王琳華

河南省永城市人民醫(yī)院

關(guān)于醫(yī)院檔案保管保護(hù)的現(xiàn)狀及對策分析

王琳華

河南省永城市人民醫(yī)院

當(dāng)前醫(yī)院檔案保管保護(hù)工作已成為醫(yī)院日常工作的重點(diǎn)關(guān)注的問題，醫(yī)院要想發(fā)揮出檔案資料的利用價(jià)值，就必須加強(qiáng)和優(yōu)化檔案保管工作。本文基于當(dāng)前我院檔案保管工作的現(xiàn)狀，對改善我院檔案保管保護(hù)條件的對策進(jìn)行分析，也為更多的醫(yī)院檔案保管保護(hù)工作提供一些參考資料。

醫(yī)院；檔案保管保護(hù)；改善

檔案保管保護(hù)是根據(jù)檔案制成材料的成分和狀況所采取的存放和安全防范措施，它包括檔案的庫房管理和檔案在流動(dòng)過程中的防護(hù)管理。其目的是最大限度地延長檔案的壽命，盡力把更多有價(jià)值的信息留給未來，基本任務(wù)是最大限度地防止并減少檔案的損毀，盡量延長檔案的壽命。加強(qiáng)檔案的保管保護(hù)工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證才能做好這項(xiàng)工作。

2012年，國家檔案局制定了我國檔案事業(yè)發(fā)展新的戰(zhàn)略目標(biāo)，并提出了檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，即建設(shè)檔案強(qiáng)國的目標(biāo)和充分開發(fā)利用檔案資源、滿足社會(huì)需要的根本目的，這對我國檔案事業(yè)更好更快的發(fā)展具有重要意義。因此，我醫(yī)院的檔案保管保護(hù)工作顯得尤為重要。筆者根據(jù)我醫(yī)院檔案保管保護(hù)的工作現(xiàn)狀，對我單位的檔案保管保護(hù)工作進(jìn)行了調(diào)查研究，對如何保證檔案實(shí)體的安全提出了相應(yīng)的對策。

一、我醫(yī)院檔案保管保護(hù)工作的現(xiàn)狀分析

我國歷來都十分重視檔案的保管保護(hù)工作，在國家和各級(jí)檔案部門多年的共同努力下，我國的檔案保管保護(hù)條件得到了大幅度的改善，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的完整性與安全性。但我醫(yī)院的檔案保管保護(hù)條件令人擔(dān)憂，比如，我醫(yī)院沒有專門的檔案工作庫房，也沒有專門的檔案保管保護(hù)設(shè)施，并沒有配備專門的檔案工作人員管理檔案，可以說我醫(yī)院的檔案管理十分混亂，存在較多的安全隱患。

二、關(guān)于改善我醫(yī)院檔案保管保護(hù)條件的對策

我醫(yī)院的檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案的保管保護(hù)關(guān)鍵在于兩個(gè)方面，一是防止和減慢各種外界不利環(huán)境因素對檔案材料的破壞；二是對已經(jīng)破壞的檔案材料進(jìn)行修復(fù)，增強(qiáng)其抵抗外界不利因素的能力。關(guān)于如何改善我院的檔案保管保護(hù)條件，我主要從六個(gè)方面進(jìn)行分析討論。

1、建立各種檔案管理制度。

在檔案的保管保護(hù)方面，我醫(yī)院應(yīng)緊跟國家檔案局的政策，學(xué)習(xí)地方檔案館的規(guī)定，建立健全檔案庫房管理制度、檔案室安全保衛(wèi)制度等各種檔案管理制度，并嚴(yán)格的按照各種規(guī)章制度行事。

2、爭取新建檔案館室，加大檔案保管保護(hù)工作的物質(zhì)投入力度。

近幾年來，我國大力加強(qiáng)國家各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善基礎(chǔ)設(shè)施條件，更好地滿足公共的需求，所以我醫(yī)院應(yīng)該緊緊抓住這個(gè)有利時(shí)機(jī)，緊跟國家建設(shè)的步伐，向政府申請加強(qiáng)我醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管保護(hù)的硬件設(shè)施，將檔案保管保護(hù)經(jīng)費(fèi)納入單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，為安全有效地保管保護(hù)好檔案提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障，從而更好地滿足我醫(yī)院職工和患者對檔案保管與檔案資料公共服務(wù)的需要。

3、抓住我市創(chuàng)建文明城市的機(jī)遇，改善檔案保管保護(hù)的條件。

從2011年開始，永城市委、市政府就從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全局出發(fā)，作出了開展“四城聯(lián)創(chuàng)”活動(dòng)的重要決策，它是提高市民整體素質(zhì)、塑造城市形象的基礎(chǔ)工程，是提升城市整體品位的有力載體。實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的首要任務(wù)就是我市要達(dá)到文明城市的要求，凡申報(bào)“文明城市”的，其城市檔案館建設(shè)必須達(dá)到相應(yīng)的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，所以永城市在爭創(chuàng)全省文明城市中積極開展創(chuàng)建國家級(jí)檔案館活動(dòng)，我醫(yī)院應(yīng)牢牢抓住這一機(jī)遇，緊跟我市的建設(shè)步伐，大力加強(qiáng)檔案保管保護(hù)的硬件設(shè)施建設(shè)，努力改善檔案保管保護(hù)的條件。

4、培養(yǎng)檔案管理人才，提高檔案人員綜合素質(zhì)。

要盡快提高檔案管理人員的文化素質(zhì)，就必須加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，采取積極必要的措施，不斷更新知識(shí)，使檔案人員適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需要。

5、改善我醫(yī)院檔案室的內(nèi)外環(huán)境。

我醫(yī)院在檔案室選址時(shí)，應(yīng)選擇常年主導(dǎo)風(fēng)向的上風(fēng)向，以防止各種污染物在庫房積聚不易擴(kuò)散，損害檔案工作人員的身體健康；做好檔案室周圍的綠化工作，多種植吸收二氧化碳能力強(qiáng)的樹木；在庫房內(nèi)放置吸附劑，防止檔案灰塵和粉塵的飛揚(yáng)，保持室內(nèi)清潔。檔案庫房地址的選擇：“十防”要求（即：防水、防潮、防高溫、防火、防光、防污染、防蟲霉鼠、防震、防盜、防磁。）檔案庫房溫度應(yīng)在14℃至24℃之間，相對濕度在45%—65%范圍內(nèi)。

6、對電子檔案要進(jìn)行特殊保護(hù)。

我醫(yī)院電子檔案載體的種類有光盤、U盤兩種，要保護(hù)電子檔案載體的安全，根據(jù)相關(guān)電子檔案的保管要求，我醫(yī)院庫房選址上應(yīng)建立在遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體的地方，庫房溫度應(yīng)控制在17℃—20℃之間，相對溫度應(yīng)在35%—45%之間，并滿足避光、防塵、防變形的要求。只有盡量創(chuàng)造一個(gè)良好的檔案保存環(huán)境，才能延緩電子檔案載體的老化，即便在這種良好的保存環(huán)境之下，也難免不發(fā)生檔案信息資源丟失的現(xiàn)象，因此，對所保存的電子檔案載體，我醫(yī)院檔案管理人員必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，達(dá)到保證電子檔案信息可靠性和完整性的要求。

王琳華（1986-），女，河南永城人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。