周耀

【摘 要】 高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的使用與開(kāi)發(fā)能夠解決當(dāng)前信息化社會(huì)對(duì)科研管理工作提出的新需求新目標(biāo)，能夠有效提高科研管理工作的水平，并為科研管理部門(mén)決策提供有益參考與依據(jù)。同時(shí)也為廣大一線科研工作者提供了一個(gè)收集科研信息、參考學(xué)習(xí)資訊的平臺(tái)。對(duì)于科研管理系統(tǒng)中各個(gè)模塊的設(shè)計(jì)，必須緊跟科研管理工作的全程，應(yīng)包括人員管理、項(xiàng)目管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理等方面。同時(shí)科研管理系統(tǒng)還應(yīng)根據(jù)高校實(shí)際情況不斷更新與升級(jí)，以滿足可持續(xù)發(fā)展的需要。

【摘 要】 科研管理系統(tǒng) 應(yīng)用與探索

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各種數(shù)字化系統(tǒng)開(kāi)始深入到高校，對(duì)高校學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、科研管理等提供了有益的管理平臺(tái)，促進(jìn)了各項(xiàng)管理工作有序高效的開(kāi)展。目前，大多數(shù)高校使用了科研管理系統(tǒng)來(lái)參與日常科研管理工作，確實(shí)也起到了很好的“管家”和“助手”的作用。越來(lái)越的高校也充分意識(shí)到只有利用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高管理的效率和水平，才能更好地服務(wù)于高校的科研工作。[1]

1 使用科研管理系統(tǒng)的必要性

科技處作為高校的科研管理部門(mén)，根據(jù)學(xué)校實(shí)情，選擇使用合適的科研管理系統(tǒng)是尤為重要的?？蒲泄芾戆▽?duì)科研項(xiàng)目的申報(bào)和實(shí)施、成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、科技服務(wù)等方面工作的管理。在管理過(guò)程中，不可避免的會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，如果僅僅停留在手工抄錄或者是簡(jiǎn)單的辦公軟件統(tǒng)計(jì)處理，雖然能夠體現(xiàn)比較完整的數(shù)據(jù)信息，但是有很多缺點(diǎn)和不足。一是對(duì)數(shù)據(jù)的處理會(huì)占用科研管理人員較多的精力和時(shí)間，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致管理工作的不夠高效；二是在全盤(pán)分析學(xué)?？蒲泄芾頎顟B(tài)以及開(kāi)展科研統(tǒng)計(jì)工作的時(shí)候，簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)表格已經(jīng)無(wú)法滿足管理的需要，無(wú)法分析、研究和發(fā)現(xiàn)科研工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)為科研服務(wù)。只有進(jìn)行科研管理的信息化建設(shè)，才能對(duì)科技活動(dòng)的各種要素進(jìn)行合理組織、協(xié)調(diào)，保證科研管理工作的及時(shí)、高效。[2]

2 使用科研管理系統(tǒng)的重要意義

2.1 科研管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)能夠體現(xiàn)重要的科研信息

平時(shí)在使用科研管理系統(tǒng)時(shí)，各科室工作人員會(huì)將有關(guān)項(xiàng)目立項(xiàng)、論文發(fā)表、成果獎(jiǎng)勵(lì)、科研經(jīng)費(fèi)等相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中。科研管理人員可以通過(guò)系統(tǒng)了解到全?？蒲袑?shí)際情況，可以了解到科研人員目前從事的科學(xué)研究?jī)?nèi)容、進(jìn)展情況、科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)情況。對(duì)這些綜合信息進(jìn)行總結(jié)分析后，可以有效的整合學(xué)校科學(xué)研究方面的力量，有利于學(xué)科之間交叉融合。這些數(shù)據(jù)和信息對(duì)申報(bào)重大課題、成果、獎(jiǎng)勵(lì)有很好的參考價(jià)值，是科研管理決策、 制定科研計(jì)劃的依據(jù)。

