòu)，能充分發(fā)揮客戶端計(jì)算機(jī)的處理能力，客戶端響應(yīng)速度快，但只能局限于本單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，不利于全行層面的數(shù)據(jù)集中共享。

各行數(shù)據(jù)自成一體，檔號(hào)的構(gòu)建規(guī)則是完全一致的，未設(shè)全宗號(hào)相區(qū)別，故在數(shù)據(jù)邏輯集中前必須進(jìn)行相應(yīng)的改造，否則檔號(hào)會(huì)發(fā)生重復(fù)。這已成為當(dāng)前要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中需攻克的一大技術(shù)難點(diǎn)。

（三）不利于總行實(shí)時(shí)監(jiān)控

從監(jiān)管的角度，雖然總行對(duì)分行可以進(jìn)行有目的地遠(yuǎn)程訪問(wèn)，如定期進(jìn)行系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的網(wǎng)上檢查，但難以避免各級(jí)機(jī)構(gòu)重復(fù)歸檔，系統(tǒng)中存在大量冗余數(shù)據(jù)；總行對(duì)各行數(shù)據(jù)的規(guī)范性亦做不到實(shí)時(shí)掌控。

（四）系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)不規(guī)范

分行科技人員負(fù)責(zé)各行系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，由于缺乏統(tǒng)一的培訓(xùn)管理，二級(jí)行經(jīng)歷了由單機(jī)版轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)版的過(guò)程，系統(tǒng)本身又具有定制上的靈活性，造成各行系統(tǒng)卡片與表單字段、格式等均存在一定差異，不利于系統(tǒng)今后統(tǒng)一進(jìn)行升級(jí)維護(hù)。endprint

（五）系統(tǒng)部分功能有待更新

“綜合系統(tǒng)”已使用了10余年，雖然每年也會(huì)做一些優(yōu)化升級(jí)，系統(tǒng)總體上還算穩(wěn)定，但由于技術(shù)人員的頻繁更替，累積“補(bǔ)丁”太多，有時(shí)難免會(huì)引發(fā)一些派生問(wèn)題；部分功能有待與時(shí)俱進(jìn)，借鑒市場(chǎng)上的新技術(shù)不斷優(yōu)化完善。

（六）與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間缺少數(shù)據(jù)接口

近幾年新投產(chǎn)的業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)均未考慮將檔案管理功能納入其中，“綜合系統(tǒng)”與業(yè)務(wù)影像系統(tǒng)之間又缺少數(shù)據(jù)接口，檔案數(shù)據(jù)只能采取定期導(dǎo)入等方式進(jìn)入“綜合系統(tǒng)”歸檔，以滿足檔案統(tǒng)計(jì)等需要。

三、破解方案與工作設(shè)想

檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過(guò)程，各家銀行應(yīng)力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)具有自身特色、信息涵蓋面廣、能互通共享的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的構(gòu)想

我行近兩年開(kāi)始推行檔案的集約化管理，其中一項(xiàng)內(nèi)容是檔案系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的集中。按照檔案集中統(tǒng)一的管理原則和檔案數(shù)據(jù)邏輯集中的思路，計(jì)劃分兩步實(shí)現(xiàn)：第一步先實(shí)現(xiàn)一級(jí)分行數(shù)據(jù)的物理集中，將二級(jí)行“綜合系統(tǒng)”服務(wù)器統(tǒng)一上收管理，由一級(jí)分行科技部門(mén)OA系統(tǒng)管理員統(tǒng)一維護(hù)；或在提高服務(wù)器配置的前提下，將各二級(jí)分行檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分區(qū)安裝。具體實(shí)施過(guò)程中會(huì)先行試點(diǎn)，做好數(shù)據(jù)與影像的備份，在保證系統(tǒng)版本一致、各門(mén)類檔號(hào)唯一、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全以及查詢速度的前提下穩(wěn)妥推進(jìn)。

