馬靜

摘要：辦公自動化系統(tǒng)（OA）如今已普遍應用于各類企業(yè)，但受多種條件限制，在政府及事業(yè)單位并沒有得到普及應用，該文針對事業(yè)單位常見業(yè)務應用闡述了事業(yè)單位OA系統(tǒng)的設計要點和測試標準，為更多事業(yè)單位開發(fā)或引進OA系統(tǒng)提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：信息共享；安全高效；業(yè)務流程；移動OA

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）32-7813-03

隨著現(xiàn)代電子政務的蓬勃發(fā)展，各級政府部門、企事業(yè)單位愈發(fā)重視政務效率效能和社會服務質(zhì)量的提升，而充分利用現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡技術(shù)開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)（OA）為實現(xiàn)信息資源與應用共享，拋開傳統(tǒng)辦公模式，實現(xiàn)無紙化辦公，實現(xiàn)信息資源、公務、政務、事務的一體化管理和運行，提供了高效便捷的操作平臺。

對于事業(yè)單位來說，辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）不僅要能夠整合單位內(nèi)部和外部的各種人、財、物和信息資源，提升管理水平和辦公效率；還應符合事業(yè)單位特定工作性質(zhì)，如易擴展、規(guī)范性、保密性、安全可靠性等[1]。一個好用的OA系統(tǒng)將能極大提升事業(yè)單位人員的辦公效率與檔案管理水平，所以在開發(fā)事業(yè)單位OA系統(tǒng)之前的用戶需求分析與方案設計就顯得尤為重要。現(xiàn)就事業(yè)單位OA系統(tǒng)的設計要點與測試標準分析如下。

1 事業(yè)單位OA系統(tǒng)設計要點

目前大多數(shù)事業(yè)單位的日常辦公模式仍屬于傳統(tǒng)政務辦公模式，多依賴于紙張作為信息傳遞的介質(zhì)，審批流程復雜，辦公效率較低；下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，單位內(nèi)的規(guī)章制度等文件未實現(xiàn)電子化管理，不便查詢統(tǒng)計；且信息和工作流程互相分離，缺少相關(guān)工作記錄，使工作監(jiān)控監(jiān)督和績效評估缺少依據(jù)。

基于此，筆者通過對所在單位OA系統(tǒng)的使用效果反饋，及對部分使用OA系統(tǒng)的事業(yè)單位進行分析，總結(jié)出事業(yè)單位OA系統(tǒng)開發(fā)設計要點主要集中在信息共享、辦事審批、公文管理等諸多方面。

1.1 個人辦公管理

系統(tǒng)應以一目了然的方式向用戶顯示需要處理的工作內(nèi)容，對于待辦、待閱事宜提供消息提醒功能，在這里可以看到事項的步驟名稱、辦理人、提交人和發(fā)送時間等，這是事業(yè)單位行政辦公對OA系統(tǒng)最基本的要求，也是決策層管理者樂于接納的應用方式。

同時如果加上更加詳細的設計，個人辦公模塊下還可細分為待辦事項、已辦事項、日程安排、文件收藏夾、考勤簽到、網(wǎng)絡硬盤、我的名片夾等一些創(chuàng)新功能。如可將個人的電子文檔、圖片等資料通過網(wǎng)絡上傳至“網(wǎng)絡硬盤”中保存，用戶所有上傳至網(wǎng)絡硬盤的信息資料，實際上已安全有效得上傳保存至系統(tǒng)服務器上，用戶需要時只需登錄系統(tǒng)即可下載使用。這種“即上網(wǎng)—即下載”方式改變了以往用戶一貫使用優(yōu)盤等設備保存攜帶的不方便性?？傊瑐€人辦公模塊不僅可以把個人日常辦公以可視化方式條理分明地梳理出來，解放了紙筆記憶，又能做到日常工作有據(jù)可循。

1.2 信息資源共享

對事業(yè)單位公共及各部門的資料進行動態(tài)管理，各個信息欄目可由事業(yè)單位根據(jù)工作需要自由創(chuàng)建，為單位內(nèi)部人員提供信息發(fā)布、查閱、下載與學習的平臺。并應能夠設定不同的操作與閱讀權(quán)限，為全單位職員提供一個公共資料庫，以實現(xiàn)信息的共享與保存。具體而言，可分為信息發(fā)布、信息報送、信息查閱和信息管理等功能。

