石家莊鐵道大學(xué)四方學(xué)院 吳莉莉 陳亞楠

WF公司是一家典型的施工企業(yè)，其業(yè)務(wù)主要集中在路橋建設(shè)方面，從事施工機(jī)械融資租賃以及其它有關(guān)的業(yè)務(wù)。當(dāng)前WF公司雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化情況并不理想，暴露出不少問(wèn)題，主要有：其它信息系統(tǒng)沒(méi)能與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的完美對(duì)接；實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的意識(shí)不強(qiáng)；全體員工共同配合一體化進(jìn)程的難度很高；各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享相對(duì)復(fù)雜等。本文提出的總構(gòu)思主要以相應(yīng)的運(yùn)作協(xié)同操作平臺(tái)為基礎(chǔ)，構(gòu)建出的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)開發(fā)思路。運(yùn)作協(xié)同操作平臺(tái)是常見的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)開發(fā)框架，按照具體的功能可以將其劃分為以下4層：操作層、對(duì)接層、運(yùn)算層、處理層。操作層的功能是為WF公司的各級(jí)信息子系統(tǒng)（CRM，RP，EIP）提供數(shù)據(jù)暫存空間；對(duì)接層是整個(gè)信息系統(tǒng)最關(guān)鍵的一層，其功能是為系統(tǒng)內(nèi)不同業(yè)務(wù)模塊、不同功能模塊和操作平臺(tái)進(jìn)行的數(shù)據(jù)傳輸與共享提供渠道；運(yùn)算層的功能是為各類數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的分析與處理服務(wù)；處理層的功能是維持整個(gè)平臺(tái)的各項(xiàng)運(yùn)作保持正常。運(yùn)作協(xié)同操作平臺(tái)能夠?yàn)榱闵⒌腤F公司信息管理系統(tǒng)構(gòu)建統(tǒng)一的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)各類信息的自由交換與集成，不但能夠優(yōu)化公司的運(yùn)作模式，還能大幅提升公司的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化程度。

一、基于異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的財(cái)務(wù)信息共享機(jī)制建立

建立過(guò)程可以分為以下4個(gè)階段：（1）借助將不同信息系統(tǒng)的后臺(tái)程序編碼一致化，再對(duì)照過(guò)去的原始編碼與新的一致化編碼，就能準(zhǔn)確讀取每個(gè)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的解析，從而為各個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享做好鋪墊。（2）如果各信息系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)是基于不同框架的，就需要建立起各后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)傳輸通道，具體操作包括：設(shè)計(jì)適合各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)傳輸接口程序；插入后臺(tái)數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議；連接各后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。（3）理順業(yè)務(wù)流程，制定嚴(yán)格的系統(tǒng)使用守則，根據(jù)流程的實(shí)際情況建立與之相應(yīng)的模塊功能，并進(jìn)行數(shù)據(jù)上載與儲(chǔ)存。按照不同業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作情況，將生成的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的憑證一一對(duì)應(yīng)，從而現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)與憑證的同步化；之后，再根據(jù)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)保存文件。（4）實(shí)施數(shù)據(jù)互換，建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)群，借助有效對(duì)接各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，按照事前設(shè)定的取數(shù)模式，將之前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)傳遞到后續(xù)環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)之中，從而形成原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日志。為了避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)隨意篡改的現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行加密設(shè)置，提升數(shù)據(jù)的安全性。

二、理順公司業(yè)務(wù)流程

公司的業(yè)務(wù)流程中明確規(guī)定了每名員工、各職能部門的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，并將其有機(jī)融合為統(tǒng)一的連續(xù)行為，從而逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。而梳理業(yè)務(wù)流程則是對(duì)其的優(yōu)化與重組過(guò)程，能夠有效提升各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)作規(guī)范性，讓員工可以根據(jù)明確的指引開展工作。借助控制業(yè)務(wù)中的核心節(jié)點(diǎn)，能夠?qū)T工的個(gè)體行為有效匯總為公司的總體行為。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，WF公司應(yīng)采取以下步驟進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理：組建流程管理機(jī)構(gòu)（掌控理順流程的全局）→理順公司當(dāng)前的各業(yè)務(wù)流程（記錄流程實(shí)際運(yùn)行情況）→研究當(dāng)前流程中的不足之處→（若是流程中有不必要的環(huán)節(jié)）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程→（若是有必要實(shí)施新流程）重組業(yè)務(wù)流程→流程管理機(jī)構(gòu)審議→落實(shí)優(yōu)化或者重組措施→沒(méi)有審議通過(guò)的，繼續(xù)提交新的改進(jìn)方案。