中長(zhǎng)期計(jì)劃實(shí)現(xiàn)“綜合系統(tǒng)”的升級(jí)改造與全行檔案數(shù)據(jù)的邏輯集中，統(tǒng)一將各行歷史檔案數(shù)據(jù)遷移至總行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。將“綜合系統(tǒng)”平臺(tái)從C/S結(jié)構(gòu)升級(jí)到B/S結(jié)構(gòu)，無(wú)需在本地安裝“綜合系統(tǒng)”客戶端，只需安裝一個(gè)瀏覽器，用戶即可實(shí)現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，客戶端零維護(hù)。各級(jí)行各檔案管理和查詢用戶可按照各自權(quán)限，直接登錄到總行“綜合系統(tǒng)”完成文件移交歸檔及查詢，最終實(shí)現(xiàn)全行檔案信息的集中管理和統(tǒng)一維護(hù)的目標(biāo)。

數(shù)據(jù)集中的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)全轄共用一臺(tái)或多臺(tái)高性能的檔案系統(tǒng)服務(wù)器，即服務(wù)器的集約化管理，改變了以往多臺(tái)檔案服務(wù)器、多套運(yùn)行環(huán)境的分布式管理模式，大大降低了系統(tǒng)的軟、硬件成本；日常維護(hù)由總行或一級(jí)分行統(tǒng)一負(fù)責(zé)，減輕了二級(jí)分行信息科技部門(mén)的工作量，并可更有效防范操作及管理風(fēng)險(xiǎn)；歸檔將采取“誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔”的方式，避免了系統(tǒng)中檔案冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

（二）添加“機(jī)構(gòu)識(shí)別碼”字段

為解決各級(jí)機(jī)構(gòu)檔號(hào)集中后面臨重復(fù)的問(wèn)題，計(jì)劃在“綜合系統(tǒng)”現(xiàn)有歸檔條目中統(tǒng)一添加“機(jī)構(gòu)識(shí)別碼”字段，通過(guò)四位編碼形式區(qū)別不同機(jī)構(gòu)層級(jí)，并將該字段作為權(quán)限控制字段，將原來(lái)僅通過(guò)部門(mén)區(qū)別權(quán)限改為通過(guò)機(jī)構(gòu)識(shí)別碼與部門(mén)雙重控制用戶權(quán)限。

（三）預(yù)留與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口

為防止應(yīng)歸檔文件出現(xiàn)“體外循環(huán)”，亦減少重復(fù)勞動(dòng)，凡屬于我行要求集中統(tǒng)一管理的檔案，其相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)立項(xiàng)或開(kāi)發(fā)時(shí)，均應(yīng)完善其歸檔的相關(guān)功能，并預(yù)留與“綜合系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)接口，以實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，方便其電子檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一歸檔管理。

（四）構(gòu)建全行內(nèi)部的資源共享平臺(tái)

檔案信息化管理為總、分行間信息共享提供可能。檔案部門(mén)應(yīng)秉承前端控制的思想，與企業(yè)信息技術(shù)部門(mén)充分溝通與合作，打通與各業(yè)務(wù)影像平臺(tái)的通道，構(gòu)建全行內(nèi)部的資源共享平臺(tái)，使“綜合系統(tǒng)”成為應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)的最終存儲(chǔ)與歸集地。

（五）跟進(jìn)檔案信息化的發(fā)展動(dòng)態(tài)

觀摩學(xué)習(xí)業(yè)界最新的信息化管理軟件工具，并探討在現(xiàn)有“綜合系統(tǒng)”基礎(chǔ)上嵌入一些實(shí)用的新功能模塊或與之建立接口，如可考慮根據(jù)實(shí)際需要利用全文檢索、二維碼庫(kù)房管理等先進(jìn)的技術(shù)手段，在確保“綜合系統(tǒng)”穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)上爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)部分功能的優(yōu)化、改良。

檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過(guò)程，各家銀行應(yīng)立足本單位，博采眾長(zhǎng)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)具有自身特色、信息涵蓋面廣、能互通共享的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

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作者單位：中國(guó)銀行辦公室endprint