以某公益性事業(yè)單位OA系統(tǒng)為例，信息資源共享分為通知公告、規(guī)章制度、工作文件、重點工作、調(diào)研報告和相關(guān)下載等版塊，構(gòu)成了透明而強大的資料中心，員工可隨時查閱本單位的本所特色資料或業(yè)務知識，此模塊可以幫助單位決策者提升決策效率和精準度，同時對于事業(yè)單位規(guī)章制度的執(zhí)行力和單位文化凝聚力起到良好促進作用。

1.3 審批流程可視

鑒于事業(yè)單位行政審批頻繁，如請假申請、會議室申請、業(yè)務培訓申請、信息報送、車輛管理等均需要上級領導審批簽字，這在以往紙質(zhì)為主的工作流程中，顯然造成紙張的重復浪費，且年底對各種申請統(tǒng)計極其困難，所以事業(yè)單位OA系統(tǒng)在設計之初就應對單位內(nèi)各種業(yè)務審批的流程進行梳理分類，針對不同的分管領導管理相應科室、或當負責審批的領導有人事變動時而帶來的流程變化，系統(tǒng)要給予最快的調(diào)整響應。

經(jīng)過調(diào)研分析，事業(yè)單位內(nèi)部請假申請、業(yè)務培訓申請、會議室申請與車輛管理在流程設計上有一定的相似性，只是在申請報批的表單上略有不同。以請假申請為例，當申請人新填寫一個請假表單，可提交至本人所在部門的負責人進行第一輪審批，然后由部門負責人提交至分管領導第二輪審批，分管領導審批后提交給單位總負責人第三輪審批，最后將交由人事管理部門備案。當一個請假條從擬寫到備案結(jié)束，OA系統(tǒng)應能夠清楚得看到流程跟蹤，并可分月、季度或年，根據(jù)時間、部門等字段統(tǒng)計相應報表。

1.4 公文收發(fā)管理

公文管理作為事業(yè)單位OA系統(tǒng)的核心應用之一，應能提供公文基本信息維護、收發(fā)文管理、檔案管理、催辦督辦以及電子印章等功能。考慮到公文行文流程的隨機因素，系統(tǒng)除了對操作規(guī)范的流程進行設置外，還可靈活處理其他臨時變更的流程，確保系統(tǒng)在流程管理方面的規(guī)范性和靈活性。

事業(yè)單位發(fā)文一般要經(jīng)過以下環(huán)節(jié)：擬稿—審核—領導簽發(fā)—編文號—清稿—繕印—歸檔，其他包括發(fā)文追蹤、公文分發(fā)、發(fā)文登記、公文模板調(diào)整等。流程中的每一個環(huán)節(jié)都可以把公文退回至上一環(huán)節(jié)，在流程查看中可隨機查看公文流轉(zhuǎn)情況，同時管理員擁有最高公文監(jiān)控權(quán)限，可對審核中斷的公文進行流程調(diào)整。而在收文管理中對所有收文可以標記不同的收文狀態(tài)：登記、擬辦、批辦、簽閱、歸檔等。

1.5 人事績效管理

事業(yè)單位OA系統(tǒng)對人事績效的管理與專業(yè)的人事管理軟件不同，她以人事信息為基礎，細化崗位設置、崗位職責以及人事績效考核評估標準。在具體執(zhí)行過程中，通過工作標準、規(guī)章制度來對工作人員進行工作指導、行為規(guī)范，使單位內(nèi)部每一位職員都明白自己應做什么，該怎樣做，通過績效考核對下級進行考核、評價，從而形成強大執(zhí)行力，保障了績效評估的公正可信，推動全局目標的完成。

此外，人事績效管理還包括日?？记谥悄芑?，通過登錄系統(tǒng)采集考勤數(shù)據(jù)，準確記錄單位員工上下班時間；完善的請假審批管理和外出登記流程，多方式的考勤統(tǒng)計與值班安排等，都能幫助領導實時查看員工出勤情況和工作狀態(tài)。