2.2 通過(guò)科研管理系統(tǒng)向科研人員提供有益資訊

在現(xiàn)在這個(gè)訊息發(fā)展的時(shí)代，把握科技發(fā)展的趨勢(shì)，使自己的科學(xué)研究緊貼社會(huì)發(fā)展需要和人民需求，顯得尤為重要，這也是國(guó)家級(jí)、省級(jí)重大課題立項(xiàng)必不可少的條件。因此科研管理人員將掌握的一手資料和信息， 例如國(guó)內(nèi)外有關(guān)研究的發(fā)展水平、科研方向、專(zhuān)業(yè)技術(shù)、團(tuán)隊(duì)合作等情況以及優(yōu)秀的申報(bào)書(shū)等相關(guān)材料共享到科研管理系統(tǒng)之中，以便給廣大科研人員參考與學(xué)習(xí)。通過(guò)充分利用信息， 選出有競(jìng)爭(zhēng)力的科研課題， 提高科研課題的中標(biāo)率，使有限的科研資源產(chǎn)生最大的效益 ?？蒲腥藛T充分使用好科研管理系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，不僅能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目、獎(jiǎng)勵(lì)、成果申報(bào)的時(shí)間和動(dòng)態(tài)信息，同時(shí)能夠接收到科技處發(fā)布的各類(lèi)有益資訊和學(xué)習(xí)資料。一方面可以節(jié)約自己查找的時(shí)間，另一方面有些優(yōu)秀的申報(bào)書(shū)及文章等信息也是只有官方才能夠提供的，也確實(shí)有更大的參考價(jià)值，為科研人員更及時(shí)掌握最前沿、最新的信息提供了較好幫助。

2.3 科研管理系統(tǒng)的使用有利于提高科研管理的工作效率

國(guó)內(nèi)許多高校和科研院所為了加強(qiáng)科研業(yè)務(wù)信息的管理，使科研成果得到充分的展示，促進(jìn)科研信息共享，開(kāi)發(fā)了一些符合自身特點(diǎn)的科研信息管理系統(tǒng)。[3]通過(guò)利用信息網(wǎng)絡(luò)和采用信息技術(shù)， 可以簡(jiǎn)化工作程序，將原始的紙質(zhì)化辦公、簡(jiǎn)單的表格匯總辦公提升到了更加智能化的水平，大大減少了科研管理工作者的工作量，節(jié)省了大量人力物力， 提高了工作效率。同時(shí)，學(xué)校、學(xué)院、個(gè)人分級(jí)管理，從下至上形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互溝通的信息環(huán)境，不僅使各項(xiàng)科研管理工作進(jìn)一步規(guī)范化，而且對(duì)于日常管理工作的運(yùn)行和開(kāi)展也起到了很大的促進(jìn)作用。學(xué)校科技處管理人員、學(xué)院科研秘書(shū)、每位科研工作者都有相應(yīng)的管理權(quán)限，科研工作者可以自行錄入自己發(fā)表論文、著作等方面的信息，學(xué)院科研秘書(shū)針對(duì)錄入信息進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)后提交通過(guò)，最終由科技處管理工作者審核通過(guò)。有些項(xiàng)目立項(xiàng)、獎(jiǎng)勵(lì)及成果方面的信息由科技處相關(guān)科室直接錄入，層層把關(guān)，分級(jí)審核，確保了系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)科研管理系統(tǒng)還提供了各種資料下載， 短信群發(fā)等等功能，充分實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上信息交流， 大大提高了管理水平和工作效率。

3 科研管理系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)

科研管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)可以分為很多的模塊，針對(duì)科研管理工作的實(shí)際需求，主要可以歸納為以下幾種：

人員管理——人員管理模塊主要包括科研人員的基本信息，包括有學(xué)歷、職稱(chēng)、學(xué)科研究方向、團(tuán)隊(duì)合作、參與相關(guān)技能培訓(xùn)等方面的基本信息。這方面最原始的數(shù)據(jù)是從學(xué)校人事處的人員數(shù)據(jù)庫(kù)里的相關(guān)內(nèi)容導(dǎo)入完成的。每年都必須要進(jìn)行更新，主要涉及到學(xué)歷和職稱(chēng)的晉升方面。科研管理人員具有信息的錄入、修改、刪除和查詢(xún)的全部權(quán)限，校內(nèi)其他人員只具有查詢(xún)權(quán)限。通過(guò)人員管理模塊中的數(shù)據(jù)，科技管理工作者可以全面了解到目前學(xué)?？蒲腥藛T在從事哪些方面的科學(xué)研究，對(duì)于整合團(tuán)隊(duì)，設(shè)計(jì)大項(xiàng)目大成果有很好的指導(dǎo)意義。

