黃帥

摘要：高校規(guī)模的不斷擴(kuò)張，高校的基建項(xiàng)目越來越多，為此產(chǎn)生了大量的基建工程檔案，本文結(jié)合筆者多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從高?；n案的特點(diǎn)著手，闡述基建檔案整理過程中的問題，從而提出適合高?；n案管理工作的具體整理方法。

關(guān)鍵詞：高校基建檔案整理方法

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)展，高校進(jìn)入了基建項(xiàng)目快速發(fā)展時(shí)期，為此高校的基建檔案也越來越多，如何將這些繁多的基建檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，以便在使用的時(shí)候能夠快速的查詢是當(dāng)前檔案管理人員需要面臨的主要問題。

1基建檔案的特點(diǎn)

1.1專業(yè)性。高校基建檔案是高?；?xiàng)目所產(chǎn)生的各種有價(jià)值的材料，因此基于基建活動(dòng)的分工專業(yè)性，基建檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，比如在高校主體建筑中，其檔案記錄是關(guān)于混凝土工程、鋼筋工程、砌磚工程等，由此可見基建檔案具有很強(qiáng)的實(shí)踐專業(yè)性。

1.2成套性。高?；n案是對(duì)高?；ɑ顒?dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，通過基建檔案可以將基建活動(dòng)從設(shè)計(jì)初級(jí)階段到竣工的全過程真實(shí)的反映出來，雖然不同的施工工序等，將這些檔案進(jìn)行區(qū)別管理，但是其相對(duì)與整個(gè)基建項(xiàng)目而言，具有成套性。

1.3復(fù)雜性。隨著高校基建項(xiàng)目的增多，高校的基建檔案也越來越復(fù)雜，其不僅體現(xiàn)在內(nèi)容上復(fù)雜，基建工程涵蓋的知識(shí)比較多，既有地質(zhì)、環(huán)保、建筑、水電等知識(shí)還具有合同管理、財(cái)務(wù)管理等，因此整體上看，基建檔案的內(nèi)容是非常復(fù)雜的；同時(shí)基建檔案的復(fù)雜性還體現(xiàn)在數(shù)量的增加上，眾所周知，當(dāng)前高校都在積極的新建各種基礎(chǔ)設(shè)施，這樣一來高校的基建檔案數(shù)量必然增多。

2高校基建檔案整理過程中存在的問題

基于高?；ɑ顒?dòng)的增多，高校的基建檔案數(shù)量越來越多，在高校檔案管理人員與管理經(jīng)費(fèi)有限的情況下，經(jīng)過檔案管理人員的不懈努力，保證了高?；n案的有序管理，有效的推動(dòng)高校的檔案管理，但是結(jié)合筆者在基建檔案整理過程中的感悟，高?；n案整理過程存在一些問題：首先檔案管理人員缺乏對(duì)基建檔案管理的重視意識(shí)。高校檔案管理人員認(rèn)為基建檔案主要是對(duì)高校建筑活動(dòng)實(shí)施起到質(zhì)量監(jiān)管作用，一旦高校的基建活動(dòng)完成后，基建檔案存在的意義也就不大，因此他們?cè)诠芾磉^程中就會(huì)不重視，導(dǎo)致一些關(guān)鍵性的基建檔案丟失。其次基建檔案在整理的過程中存在盲目性，具體表現(xiàn)為檔案管理人員在整理基建檔案時(shí)存在一把抓的問題，他們不能按照基建檔案的種類等進(jìn)行細(xì)分，導(dǎo)致以后在查詢相關(guān)信息時(shí)非常的困難。再次基建檔案整理的手段過于傳統(tǒng)。目前高校檔案管理人員在整理基建檔案時(shí)主要采取的就是手工整理的手段，沒有將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)引入進(jìn)來，影響基建檔案整理的效率，而且這種手工整理的方式也容易在整理的過程中出錯(cuò)。最后基建檔案整理的方法比較落后，當(dāng)前高?；n案整理的方法主要是采取立卷模式，即先對(duì)基建檔案進(jìn)行分類、立卷、卷內(nèi)文件整理、填寫卷內(nèi)文件目錄以及封皮等環(huán)節(jié)消耗大量的人力和物力。

3高?；n案整理方法

基于基建檔案對(duì)高校基礎(chǔ)設(shè)施的重要意義，高?；n案整理方法的選取要突破傳統(tǒng)的千篇一律保存整理的方法，而是要根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展需要，有選擇的對(duì)一些基建檔案進(jìn)行整理保存，比如屬于高校重大基建項(xiàng)目的檔案一般在城市的城建檔案館都有備份，為此高?？梢跃痛瞬糠謾n案不進(jìn)行整理與保存，這樣一來既可以減輕高校檔案管理人員的工作量，提高他們的工作效率，同時(shí)也可以為高校節(jié)省一批檔案管理經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)高?；n案合理利用的效率?；诋?dāng)前我國高?；n案整理過程中所出現(xiàn)的問題，我們應(yīng)該從改革基建檔案整理方法入手，構(gòu)建適合高校管理的檔案整理方法。

基于傳統(tǒng)的基建整理方法的局限性，我們可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》，實(shí)施以“件”歸檔的整理方法。

3.1改變基建檔案整理的方式。改變以往的以立卷形式的檔案整理形式，建立以“件”歸檔的模式，以“件”歸檔有效的避免了傳統(tǒng)的基建檔案繁瑣的環(huán)節(jié)，只需要將基建檔案以“件”的形式進(jìn)行整理，對(duì)每“件”進(jìn)行編頁、蓋歸檔章、填寫頁數(shù)、件數(shù)以及保管期限等信息就可以，不再需要對(duì)其進(jìn)行細(xì)致的分類。

3.2提高基建檔案整理的手段。傳統(tǒng)的以手工整理基建檔案的模式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)整理錯(cuò)誤的現(xiàn)象，因?yàn)槿嗽谡砘n案時(shí)他們會(huì)受到主觀意識(shí)的影響而導(dǎo)致工作失誤，比如檔案管理人員在整理基建檔案文件時(shí)，他們可能會(huì)因?yàn)榇中拇笠?，而將某一重要的基建檔案歸納到別的檔案袋內(nèi)，這樣一來在查詢此信息時(shí)就會(huì)因?yàn)楣ぷ魅藛T的失誤而增加檔案查詢的時(shí)間，影響檔案歸檔的實(shí)效發(fā)揮，而通過將計(jì)算機(jī)工具引入到基建檔案整理過程中，就可以避免整理過程中的失誤現(xiàn)象出現(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)的輔助，可以實(shí)現(xiàn)基建檔案信息的數(shù)字化，這對(duì)于檔案信息的使用者來說，就會(huì)更加快捷。

3.3在確定好基建檔案的“件”之后要確定基建檔案的保管期限，隨后進(jìn)行裝訂，進(jìn)行編目排序、編號(hào)、加蓋歸檔章最后裝盒。

基建檔案整理是將高?；ɑ顒?dòng)相關(guān)材料轉(zhuǎn)化為檔案的重要步驟，是高校基建管理工作的重要依據(jù)。隨著高?；?xiàng)目的增多，高?；n案的數(shù)量也越來越多，因此作為高校檔案管理工作者一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，在基建項(xiàng)目開始階段就要介入進(jìn)去，強(qiáng)化基建檔案整理的力度，提高基建檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳梅英.基建檔案的重要性及其管理方法研究[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（03）.

[2]董瑞芬.試論高?；n案的特點(diǎn)與管理[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（03）.

[3]周政坤.提高基建檔案管理水平的方法及措施[J].沈陽航空工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（12）.