理順業(yè)務(wù)流程時(shí)，WF公司應(yīng)該充分結(jié)合PDCA循環(huán)模式（Plan-do-check-adjustment），拆解當(dāng)前業(yè)務(wù)流程，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建相應(yīng)的優(yōu)化表單，從而讓不同數(shù)據(jù)信息能夠通過(guò)優(yōu)化過(guò)的流程實(shí)現(xiàn)高效共享，同時(shí)可以根據(jù)流程核心控制點(diǎn)查詢數(shù)據(jù)的原始出處。若是流程中有不必要的環(huán)節(jié)，則應(yīng)該優(yōu)化流程，將不必須要的環(huán)節(jié)剔除、簡(jiǎn)化流程；若是有必要實(shí)施新流程，則要對(duì)流程進(jìn)行重組，并建立與之相應(yīng)的管理規(guī)范，從而保證新流程的有效性。通過(guò)上文的理順過(guò)程，WF公司對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化與重組，不但加強(qiáng)了與上游企業(yè)的聯(lián)系，也提升了與下游企業(yè)的流程運(yùn)作效率，從而有效改善了和他們之間的溝通與協(xié)作現(xiàn)狀，讓公司的整個(gè)運(yùn)作過(guò)程變得更加科學(xué)、更加高效。

不難看出，理順業(yè)務(wù)流程其實(shí)是一個(gè)貫穿企業(yè)管理活動(dòng)始終，而且涉及企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)過(guò)程。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，理順業(yè)務(wù)流程是進(jìn)行信息化的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高效管理的內(nèi)在需求，能幫助企業(yè)更好的開展風(fēng)險(xiǎn)控制工作。借助理順業(yè)務(wù)流程，WF公司能夠讓各個(gè)責(zé)任崗位的員工明白其在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中扮演的角色；提升風(fēng)險(xiǎn)控制工作的效率，從而實(shí)現(xiàn)公司管理機(jī)制的改善。

三、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接

想要提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化程度，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接勢(shì)在必行。對(duì)接過(guò)程應(yīng)該基于運(yùn)作協(xié)同操作平臺(tái)，并遵循建設(shè)數(shù)據(jù)采集與互換接口的原則，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完美對(duì)接。具體對(duì)接步驟為：第一步，采集并整合公司的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；第二步，按照系統(tǒng)設(shè)定的運(yùn)算邏輯構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄憑證模版；第三步，通過(guò)模塊的自動(dòng)生成功能，將模板中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄憑證。通常來(lái)講，要是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)之間沒(méi)有實(shí)時(shí)連通網(wǎng)絡(luò)的話，就需要借助文件拷貝或者傳輸?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接；但要是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)之間有實(shí)時(shí)連通網(wǎng)絡(luò)的話，就可以借助聯(lián)機(jī)、轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)庫(kù)等實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接。轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)庫(kù)其實(shí)就是暫時(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，并及時(shí)將數(shù)據(jù)傳輸出去的中轉(zhuǎn)站，這樣的數(shù)據(jù)對(duì)接模式安全性相對(duì)好一些，因?yàn)閿?shù)據(jù)互換的雙方都無(wú)法直接對(duì)另一方的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行任何操作，從而避免出現(xiàn)惡意的數(shù)據(jù)篡改以及刪除現(xiàn)象。為了保證對(duì)接的安全性，WF公司使用的是后一種傳輸模式。具體的系統(tǒng)對(duì)接過(guò)程見圖1：

圖1 系統(tǒng)對(duì)接過(guò)程圖

第一步，對(duì)接各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的交易企業(yè)信息，對(duì)接的信息具體包括：公司客戶信息、供應(yīng)商企業(yè)等，并構(gòu)建信息對(duì)比表格；同時(shí)，由公司總部以及項(xiàng)目分管公司將各交易明細(xì)發(fā)送過(guò)來(lái)，這些信息只能內(nèi)部使用，絕不可以傳播到企業(yè)之外。

