□ 云 霄

電子文件具有高時效性和集文字、圖像、聲音、視頻于一體的多媒體優(yōu)勢，以及特殊的時空存儲特征。加強電子文件管理是提高企業(yè)現(xiàn)代管理水平、提高工作效率的重要手段。

近年來，國家高度重視電子文件管理工作，并于2010年將電子文件管理上升到國家戰(zhàn)略層面。中國石化因信息化建設和應用基礎較好，管理較規(guī)范，2012年被國家選為全國電子文件試點僅有的兩家央企之一，已于2014年12月中旬通過驗收。當前，中國石化有必要學習借鑒發(fā)達國家特別是西方先進跨國公司的做法，把電子文件管理提高到企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略層面，充分發(fā)揮電子文件在生產(chǎn)經(jīng)營改革發(fā)展中的作用。

管理現(xiàn)狀及主要問題

2001年以來，中國石化就以“國際標準、中國國情、石化特色”為理念，研究、規(guī)劃和實施了各類信息管理系統(tǒng)，中國石化電子文件管理工作也在信息化建設的有力推動下取得了較好成績。辦公自動化系統(tǒng)方面，根據(jù)自身辦公管理實際需要，推動了辦公自動化系統(tǒng)建設和全生命周期的電子文件管理工作；生產(chǎn)經(jīng)營及其他信息系統(tǒng)方面，研究探索重要數(shù)據(jù)在線歸檔，開發(fā)出與生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)相關的歸檔接口，將重要數(shù)據(jù)資料從系統(tǒng)中抽取出來，自動導入檔案系統(tǒng)按閱讀方式形成歸檔文件格式保存，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)的在線采集與歸檔，確保生產(chǎn)經(jīng)營信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集準，歸檔文件存得住、用得好；聲像電子文件方面，為適應照片、視頻、錄音電子化的新情況，開發(fā)數(shù)碼照片管理模板，實現(xiàn)圖片與背景信息合一的表單管理，解決了圖片與背景信息管理分離的難題，并建立聲像檔案庫；網(wǎng)站及電子郵件方面，統(tǒng)一全系統(tǒng)郵件，企業(yè)網(wǎng)站重要信息數(shù)據(jù)由業(yè)務部門下載歸檔，統(tǒng)一管理。

但同時在電子文件管理方面，也存在相對關注電子公務文書歸檔較多，接收和管理數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等方面關注較少，以及非憑證類電子文件管理不足、尚未集中統(tǒng)一管理、歸檔范圍狹窄、風險控制不足等問題。建立相關信息系統(tǒng)后，系統(tǒng)中憑證類的電子文件依然要求打印后歸檔，但對于系統(tǒng)內其他重要文件數(shù)據(jù)資料如何管理、如何歸檔保存，在系統(tǒng)建設規(guī)劃時未予考慮。電子文件的真實、可靠、完整、可用和安全等方面的工作尚有差距。

構建電子文件管理體系的主要內容

歸檔涵蓋全部領域。凡是產(chǎn)生電子文件的領域，都要按照歸檔要求進行歸檔。根據(jù)電子文件管理實際，新建立的中國石化電子文件管理體系在保持做好電子公務文書歸檔的同時，要同步開展接收和管理公司全部生成和應用電子文件領域的數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等，避免出現(xiàn)電子文件管理的空白和死角。

集中統(tǒng)一管理。電子文件管理歸口辦公廳（可根據(jù)論證結果設在其他部門，如信息系統(tǒng)管理、企業(yè)改革管理部等），有關部門配合。辦公廳負責OA系統(tǒng)研究、建立、使用管理，各類電子文件的接收、保管、開發(fā)利用工作，以及檔案信息系統(tǒng)建設，各類電子文件歸檔、保管、利用工作的指導。保密保衛(wèi)部門負責全過程電子文件的保密審核把關。信息部門負責技術、規(guī)劃、資金和項目建設，提供技術支撐。其他部門負責本部門業(yè)務領域信息系統(tǒng)的研究、建立、使用管理，負責將本部門生成的電子文件按照要求歸檔和移交。

建立完善規(guī)范標準及管理制度。要避免各業(yè)務系統(tǒng)標準不一的現(xiàn)象。已建立的系統(tǒng)，要力爭將中國石化標準上升到國際標準、國家標準或行業(yè)標準。新建立的系統(tǒng)，應從一開始就引用國際標準。同時，要對照國際和國家電子文件管理有關規(guī)范，對已有制度進行修改完善，不斷建立健全制度。

前端控制做到“三個結合”?？茖W有力的前端控制是保證電子文件有效歸檔和應用的基礎，應做到電子文件系統(tǒng)設計要與電子文件標準相結合，電子文件生成程序要與電子文件獲取程序相結合，電子文件移交時間要與電子文件歸檔要求相結合，保證電子文件生成利用與管理的規(guī)范化、有效性。

實時在線歸檔。明確有關信息系統(tǒng)形成的重要數(shù)據(jù)包含的具體內容，系統(tǒng)內形成電子文件的原元數(shù)據(jù)，歸檔數(shù)據(jù)、技術要求、實現(xiàn)手段等，實現(xiàn)電子文件在線管理、在線歸檔，保證電子文件生成利用的系統(tǒng)性、安全性。

建立電子文件查詢利用平臺。由目前電子文件生成后第二年即移交檔案管理部門歸檔的形式，變?yōu)殡娮游募珊蟮诙暌平粰n案部門集中放在新增加的電子文件應用平臺，在向有關部門提供便利查詢利用5～10年后，再由檔案部門歸檔。

實施步驟與保障措施

構建具有中國石化特色的電子文件管理體系，應先從少數(shù)部門（業(yè)務領域）試點，及時查找不足，不斷完善電子文件管理體系。在少數(shù)部門（業(yè)務領域）試點基礎上，擴大試點范圍，進行多部門、多業(yè)務領域、多業(yè)務系統(tǒng)的試點。最后擇機在全系統(tǒng)全業(yè)務領域推廣實施。同時，要及時發(fā)現(xiàn)問題，結合實際對中國石化電子文件管理體系進行修改完善。

為使中國石化電子文件管理工作順利開展，應從以下幾個方面落實保障措施。一是統(tǒng)一思想。要讓大家認識到電子文件管理實施的重要性和復雜性，同時做好意見建議的收集歸納整理。二是學習先進技術。中國石化對先進適用的電子文件管理系統(tǒng)的技術，要不斷引進、消化吸收和再創(chuàng)新。三是科學制訂實施方案。要與試點、擴大試點的部門充分溝通，具體實施方案中要有實施時間節(jié)點、目標、內容、要求、檢查落實等。四是建立監(jiān)督考核機制，確保工作落到實處，長期有效地推進和完善。五是加快人才培養(yǎng)。中國石化應采取多種方式培養(yǎng)既懂文件檔案管理又懂計算機技術的人才。一方面可以在各企業(yè)中選擇人員進行電子文件管理相關知識的學習，組織必要的業(yè)務培訓，在短期內提升具體從事電子文件管理人員的工作水平。另一方面，要著眼長遠，做好人才儲備。