1.6 固定資產(chǎn)管理

事業(yè)單位固定資產(chǎn)因其公有性往往會得到專人統(tǒng)一管理。系統(tǒng)應提供一個簡單易用的固定資產(chǎn)管理功能，包括資產(chǎn)的分類、入庫、出庫、申請、審批、新購置、報廢及相關(guān)查詢統(tǒng)計功能。

1.7 內(nèi)部交流論壇

內(nèi)部交流論壇模塊實際上就是給單位內(nèi)部員工提供一個可自由溝通交流的平臺，具體而言可分為六個子模塊：在線交流、內(nèi)部通訊錄、手機短信、共享日程、外出留言和學習交流等。在線交流可以讓在線用戶在線聊天、發(fā)送文件，通過彈出的窗口式界面，可以進行個人對個人或多人在線交流及數(shù)據(jù)傳輸，得到類似“QQ”、“MSN”等軟件的即時通訊體驗。內(nèi)部通訊錄指全單位員工的聯(lián)系方式，員工在發(fā)送手機短信時可直接從通訊錄中選擇一人或多人發(fā)送，也可以自建私人通訊錄或直接輸入對方手機號碼發(fā)送短信。學習交流及公共討論區(qū)，可就工作、學習、生活等多方面實名或匿名發(fā)帖，跟帖，同時版主管理員有權(quán)限對某些特殊帖子刪除或屏蔽。

1.8 移動終端登錄

隨著手機、平板等移動終端的快速普及，單位領導層出差交流等跨地域性辦公，人們早已不滿足于只能在電腦前完成日常工作，所以能夠在移動終端上隨時登錄OA，并可實現(xiàn)電腦操作相同效果，是事業(yè)單位OA系統(tǒng)的必然發(fā)展趨勢。借助手機通信的便利性，使用者無論身處何地都能高效迅捷的開展工作，對于突發(fā)性事件的處理、應急事件的部署都有極為重要的意義。但基于安全保密性原則，系統(tǒng)要建立一套基于角色和工作分工的權(quán)限控制機制并進行職能化界面分類，從客觀上保障工作人員各司其職，防止越權(quán)操作的發(fā)生。

經(jīng)調(diào)研，目前市面上比較成熟的移動OA客戶端產(chǎn)品主要分為基于安卓操作系統(tǒng)的安卓平臺，運用JAVA語言開發(fā)；和基于蘋果操作系統(tǒng)的IOS平臺，運用OC語言開發(fā)。但兩者都依賴于運行在Web服務器上的通用WebService，為客戶端提供數(shù)據(jù)下載與上傳功能。

2 事業(yè)單位OA系統(tǒng)測試標準

事業(yè)單位OA系統(tǒng)主要應用模塊與公司相類似，但又有其不同之處。它是一個包含單位領導、各科室領導、及單位全體員工的綜合性業(yè)務管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)業(yè)務中可能包含事業(yè)單位某特殊領域的機密數(shù)據(jù)或特殊業(yè)務等，所以只有經(jīng)過較為全面的軟件需求調(diào)研和多角度的系統(tǒng)測試后形成的OA系統(tǒng)才足以滿足事業(yè)單位日常辦公需要。

2.1 流程是否順暢

由于事業(yè)單位行政辦公審批事項較多，所以OA系統(tǒng)中對于如公文擬發(fā)、請假、外出培訓、車輛、會議室等多種申請的審批流程一定要順暢無阻，并能清楚地進行分類統(tǒng)計。若流程內(nèi)某一個節(jié)點出問題，可能直接導致用戶對OA系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸心理，工作效率不升反降。

2.2 用戶界面友好

同所有軟件系統(tǒng)一樣，事業(yè)單位OA系統(tǒng)也對界面友好有著極高要求。簡潔、明確、友好的用戶界面可以讓使用者更加容易地找到各種頻道及按鈕，系統(tǒng)可提供若干種不同風格的操作界面，以滿足不同年齡層的用戶需求。同時，隨著系統(tǒng)使用時間的增長，OA系統(tǒng)中信息資料數(shù)據(jù)庫日益增大，一站式搜索功能就顯得十分必要，點擊“搜索”按鈕就可以對系統(tǒng)內(nèi)所有公文、郵件及分類信息實現(xiàn)一站式搜索，減少了搜索環(huán)節(jié)，提高了搜索效率。