第二步，對(duì)接組織結(jié)構(gòu)與財(cái)務(wù)對(duì)象之間的會(huì)計(jì)信息，把業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)先發(fā)送至轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)庫(kù)；再通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與整合，提取其中的有用信息，實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)與財(cái)務(wù)對(duì)象之間的會(huì)計(jì)信息對(duì)接。

第三步，對(duì)接個(gè)人往來(lái)數(shù)據(jù)信息，把財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的個(gè)人往來(lái)信息，依據(jù)一定的順序進(jìn)行排序，生成數(shù)據(jù)表；然后公司總部以及項(xiàng)目分管公司提取有用的個(gè)人往來(lái)數(shù)據(jù)。

第四步，根據(jù)不同的財(cái)務(wù)憑證模板設(shè)定憑證接口功能，具體設(shè)置過(guò)程為：（1）確定模板架構(gòu)。也就是確定所需的憑證模版，通常我們都會(huì)將一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的所有單據(jù)劃分為同類，若是涉及到的單據(jù)過(guò)多，那么就需要對(duì)其進(jìn)行分解與細(xì)化。（2）確定憑證模版。確定了模板架構(gòu)之后，就需要根據(jù)模板架構(gòu)確定所需財(cái)務(wù)憑證的具體數(shù)據(jù)集成模版。（3）確定系統(tǒng)運(yùn)算參數(shù)。系統(tǒng)用戶需要按照自己的具體運(yùn)營(yíng)情況，確定不同運(yùn)算過(guò)程的參數(shù)，這樣大大提升了系統(tǒng)的個(gè)性化程度，讓系統(tǒng)操作人員可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)定參數(shù)，從而提升財(cái)務(wù)憑證的生成效率。（4）生成業(yè)務(wù)憑證。進(jìn)行了上面的處理之后，企業(yè)就可以將不同的財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行整合，匯總為業(yè)務(wù)憑證。這里的憑證生成操作是可擦寫的，也就是如果生成的憑證存在不當(dāng)之處，操作人員可以將其取消再重新進(jìn)行生成操作。

通過(guò)以上步驟，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)借助采集到的各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)模板生成有關(guān)憑證。WF公司借助將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接，有效改善了當(dāng)前系統(tǒng)的應(yīng)用性，并提升了信息處理能力。

四、統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)樨?cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存在自己的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也存在自己的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，可這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)論在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)還是存儲(chǔ)格式上都完全不同，所以導(dǎo)致了系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的傳輸與共享，就算是明知道業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中有財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)，也沒(méi)有渠道能夠快速獲得，導(dǎo)致工作效率低下。對(duì)于WF公司來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在最好的方式就是建立一個(gè)數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站，從而實(shí)現(xiàn)兩套系統(tǒng)之間的信息互換。首先把業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)發(fā)送至格式切換中轉(zhuǎn)站，然后借助數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制把中轉(zhuǎn)站里面的數(shù)據(jù)發(fā)送到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)里面。為了提升系統(tǒng)的運(yùn)作效率，建議每天進(jìn)行一次數(shù)據(jù)交換，在系統(tǒng)中設(shè)定執(zhí)行時(shí)間，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。雖然已經(jīng)做好數(shù)據(jù)接口，但是為了確保數(shù)據(jù)能夠正常傳輸，還是要對(duì)接口進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試功能正常后，就可以進(jìn)行常規(guī)的數(shù)據(jù)互換操作。具體運(yùn)作流程見圖2：

圖2 數(shù)據(jù)互換過(guò)程圖

（1）組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)共享。當(dāng)前WF公司的行政組織與具體核算中的會(huì)計(jì)對(duì)象并沒(méi)有建立起一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，導(dǎo)致這兩套信息系統(tǒng)建立的樹形數(shù)據(jù)記錄結(jié)構(gòu)不同。進(jìn)行數(shù)據(jù)同步時(shí)，要先把業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)里面存儲(chǔ)的組織信息發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺(tái)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站里面的組織信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，再把它們發(fā)送到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中。這樣不但實(shí)現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)更新數(shù)據(jù)的同步，也能確保之前的數(shù)據(jù)接口維持原樣。

