王 丹 ，劉 鑫 ，王洪敏

（1.遼寧理工學(xué)院 遼寧 錦州 121013；2.錦州漢拿電機(jī)有限公司 遼寧 錦州 121013；3.渤海大學(xué) 信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，遼寧 錦州 121013）

通過(guò)對(duì)幾家做國(guó)際外包業(yè)務(wù)的公司調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)公司都沒(méi)有項(xiàng)目管理類軟件做日常工作的記錄，結(jié)果是項(xiàng)目信息經(jīng)常混淆，并導(dǎo)致跟客戶的溝通出錯(cuò)，更有甚者會(huì)導(dǎo)致一些項(xiàng)目失控，服務(wù)質(zhì)量下降，影響公司的形象跟市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。針對(duì)這一情況我們對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理，以及各個(gè)相關(guān)的技術(shù)部門經(jīng)理研發(fā)了這款管理軟件。

1 功能分析

主要用于在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，實(shí)時(shí)記錄項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)，以規(guī)范項(xiàng)目管理過(guò)程，并且有主動(dòng)提醒功能。目前沒(méi)有OA軟件能滿足這種需求，多是大而全的一套系統(tǒng)?？紤]到系統(tǒng)維護(hù)，以及安全性，以Browser/Server形式實(shí)現(xiàn)。

涉及的主要頁(yè)面：

1)訂單流程：訂單等候，訂單確認(rèn)，訂單更新，訂單取消，開(kāi)發(fā)票，財(cái)務(wù)完成（如圖1所示）。

2)項(xiàng)目流程：預(yù)報(bào)，計(jì)劃，執(zhí)行，收尾，完成，取消，延期（如圖2所示）。

2 流程說(shuō)明

訂單流程和項(xiàng)目流程是本軟件中核心的兩個(gè)部分。兩者有交互，也會(huì)在邏輯上互相影響。

圖1 訂單流程Fig.1 Order process

圖2 項(xiàng)目流程Fig.2 Project process

在銷售部門跟客戶簽訂合同后，該訂單的基本信息會(huì)由銷售部門輸入系統(tǒng)，主要包括項(xiàng)目編號(hào)，項(xiàng)目名稱，客戶聯(lián)絡(luò)人，現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理姓名，客戶所在國(guó)家，客戶名稱，時(shí)差。合同金額，項(xiàng)目完成時(shí)間[1]。此時(shí)狀態(tài)是Order Wait，界面如圖3所示。

圖3 Order Wait界面Fig.3 Order Wait interface

在PMO接到該訂單后，會(huì)與銷售部門溝通，討論確定該訂單是否確認(rèn)是否已經(jīng)跟客戶簽訂合同。一旦簽訂合同，則確定立項(xiàng)，同時(shí)分配一位項(xiàng)目經(jīng)理，此時(shí)進(jìn)入Order Acknowledge階段[2]。項(xiàng)目狀態(tài)是Forecast。此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理更新該條記錄，主要增加以下信息：本地項(xiàng)目經(jīng)理姓名，項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)，預(yù)估開(kāi)始時(shí)間，服務(wù)包提交時(shí)間。界面如圖4所示。

圖4 Forecast界面Fig.4 Forecast interface

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)從銷售部門處獲得的基本項(xiàng)目信息，跟現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理，相關(guān)技術(shù)部門經(jīng)理溝通討論具體的開(kāi)始項(xiàng)目準(zhǔn)備工作，包括項(xiàng)目的范圍，合同金額，貨幣單位，組織系統(tǒng)圖，項(xiàng)目組成員列表，項(xiàng)目準(zhǔn)確開(kāi)始時(shí)間，主要交付物的交付時(shí)間點(diǎn)，重要的里程碑點(diǎn)等項(xiàng)目關(guān)鍵信息[3]。在獲得所需的信息后，更新到系統(tǒng)中，并召開(kāi)Kick off會(huì)議。此時(shí)Order進(jìn)入Ready for invoice階段。

此時(shí)需要將必添項(xiàng)，主要包括項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，項(xiàng)目范圍書(shū)，項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，項(xiàng)目方案，PO，預(yù)算計(jì)劃，選填項(xiàng)，主要包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，溝通計(jì)劃，會(huì)議紀(jì)要等文檔歸檔。只有將所有必填項(xiàng)都已經(jīng)上傳或更新記錄，才允許進(jìn)入Ongoing階段。

在Ongoing階段，項(xiàng)目經(jīng)理每周更新項(xiàng)目狀態(tài)。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，根據(jù)最初定義的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，要定期發(fā)布項(xiàng)目報(bào)告給各項(xiàng)目干系人，同時(shí)發(fā)生的費(fèi)用也需要按時(shí)開(kāi)發(fā)票，獲得回款[4]。并將周報(bào)，月報(bào)，會(huì)議紀(jì)要等歸檔。如果出現(xiàn)需求變更，包括項(xiàng)目范圍，時(shí)間，質(zhì)量等，則要將變更申請(qǐng)單，批準(zhǔn)郵件，預(yù)算更新報(bào)告等上傳。如果出現(xiàn)人員變動(dòng)，也需要更新溝通計(jì)劃等，planning界面如圖5所示。

