李晶

摘 ?要：隨著我國科學(xué)技術(shù)和信息時(shí)代的不斷發(fā)展，人們對文件信息的網(wǎng)絡(luò)歸檔工作也投入了越來越多的關(guān)注。許多文件都開始以電子檔案的形式借由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)展現(xiàn)在各部門工作人員面前。電子檔案的安全與管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理有很大的區(qū)別，而且其安全管理工作和程序還不完善，需要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)電子檔案的管理隊(duì)伍建設(shè)，從而確保電子檔案的作用能得到充分發(fā)揮，促使檔案信息能有效地儲(chǔ)存起來。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全;管理

0 ?前言

隨著我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和不斷發(fā)展，電子檔案的安全與管理逐漸成為我校檔案工作最關(guān)注的內(nèi)容。檔案部門作為電子檔案安全與管理的主要履行部門，承擔(dān)著確保電子檔案真實(shí)、安全和完整的職責(zé)。然而，當(dāng)前電子檔案的安全出現(xiàn)了一些問題，需要采取相關(guān)措施管理電子檔案安全。本文通過對電子檔案安全管理的現(xiàn)狀進(jìn)行具體分析，并根據(jù)這些問題提出了相應(yīng)的管理措施。

1 ?電子檔案安全管理的現(xiàn)狀

（1）電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全

電子檔案的安全管理必須嚴(yán)格按照國家和地方的具體要求進(jìn)行。當(dāng)前，許多學(xué)校電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全，且內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)眾多，出現(xiàn)了電子檔案產(chǎn)生無依據(jù)、歸檔不明確和儲(chǔ)存不安全等問題。不規(guī)范的電子檔案歸檔程序無法體現(xiàn)出電子檔案安全管理工作的技術(shù)性與特殊性，造成了許多重要的電子檔案存放無章、管理無序的情況，嚴(yán)重影響了電子檔案的質(zhì)量。

（2）電子檔案安全管理的專業(yè)人員參差不齊

電子檔案安全管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人員作為技術(shù)支撐，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學(xué)校并沒有設(shè)立電子檔案管理機(jī)構(gòu)，還有許多管理人員缺乏專業(yè)的電子檔案管理技能，或?qū)τ?jì)算機(jī)操作并不熟練，既沒有接受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，也沒有主動(dòng)更新自己的專業(yè)知識(shí)和技能，造成電子檔案安全管理工作的被動(dòng)局限性，嚴(yán)重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運(yùn)行。

（3）電子檔案信息安全的保密工作還不完善

電子檔案信息作為學(xué)校安全管理的重要性文件，必須做好一定的安全保密工作。然而，當(dāng)前學(xué)校的電子檔案信息的存放位置不固定，存放的載體也可互換，對所有對象都開放使用，且電子檔案信息的內(nèi)容還可以隨意被分解，不僅導(dǎo)致電子檔案信息與儲(chǔ)存載體之間的嚴(yán)重分離，而且還產(chǎn)生了電子檔案信息被隨意修改和竊取的問題，給電子檔案的安全管理工作帶來極大挑戰(zhàn)。此外，由于許多學(xué)校的電子檔案信息安全保密工作還不完善，導(dǎo)致電子檔案信息的使用對象對電子檔案的儲(chǔ)存位置漠不關(guān)心，給電子檔案信息的完整性、真實(shí)性和可靠性特征造成威脅。不但如此，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的開放性特征給電腦黑客與電腦病毒提供了威脅電子檔案存儲(chǔ)載體的機(jī)會(huì)，若電子檔案的存儲(chǔ)載體受到電腦黑客的侵入或病毒的感染，會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息的數(shù)據(jù)無法讀取或遺失，甚至?xí)拐麄€(gè)電子檔案信息系統(tǒng)處于癱瘓狀態(tài)，不利于電子檔案安全管理工作的正常開展。

2 ?電子檔案的安全管理措施

（1）建立健全電子檔案安全管理規(guī)章制度

針對電子檔案安全管理的規(guī)章制度還不健全這個(gè)現(xiàn)狀，必須采取相關(guān)措施健全電子檔案安全管理的規(guī)章制度。結(jié)合本校的電子檔案管理情況，根據(jù)國家的相關(guān)要求，制定科學(xué)合理的電子檔案安全管理制度與規(guī)范措施。通過規(guī)范電子檔案的收集和整理程序，實(shí)施統(tǒng)一保管和統(tǒng)計(jì)電子檔案信息的方法，并以表格規(guī)范電子檔案的信息內(nèi)容，確保電子檔案安全管理工作在相關(guān)規(guī)章制度的指引下開展，從而使電子檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化和專業(yè)化。

（2）提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)

電子檔案安全管理人員的專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作有效開展的決定性因素，因此必須提升電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。第一，提高領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案安全管理的認(rèn)識(shí)和重視度。學(xué)校電子檔案的管理部門應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流，通過不斷建立健全相關(guān)管理制度，促進(jìn)電子檔案管理人員的工作積極性和對管理工作的認(rèn)識(shí)。第二，給電子檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)電子檔案管理人員多多學(xué)習(xí)檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，為學(xué)校電子檔案管理工作提供人才保障。

（3）落實(shí)完善電子檔案信息安全保密工作

由于電子檔案信息的安全保密工作對電子檔案管理具有非常重要的作用，然而當(dāng)前電子檔案信息安全的保密工作出現(xiàn)了不完善的現(xiàn)狀，因此必須落實(shí)和完善信息安全保密工作。電子檔案的信息安全指電子檔案信息產(chǎn)生、信息處理、信息儲(chǔ)存、信息傳輸和信息利用、信息銷毀等程序中的安全。

3 ?結(jié)語

電子檔案的安全與管理工作是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工程，為了確保電子檔案的安全與管理工作能有序開展，要求學(xué)校各部門建立健全電子檔案安全管理規(guī)章制度、提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)，以及落實(shí)完善電子檔案信息安全保密工作，確保電子檔案的安全與管理工作能在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮更大的功效。

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