李淑娟

[摘 要]結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)加強(qiáng)電子文件歸檔管理談些自己的看法。

[關(guān)鍵詞]電子文件；歸檔；管理方法

前言

電子文件具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性：一是它的快捷性與可塑性。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件管理，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式地輸出，文件查找利用方便，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。電子文件的起草、修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，尤其是文件的修改、復(fù)制、移動(dòng)更加便捷，進(jìn)一步提高了工作效率。電子文件改變了過去文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，尤其對(duì)普發(fā)文件和傳閱文件，可以提高幾十倍的工作效率；二是電子文件占據(jù)的空間很小。各種硬盤、軟盤等存儲(chǔ)要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料容納更多的信息，有助于解決當(dāng)前庫房、裝具有限性和檔案信息無限性之間的矛盾。三是電子文件傳輸速度極快，幾乎不受時(shí)間和空間限制；在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，只要用鼠標(biāo)一點(diǎn)，就可方便地查閱你所要用的電子文件，同樣還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。這樣，電子文件快速傳遞，能夠提供更多用戶檢索，比紙質(zhì)文件更有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。但是，在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，電子文件的另外一些特點(diǎn)我們也要考慮在內(nèi)。一是電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性及肉眼不可識(shí)別性。它不能直接閱讀，必須依賴于計(jì)算機(jī)才能識(shí)別和利用，特定電子文件是依賴特定設(shè)備和待定軟件而存在的。任何電子文件，都不能離開具體的生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用相關(guān)設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原和輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。二是電子文件有易更改性。電子文件為我們編輯文件提供了便利條件，但同時(shí)又難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面；一是人為的修改。由于電子文件與信息載體的可分離性，電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)中間傳遞，于是很難像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是原件，哪個(gè)是被修改過的文件。這些特點(diǎn)決定了電子文件的原始性不易被認(rèn)可。另一方面是電子文件非常容易遭受病毒侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會(huì)被破壞，喪失應(yīng)有的作用。

一、電子文件歸檔存在的問題

（一）電子文件管理缺乏規(guī)范化、制度化，文件未進(jìn)行歸檔或末完全歸檔。由于電子文件發(fā)展進(jìn)程很快，一些單位尚未充分認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件的重要性，增加了電子文件收集的難度。一些已經(jīng)建成辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位，由于直接在網(wǎng)上收發(fā)文件，各部門起草的發(fā)文，形成電子文件的有重要價(jià)值的原稿及歷次修改稿可能仍保留在個(gè)人手中。如果對(duì)電子文件未進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲(chǔ)在硬盤內(nèi)，這樣，即使不會(huì)丟失，日積月累，電子文件亦會(huì)成災(zāi)。一部分處于辦公自動(dòng)化起步階段的單位，末使用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行辦公和管理，多數(shù)只用計(jì)算機(jī)起草文件，一旦打印了紙質(zhì)正式文件，作為草稿的電子文件絕大多數(shù)末被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗。由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境比較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理難度較高不易于操作，現(xiàn)在電子文件收集積累通常缺乏制度保障，有的單位即使有明確的制度，執(zhí)行起來也很難到位。

（二）電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確，對(duì)電子文件管理存在畏難情緒。在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操作，有的由檔案管理人員管理。相當(dāng)一部分人對(duì)文件的管理，仍停留在對(duì)紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)管理水平上。紙質(zhì)文件管理、歸檔只要避開天災(zāi)人禍，遵守管理和保護(hù)的要求，就能長(zhǎng)期保存，雖經(jīng)百年，仍完好無損。而電子文件則不然，當(dāng)信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開技術(shù)和設(shè)備。由于電子文件歸檔及電子檔案管理都要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，電子檔案的保管期限是由電子檔案的內(nèi)容來決定的，而電子檔案保管期限的最終實(shí)現(xiàn)，取決于載體的壽命、保存載體的環(huán)境、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的兼容性等，是一項(xiàng)復(fù)雜的技術(shù)工程。對(duì)這些技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)掌握，需要一個(gè)過程，造成一些人對(duì)電子文件歸檔管理產(chǎn)生畏難情緒。

（三）歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性。有些單位還處于坐等電子文件歸檔階段，歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，不完整，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資料。

二、加強(qiáng)電子文件管理應(yīng)采取的措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作，是新形勢(shì)下檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要和社會(huì)發(fā)展的必然選擇。因此，在當(dāng)前有利時(shí)機(jī)下，各部門檔案工作人員要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子文件管理工作的重視和支持。同時(shí)，加大社會(huì)宣傳力度，為開展工作營造良好的輿論氛圍。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)。改變目前電子文件管理薄弱的現(xiàn)狀，必須在提高認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取外部保障的同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)，以此規(guī)范工作內(nèi)容、程序，明確工作要求和職責(zé)。各建檔單位必須認(rèn)真學(xué)習(xí)國家和省有關(guān)電子文件管理的規(guī)章制度，結(jié)合本部門電子文件的類型、內(nèi)容，從收集、歸檔到移交檔案室（館）統(tǒng)一管理，全程管理和控制，確保內(nèi)容齊全、類型完整、保全安全。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。檔案行政管理部門要加大對(duì)電子文件歸檔管理的監(jiān)督指導(dǎo)，將其列為檔案目標(biāo)管理和年度工作檢查的重要內(nèi)容。業(yè)務(wù)指導(dǎo)要針對(duì)基層制度設(shè)置、管理方式和技術(shù)實(shí)施等方面的困惑，有針對(duì)性地加以解決。對(duì)人員、設(shè)備及管理都比較規(guī)范的單位，可在鞏固提高，開發(fā)利用上多指導(dǎo)；對(duì)管理不到位的單位，多在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督；對(duì)認(rèn)識(shí)不足、管理混亂、隱患較多的單位，則要重點(diǎn)指導(dǎo)監(jiān)督，并限期整改。為提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過多種形式，提高其專業(yè)素質(zhì)和工作能力，以適應(yīng)電子文件管理的需要。

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