項(xiàng)目管理——項(xiàng)目管理模塊包括校級(jí)以上縱向、橫向項(xiàng)目的基本信息，同時(shí)根據(jù)立項(xiàng)單位的不同可以分為國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳級(jí)及校級(jí)項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目。在錄入系統(tǒng)時(shí)著重對(duì)項(xiàng)目來(lái)源、項(xiàng)目性質(zhì)和類(lèi)別、項(xiàng)目研究起止時(shí)間、項(xiàng)目主持人和參與人的基本情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等進(jìn)行登記。項(xiàng)目管理模塊的信息錄入全部由科技處管理人員操作，一般是分科室單獨(dú)錄入的，科研人員沒(méi)有這些信息的錄入、修改、刪除權(quán)限，僅僅可以查詢(xún)到有關(guān)立項(xiàng)信息。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行整理，可以及時(shí)了解每年新上項(xiàng)目情況，在研項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，項(xiàng)目結(jié)題情況等方面的重要?jiǎng)討B(tài)信息。也有利于科研管理工作者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析和總結(jié)，有較好的參考價(jià)值。endprint

成果管理——成果管理包括鑒定成果、獲獎(jiǎng)成果、專(zhuān)利成果、論文及著作成果、審定新品種、制定新標(biāo)準(zhǔn)等信息。根據(jù)成果的種類(lèi)不同，也有不同的錄入字段的設(shè)計(jì)，獲獎(jiǎng)成果主要包括獲獎(jiǎng)?lì)悇e、獲獎(jiǎng)等級(jí)等信息，鑒定成果主要包括鑒定單位級(jí)別、鑒定結(jié)論等信息，專(zhuān)利主要是包括申報(bào)、公開(kāi)、授權(quán)等方面的信息等等。科研成果的錄入權(quán)限也僅僅對(duì)于管理工作者開(kāi)放，科研人員只可以查詢(xún)到相關(guān)信息，這樣可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。通過(guò)對(duì)科研成果信息進(jìn)行整理，很便捷地為科研統(tǒng)計(jì)和工作總結(jié)提供數(shù)據(jù)資料。

經(jīng)費(fèi)管理——經(jīng)費(fèi)管理中包括對(duì)項(xiàng)目資助經(jīng)費(fèi)、到位經(jīng)費(fèi)、使用經(jīng)費(fèi)等數(shù)據(jù)的管理。經(jīng)費(fèi)的使用需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的預(yù)算進(jìn)行開(kāi)支，并嚴(yán)格遵守相關(guān)科研經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)則?？蒲泄芾硐到y(tǒng)可以讓管理人員和科研人員及時(shí)了解科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)時(shí)情況，對(duì)于合理的使用經(jīng)費(fèi)具有一定的指導(dǎo)作用?？蒲泄芾聿块T(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)也能夠更好的宏觀了解全校科研經(jīng)費(fèi)的使用及管理情況。

4 科研管理系統(tǒng)建設(shè)建議

4.1 應(yīng)當(dāng)適時(shí)進(jìn)行更新與升級(jí)

科研管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中，總是可以發(fā)現(xiàn)一些有待完善的地方，有的可能僅僅是一些小的字段的增補(bǔ)，有的可能涉及到導(dǎo)出數(shù)據(jù)的功能，有的還有整個(gè)模塊的調(diào)整等等。而這些都是在使用過(guò)程中逐步發(fā)現(xiàn)的，這就需要根據(jù)工作的實(shí)際需要與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行溝通。有些可以通過(guò)修改直接完成，有些可能涉及到還需要對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)或者是升級(jí)。這些工作都是必須要考慮的，也是實(shí)實(shí)在在需要不斷摸索改進(jìn)的，總體原則就是使系統(tǒng)用起來(lái)更順更全面更有利于科研管理。

4.2 數(shù)字化校園實(shí)施與科研管理系統(tǒng)的融合

目前大部分高校都有各種各樣的系統(tǒng)，常見(jiàn)的包括有行政辦公系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。有很多系統(tǒng)中的內(nèi)容是相同的，有很多系統(tǒng)里更新修改后的內(nèi)容又得不到共享和更新，所以造成系統(tǒng)眾多又沒(méi)有很好融合的問(wèn)題。事實(shí)上如果要真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園建設(shè)，就應(yīng)該要將這各種管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，使科研管理系統(tǒng)與“數(shù)字校園”中的其它系統(tǒng)相結(jié)合，共同實(shí)現(xiàn)無(wú)冗余的統(tǒng)一信息管理。[4]只有這樣才能充分發(fā)揮數(shù)字化平臺(tái)的功能和優(yōu)勢(shì)，為管理工作提供更多的方便。

參考文獻(xiàn)：

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[4]陸辛玫，王艷，左敏.高校學(xué)院二級(jí)科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].中國(guó)科技信息，2012，1：78-80.endprint