國(guó)電長(zhǎng)源荊州熱電有限公司 肖玲

現(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)中的會(huì)計(jì)信息存在比較嚴(yán)重的失真問(wèn)題，近年來(lái)頻發(fā)的會(huì)計(jì)信息造假事件也印證了這一問(wèn)題，因此，相關(guān)領(lǐng)域一直著眼于對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的研究。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)讓會(huì)計(jì)信息電子化能夠讓信息更加準(zhǔn)確與真實(shí)，已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢(shì)。但從另一個(gè)角度來(lái)看，會(huì)計(jì)憑證的規(guī)范化也會(huì)在很大程度上影響會(huì)計(jì)領(lǐng)域的發(fā)展。因此，總結(jié)發(fā)展問(wèn)題，探討會(huì)計(jì)原始憑證的電子化與規(guī)范化，是非常有必要的。

一、原始憑證電子化進(jìn)程

早在上個(gè)世紀(jì)八十年代末，我國(guó)財(cái)政部就頒布了對(duì)會(huì)計(jì)憑證輸入的相關(guān)要求，對(duì)計(jì)算機(jī)記賬、輸入、評(píng)審、處理、輸出、保密等方面，都做出了比較全面的規(guī)定[1]。發(fā)展到2010年左右，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日漸迅速，很多企業(yè)都開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)事務(wù)的處理，隨著時(shí)代的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，隨著國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的逐步實(shí)施，會(huì)計(jì)領(lǐng)域中記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)元素也在逐步規(guī)范，從而在一定程度上使會(huì)計(jì)憑證結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，雖然我國(guó)企業(yè)眾多，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況也各不相同，但很多大集團(tuán)都開(kāi)始按照相關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則逐步統(tǒng)一與規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)核算。

而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)家也推出了與當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)相對(duì)應(yīng)的相關(guān)規(guī)范[2]。我國(guó)現(xiàn)階段存在的相關(guān)制度與規(guī)范雖然能夠?qū)?huì)計(jì)原始憑證的輸入與生成有所保證，但仍需要人工進(jìn)行參與與控制，沒(méi)有真正意義上脫離人工會(huì)計(jì)模式，限制了原始憑證電子化與規(guī)范化發(fā)展[3]。而使原始憑證電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)原始憑證的規(guī)范化管理，讓原始憑證中的電子文件自動(dòng)歸集與集中整理，從而達(dá)到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)可視化的在線審批，實(shí)現(xiàn)原始憑證全程在線可控，對(duì)原始憑證的規(guī)范化管理有很大意義。所以，構(gòu)建起一個(gè)規(guī)范化制度，更有利于會(huì)計(jì)原始憑證的管理。

二、原始憑證的電子化

(一)原始憑證的概念

所謂原始憑證，指的是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。按照來(lái)源不同分類：第一，外來(lái)原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)事項(xiàng)時(shí)，從外單位取得的憑證。如發(fā)票、飛機(jī)和火車的票據(jù)、銀行收付款通知單、企業(yè)購(gòu)買商品、材料時(shí)，從供貨單位取得的發(fā)貨票等。第二，自制原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦部門或人員填制的憑證。如收料單、簽報(bào)單、領(lǐng)料單、開(kāi)工單、成本計(jì)算單、出庫(kù)單等。而原始憑證電子文件指的是原始憑證（外來(lái)、自制原始憑證）經(jīng)過(guò)原始憑證電子化系統(tǒng)上傳附件后，掃描自動(dòng)生成的電子文件。

(二)影像掃描技術(shù)

通過(guò)影像掃描技術(shù)對(duì)原始憑證進(jìn)行處理時(shí)，需要先對(duì)錄入平臺(tái)進(jìn)行合理設(shè)置，以業(yè)務(wù)量為基礎(chǔ)，選擇攝像、平板掃描或中高速掃描等方式，對(duì)紙質(zhì)的原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核之后，便可以將其通過(guò)掃描或攝像的形式錄入到計(jì)算機(jī)中[2]。上傳至賬務(wù)信息系統(tǒng)的原始憑證電子文件應(yīng)支持文本、圖片、影像及各類電子文件格式，如：.jpg，.bmp，.tif，.txt，.doc，.xls，.ceb，.pdf，.wps等。在掃描過(guò)程中，不同的費(fèi)用需要掃描的原始憑證內(nèi)容也有所差異，如差旅費(fèi)（正常出差），需要掃描出差申請(qǐng)單、交通費(fèi)票據(jù)、住宿票、其他差旅費(fèi)發(fā)票等原始憑證；燃煤結(jié)算，需要掃描燃煤采購(gòu)合同、發(fā)票、燃煤結(jié)算單、煤質(zhì)煤量對(duì)賬單、收料單等原始憑證；電費(fèi)收入，需要掃描電費(fèi)業(yè)務(wù)確認(rèn)單據(jù)、發(fā)票等原始憑證。

(三)注意事項(xiàng)