圖5 planning界面Fig.5 Planning interface

在已經(jīng)完成所有交付物的交付，并獲得客戶的批準(zhǔn)。所有相關(guān)工時(shí)的報(bào)告，所有項(xiàng)目文檔的上傳記錄后。這里包括但不限于終驗(yàn)報(bào)告，客戶驗(yàn)收單，項(xiàng)目管理文檔，技術(shù)文檔的最終版本，項(xiàng)目總體信息更新，時(shí)間更新，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告。則可以更新項(xiàng)目記錄狀態(tài)為Delivered，標(biāo)志著這個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束，如圖6所示。

圖6 Delivered界面Fig.6 Delivered interface

其他項(xiàng)目狀態(tài)說(shuō)明：

如果項(xiàng)目在Planning階段，由于來(lái)自客戶的原因，比如客戶希望取消這個(gè)合同，銷售部需及時(shí)通知PMO該項(xiàng)目取消。此時(shí)Order狀態(tài)變成Order Cancel，項(xiàng)目狀態(tài)變成Cancelled。

如果項(xiàng)目在Ongoing階段，由于客戶的原因，比如客戶希望晚些時(shí)候繼續(xù)這個(gè)合同，這Order狀態(tài)變成Order Pending，項(xiàng)目狀態(tài)變成Postponed。

3 其他功能

在項(xiàng)目的管理過(guò)程中，如需更換項(xiàng)目經(jīng)理，則需要做項(xiàng)目的交接。該軟件支持在線交接，包括項(xiàng)目最新?tīng)顟B(tài)，文檔權(quán)限，當(dāng)前財(cái)務(wù)狀況，人員安排等都會(huì)以鏈接形式發(fā)給接管人。并同時(shí)提供備忘錄，以確保交接質(zhì)量。

如果項(xiàng)目范圍過(guò)大，一位項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法獨(dú)自管理，可以根據(jù)需要，建立一個(gè)或多個(gè)子項(xiàng)目。子項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理向主項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，不直接跟現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理或客戶溝通。這時(shí)子項(xiàng)目會(huì)共享父項(xiàng)目的部分基本信息，主要包括項(xiàng)目名稱，客戶所在國(guó)家，客戶名稱。多數(shù)會(huì)有所不同，包括項(xiàng)目準(zhǔn)確開(kāi)始時(shí)間，主要交付物的交付時(shí)間點(diǎn)，重要的里程碑點(diǎn)，組織系統(tǒng)圖，項(xiàng)目組成員，包括各文檔的內(nèi)容等都需要從子項(xiàng)目的具體定義來(lái)更新。

根據(jù)項(xiàng)目的長(zhǎng)短，會(huì)在3個(gè)月左右提醒項(xiàng)目經(jīng)理，是否要發(fā)項(xiàng)目質(zhì)量調(diào)查給客戶，現(xiàn)場(chǎng)客戶經(jīng)理，技術(shù)經(jīng)理等重要干系人，以能在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行方法，提高項(xiàng)目執(zhí)行水平。更好的服務(wù)客戶，提升公司整體的競(jìng)爭(zhēng)力。并可基于多個(gè)項(xiàng)目反饋結(jié)果的基礎(chǔ)上，分別從項(xiàng)目整體質(zhì)量，項(xiàng)目組成員的責(zé)任感，項(xiàng)目管理，財(cái)務(wù)狀況等幾個(gè)部分自動(dòng)形成分析報(bào)表[5]。

所有項(xiàng)目組成員要求以周為單位，在SAP中填報(bào)工時(shí)，以及時(shí)反應(yīng)項(xiàng)目當(dāng)前的財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目經(jīng)理可以設(shè)置各里程碑點(diǎn)的閾值。一旦總的費(fèi)用超過(guò)了閾值，系統(tǒng)會(huì)給出提示，并將對(duì)應(yīng)的部分高亮顯示[6]。以期能及時(shí)提醒項(xiàng)目經(jīng)理，分析原因并做相應(yīng)調(diào)整，使項(xiàng)目的財(cái)務(wù)健康狀況得到保障。

在每個(gè)月初，會(huì)根據(jù)目前系統(tǒng)中所有項(xiàng)目記錄，為項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目集經(jīng)理，項(xiàng)目總監(jiān)，技術(shù)部門經(jīng)理，技術(shù)部門總監(jiān)定制發(fā)布上個(gè)月的項(xiàng)目狀態(tài)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

4 結(jié)束語(yǔ)

本軟件針對(duì)外包型企業(yè)研發(fā)，方便、實(shí)用、操作簡(jiǎn)單，目標(biāo)明確，功能顯著，極大地增強(qiáng)了企業(yè)的管理效率。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)運(yùn)行效果良好。

[1]徐芳.軟件開(kāi)發(fā)外包項(xiàng)目管理案例分析及探索[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2011(15):183-184.XU Fang.And exploring software development outsourcing project management case analysis[J].CD-ROM software and application,2011(15):183-184.

[2]郗夢(mèng)奕.面向軟件外包的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[D].天津：天津大學(xué),2010.

[3]楊蕊.面向中小型企業(yè)的對(duì)日軟件外包項(xiàng)目管理系統(tǒng)[D].天津：天津大學(xué)，2010.

[4]聶紅靖.軟件外包經(jīng)理勝任力模型構(gòu)建研究[D].北京：北京郵電大學(xué),2010.

[5]李洲.行為面試法和情景面試法在項(xiàng)目經(jīng)理選拔中的綜合運(yùn)用[D].上海：上海交通大學(xué),2012.

[6]顏敏.S銀行信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)外包的實(shí)務(wù)研究[D].上海：復(fù)旦大學(xué),2011.