2.3 系統(tǒng)是否穩(wěn)定

良好的事業(yè)單位OA系統(tǒng)要充分保證其系統(tǒng)運行的高可靠行和穩(wěn)定性，能承受事業(yè)單位所有用戶上班時間同時在線，即多用戶并發(fā)訪問對系統(tǒng)運行所造成的壓力?？煽康木W(wǎng)絡架構(gòu)和數(shù)據(jù)庫軟件能夠保證數(shù)據(jù)的采集、錄入、傳輸合法性、準確性。此外，系統(tǒng)應具備很強的故障恢復能力和應急反應措施，采用數(shù)據(jù)自動備份等措施，保證日常事務的正常運行。

2.4 高度安全

政府或事業(yè)單位的OA系統(tǒng)俗稱內(nèi)網(wǎng)辦公平臺，主要方便單位內(nèi)部人員日常工作使用，其特點就是要與外網(wǎng)區(qū)別開來，所以安全性往往成為事業(yè)單位OA系統(tǒng)建設過程中最先考慮的問題。

目前普遍的技術(shù)解決方式主要有兩種：一種是將OA系統(tǒng)直接部署到事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)，通過劃分VLAN及防火墻等安全設備物理隔離，實現(xiàn)OA系統(tǒng)只能在辦公區(qū)電腦上登錄，對于在其他地點辦公的本單位成員則通過VPN授權(quán)方式訪問OA系統(tǒng)。另一種是引入CA安全認證系統(tǒng)，通過CA管理部門進行用戶證書注冊等操作，對SVS簽名服務器進行配置后，可添加多個應用系統(tǒng)，對應用中用戶進行身份認證。認證后的簽名證書和加密證書會同時存儲在一個USB Key中，只允許證書存入，不能導出證書進行復制，因此具有極高安全性，用戶需攜帶此USB Key方可登錄OA系統(tǒng)。兩種方式各有特點，前者部署簡單，成本低廉，但難以滿足出差等異地登錄；后者安全性能好，但成本較高。

2.5 后臺管理靈活

OA系統(tǒng)后臺應給予管理者較高權(quán)限，來監(jiān)控整個OA系統(tǒng)各模塊運行情況。根據(jù)實際工作新增、調(diào)整或刪除業(yè)務模塊；對單位人事變動及時調(diào)整；對各部門崗位人員分配相應操作權(quán)限等等。同時，應對公文擬發(fā)、信息報送等行政審批模塊流程變更或中斷等情況發(fā)生時可調(diào)可控，例如公文在流轉(zhuǎn)過程中偶遇某位待審核人不方便操作，可由管理員通過“發(fā)文監(jiān)控”后臺調(diào)整批閱人。

2.6 可擴展性好

事業(yè)單位OA系統(tǒng)的可擴展性主要體現(xiàn)在OA功能配置、工作流的調(diào)整、數(shù)據(jù)字典的配置修改等方面，系統(tǒng)可提供若干種參數(shù)設置，允許管理員對系統(tǒng)進行個性化設置，在不用修改任務代碼的前提下，最大化滿足用戶需求。

3 結(jié)束語

通過對山東、湖北等地事業(yè)單位OA系統(tǒng)的調(diào)研得出，使用效果較好的OA系統(tǒng)首先必須與事業(yè)單位本身的具體業(yè)務相結(jié)合，與日常辦公事務息息相關(guān)，所以只有經(jīng)過詳細需求征集、量身設計定做的OA系統(tǒng)才是事業(yè)單位真正需要的辦公自動化系統(tǒng)。

其次，由于事業(yè)單位人員年齡跨度較大，對新生事物的態(tài)度不一，也有人認為長期的手工操作或紙質(zhì)審批已成定式，沒有必要搞辦公自動化，所以OA系統(tǒng)在事業(yè)單位內(nèi)部的推廣還需要管理層領導自上而下的大力推動、帶頭使用。同時事業(yè)單位員工應轉(zhuǎn)變思想，從本質(zhì)上認識到辦公自動化不僅僅是辦公過程中先進技術(shù)和設備的使用，其最終目標是要提高管理機構(gòu)決策效能，最大程度地提升各級人員的工作效率。

參考文獻：

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