在將原始憑證電子化的過(guò)程中，需要注意以下幾方面：第一，一般管理費(fèi)用中的差旅費(fèi)、招待費(fèi)，過(guò)路費(fèi)等報(bào)銷時(shí)，需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按照金額大小按順序粘貼完畢后，通過(guò)掃描儀進(jìn)行掃描后，上傳到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。第二，單張發(fā)票金額超過(guò)兩千，或重要票據(jù)、合同及會(huì)議文件、紅頭文件等必須用掃描儀逐頁(yè)掃描上傳至財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。第三，各部門可安排一名人員，專門負(fù)責(zé)原始單據(jù)電子化相關(guān)工作。第四，除出租車發(fā)票、司機(jī)報(bào)銷過(guò)路（橋）費(fèi)及停車費(fèi)發(fā)票可在一張粘貼單上粘貼15張以上外（以貼滿粘貼單為準(zhǔn)），其他費(fèi)用報(bào)銷，一張?jiān)紗螕?jù)粘貼單上要求粘貼原始票據(jù)不得超過(guò)10張。第五，要求所有原始憑證粘貼平整,字跡書(shū)寫(xiě)清晰。掃描時(shí)必須平鋪掃描，不允許重疊掃描。第六，保持發(fā)票完整性。所有原始憑證統(tǒng)一用公司統(tǒng)一印制的“原始憑證粘貼單”粘貼，不允許將空白A4紙充當(dāng)粘貼單，如有發(fā)現(xiàn)一律退回重新規(guī)范粘貼。第七，除工資、獎(jiǎng)金、鐵路大票、材料領(lǐng)用單、其他涉及重大商業(yè)機(jī)密的文件等5類原始憑證不需掃描外，其他所有原始憑證均需掃描上傳。

(四)原始憑證電子文件的保管及使用

首先，除月度結(jié)賬涉及的損益等會(huì)計(jì)結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)外，記賬憑證均需附原始憑證進(jìn)行存檔保管。其次，一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證的，應(yīng)把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證編號(hào)并附原始憑證復(fù)印件。再次，一張?jiān)紤{證所列支出需由幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)由保存該原始憑證的單位向其他單位出具原始憑證復(fù)印件，其他單位在記賬憑證上注明附有該原始憑證的單位和記賬憑證編號(hào)并附原始憑證復(fù)印件。之后，對(duì)于頻繁使用的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)保管，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的電子單據(jù)應(yīng)當(dāng)作為原始憑證與記賬憑證一同打印、裝訂。最后，原始憑證原則上不得外借，如因特殊原因需要提供原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

(五)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化指的是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，將企業(yè)中的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理等三個(gè)主要流程進(jìn)行有機(jī)融合，構(gòu)建起的一體化財(cái)務(wù)信息處理流程，能夠讓企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)融合到一起，更方便與企業(yè)處理業(yè)務(wù)，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)施監(jiān)測(cè)，能夠?qū)?huì)計(jì)在企業(yè)中的控制職能充分發(fā)揮出來(lái)，也是當(dāng)前會(huì)計(jì)領(lǐng)域電子化的一個(gè)主要表現(xiàn)方式。

(六)相關(guān)人員的培訓(xùn)

原始憑證電子化的規(guī)范操作財(cái)務(wù)人員還得做好對(duì)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，企業(yè)可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以適應(yīng)原始憑證電子化的發(fā)展，提升相關(guān)操作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，更好的為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。

三、原始憑證電子化的作用

賬戶記錄是會(huì)計(jì)信息最原始的形式，也是會(huì)計(jì)報(bào)告中信息的主要來(lái)源，而記賬憑證便是賬戶信息的主要載體，所以，記賬憑證是不可或缺的。原始憑證的電子化可以為記賬憑證的自動(dòng)生成打下良好的基礎(chǔ)，也能夠在很大程度上保證記賬憑證的規(guī)范性。數(shù)據(jù)輸入模塊是當(dāng)前憑證規(guī)范化的一種有效方式，將其連接到會(huì)計(jì)軟件中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)憑證的有效控制。當(dāng)前，很多國(guó)外的公司都在運(yùn)用這一技術(shù)，運(yùn)用通用程序，對(duì)公司中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)輸入模塊的優(yōu)勢(shì)在于：它可以運(yùn)用公共系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)與處理，還能夠確保在整個(gè)數(shù)據(jù)校驗(yàn)過(guò)程中，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使用一個(gè)相對(duì)一致的標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)闀?huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間在數(shù)據(jù)校驗(yàn)方面存在很大程度的共通性，所以系統(tǒng)不用針對(duì)每一個(gè)新交易都重新創(chuàng)建程序。原始憑證電子化能夠在很大程度上提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，從而保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著會(huì)計(jì)信息量的增大與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的高低也會(huì)受到電子化與規(guī)范化程度的影響，所以，現(xiàn)代企業(yè)不僅需要不斷完善會(huì)計(jì)信息原始憑證的電子化，還需要重視會(huì)計(jì)信息記賬憑證的自動(dòng)生成，只有這樣，才能從根本上提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，讓其在日益復(fù)雜的信息環(huán)境中保持較高的相關(guān)性與可靠性。

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