吳再美

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的速度也在不斷的加快，想要做好檔案管理必須將信息技術(shù)引入進(jìn)來，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。本文主要研究了檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題，并找到了一些措施，希望能為檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程做出一些貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代化 問題 措施

隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，人們在工作的時(shí)候自動(dòng)化程度不斷的提高。檔案管理工作也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的需要，將新的手段更好地運(yùn)用進(jìn)來，幫助檔案管理更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，滿足檔案管理的需要，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

一、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的一些問題

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低

檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一個(gè)重要條件便是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。我國在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，其體系比較的復(fù)雜，管理也比較的分散。并且由于歷史等方面的原因在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候各個(gè)單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。而且現(xiàn)在研究出來的軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度比較的差，數(shù)據(jù)也不夠完整，這對檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是非常不利的，這種情況也會(huì)導(dǎo)致檔案管理低水平以及重復(fù)建設(shè)的情況不斷地出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提高非常的緩慢。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是離不開現(xiàn)代化設(shè)備的，而在使用現(xiàn)代化設(shè)備的時(shí)候，相關(guān)的人員素質(zhì)必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術(shù)水平以及知識層次都比較高，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的時(shí)候，效果才會(huì)比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的依舊是以往落后的知識和方法，這些人員也不具有先進(jìn)的管理知識，自身的技能水平也比較差，無法滿足現(xiàn)代化操作的需要。

（三）在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，投入比較少，滿足不了現(xiàn)代化管理需要

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，最大的問題便是經(jīng)費(fèi)比較少。而經(jīng)費(fèi)投入的多少是由領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識決定的?，F(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現(xiàn)代化的設(shè)備。特別是一些基層單位，進(jìn)行檔案室建設(shè)的時(shí)候，條件比較差，安全設(shè)施也不夠到位，檔案室的建設(shè)本身便不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而檔案室建設(shè)的自動(dòng)化和數(shù)字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了不良影響。

二、推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的一些措施

（一）重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理實(shí)踐的時(shí)候，想要真正地確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，必須根據(jù)需要制定一系列的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達(dá)到最佳。這是檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要手段和前提，若是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候僅僅有技術(shù)方面的保證，專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠，那么檔案管理的質(zhì)量以及速度便很難真正的提高，所以在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須先進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，這樣才能給檔案管理現(xiàn)代化奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人的作用是非常重要的，想要現(xiàn)代化管理真正的實(shí)現(xiàn)，必須變革人的思想。檔案管理人員必須真正地認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的發(fā)展趨勢。在新的形勢下各種新的檔案不斷的形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進(jìn)的技術(shù)和手段來進(jìn)行管理。而管理人員也必須認(rèn)識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓(xùn)，提高自己的知識水平和專業(yè)技能。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，進(jìn)而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)[1]。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，例如聘請專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）對管理意識進(jìn)行強(qiáng)化，加大對檔案管理現(xiàn)代化的投入

想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須將大量的資金以及先進(jìn)設(shè)備投入進(jìn)來。各級領(lǐng)導(dǎo)也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化地進(jìn)行。加大對檔案管理現(xiàn)代化資金、設(shè)備方面的投入，在進(jìn)行檔案室設(shè)置的時(shí)候，必須做好通風(fēng)、采光、安全以及防潮方面的措施，根據(jù)實(shí)際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設(shè)備、空調(diào)等設(shè)備運(yùn)用進(jìn)來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現(xiàn)資料丟失的情況?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益[2]。

在新的時(shí)期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然，我們在推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，必須真正地認(rèn)識到其中存在的問題，并根據(jù)實(shí)際的需要采取措施，對檔案管理現(xiàn)代化手段進(jìn)行完善，提高檔案管理的質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張永寬.如何有效實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014（05）.

[2]陳冬菊.論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].華章，2013（19）.endprint