（2）員工文檔數(shù)據(jù)共享。進(jìn)行員工文檔數(shù)據(jù)同步時(shí)，要先把業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)里面的員工文檔數(shù)據(jù)發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺(tái)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站里面的員工文檔數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，再把它們發(fā)送到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中。

（3）往來(lái)企業(yè)數(shù)據(jù)共享。進(jìn)行往來(lái)企業(yè)數(shù)據(jù)同步的時(shí)候，要先把業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)里面的往來(lái)企業(yè)數(shù)據(jù)整合之后發(fā)送到數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站；之后數(shù)據(jù)協(xié)同操作平臺(tái)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)格式切換中轉(zhuǎn)站里面的往來(lái)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理，再把它們發(fā)送到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中。

（4）業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)共享?；赪F公司的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為使用ERP系統(tǒng)是其最好的選擇。因?yàn)镋RP系統(tǒng)能快速實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)的集成與共享，并通過(guò)自身的運(yùn)算功能將各類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與處理，之后高效率輸出。進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索時(shí)，只要變動(dòng)任何一個(gè)搜索選項(xiàng)，系統(tǒng)都會(huì)馬上啟動(dòng)新的搜索機(jī)制，針對(duì)關(guān)鍵字中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的查找，并列出與之相關(guān)的財(cái)務(wù)記錄。必要時(shí)，還可以生成報(bào)表，以便用戶全面瀏覽各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)這兩類數(shù)據(jù)的共享，能夠幫助公司管理層更加清楚的掌握公司當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)狀況，從而制定更加適合公司發(fā)展、更加具有針對(duì)性的經(jīng)營(yíng)決策，進(jìn)而提升公司的運(yùn)營(yíng)效率，最大化公司的價(jià)值。

五、實(shí)現(xiàn)資金管理數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享

為了更好地滿足發(fā)展需要，WF公司非常注意完善自身的財(cái)務(wù)管理模式。以前，公司進(jìn)行的財(cái)務(wù)管理工作基本上就是會(huì)計(jì)核算以及編制各類報(bào)表而已；但是，隨著公司的發(fā)展與業(yè)務(wù)范圍的拓展，公司希望能夠?qū)崿F(xiàn)資金管理數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，從而有效管理公司的業(yè)務(wù)與資金運(yùn)作情況，避免因?yàn)樾畔⒌牟粚?duì)稱性導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)或者財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，而令公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失或者陷入財(cái)務(wù)危機(jī)。

借助財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化能夠有效整合公司的各個(gè)價(jià)值創(chuàng)造鏈條，從而找出關(guān)鍵的價(jià)值創(chuàng)造環(huán)節(jié)，并尋求如何更加高效銜接各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方法，進(jìn)而提升公司整體的運(yùn)作效率。其實(shí)，不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間不但彼此促進(jìn)，也會(huì)相互制約，如果能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，就可以密切關(guān)注各個(gè)流程環(huán)節(jié)的運(yùn)作有效性，從而提升流程運(yùn)作的順暢程度。WF公司基本上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成憑證的功能，所以確保了不同系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，使得數(shù)據(jù)之間具有很高的可比性，令決策者進(jìn)行數(shù)據(jù)參考的時(shí)候更加一目了然。

（1）預(yù)算信息數(shù)據(jù)。借助表1實(shí)現(xiàn)了預(yù)算信息數(shù)據(jù)共享，從而有效提升了WF公司的預(yù)算管理效率。

表1 費(fèi)用報(bào)銷單

（2）成本信息數(shù)據(jù)。圖3的方式實(shí)現(xiàn)了成本信息數(shù)據(jù)的共享，讓W(xué)F公司成本管理工作的時(shí)效性得到了顯著提高。

圖3 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接

（3）資金信息數(shù)據(jù)。表2實(shí)現(xiàn)了資金信息數(shù)據(jù)的共享。

表2 外付款項(xiàng)單

［1］何婷、熊力：《基于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理》，《財(cái)會(huì)月刊》2011年第8期。

［2］趙連靜、沈文華：《財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化綜合實(shí)驗(yàn)角色模擬設(shè)計(jì)》，《財(cái)會(huì)月刊》2005年第10期。

［3］寧云才、蘇士勇：《也談ERP軟件中的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化》，《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》2009年第8期。