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知識(shí)角

2015-03-25 07:37
檔案天地 2015年3期
關(guān)鍵詞:庫房溫濕度檔案館

檔案管理發(fā)展的趨勢

檔案作為一種不可再生資源,它具有原始性、唯一性的特點(diǎn)。盡力讓檔案資料長時(shí)間完好保存直至永久保存是檔案管理的核心內(nèi)容之一。

隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步,檔案分類越來越細(xì)化,涉及的內(nèi)容越來越豐富,信息量和數(shù)量越來越大。全國有數(shù)以萬計(jì)不同類別的檔案館,保存著許多非常重要的珍貴檔案,歷史和社會(huì)價(jià)值難以估量。如何才能做到檔案資料的長期完好保存,始終是檔案管理部門要妥善解決的問題?,F(xiàn)在大多數(shù)檔案館的溫濕度監(jiān)測還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調(diào)控溫濕度的階段,有一部分檔案館已完成由人工到智能化的升級(jí)改造。今后的3~5年間,將有更多的檔案館進(jìn)行智能化升級(jí),同時(shí)新建檔案館將直接將溫濕度監(jiān)測設(shè)計(jì)為智能化系統(tǒng),這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。而采用智能密集架是實(shí)現(xiàn)檔案庫房智能化管理的重要手段之一。

什么是智能密集架系統(tǒng)

智能密集架系統(tǒng)是手動(dòng)、電動(dòng)、計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、移動(dòng)終端、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制于一體的光機(jī)電一體化產(chǎn)品,具有檔案管理、檔案庫房環(huán)境管理、檔案安全管理、庫房設(shè)備管理等功能。由計(jì)算機(jī)集成管理系統(tǒng)、電子控制系統(tǒng)和機(jī)械傳動(dòng)控制系統(tǒng)三部分組成,技術(shù)水平國內(nèi)領(lǐng)先。五種控制方式各自獨(dú)立,互不影響,且互相保護(hù),并以人性化的設(shè)計(jì)為理念,智能化控制系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)化管理模式為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)宏觀自動(dòng)化架體控制、自動(dòng)人體保護(hù)、環(huán)境調(diào)節(jié)、檔案的無序存放有序管理,并引導(dǎo)檔案提取及網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享。

智能密集架的材質(zhì)具有防霉、防蛀、防塵、防光、防鼠、防盜、防火、防震、防傾倒的功能,采用多點(diǎn)保護(hù)方式,而且經(jīng)過專業(yè)的抗干擾測試,性能穩(wěn)定可靠。

智能密集架系統(tǒng)的特點(diǎn)

智能密集架系統(tǒng)采用控制智能化存取;具備手動(dòng)、單機(jī)自動(dòng)、聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)三種操作方式;管理監(jiān)控系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),可與檔案利用系統(tǒng)無縫連接,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)控制,提高檔案管理水平,成為無紙化管理的有效工具。

密集架具有占用空間小、操作簡便、防火防盜等顯著特點(diǎn),近年來在檔案館、圖書館等單位得到了廣泛的應(yīng)用。智能密集架是在傳統(tǒng)密集柜的基礎(chǔ)上增加了自動(dòng)控制系統(tǒng)部分,智能密集架架體結(jié)構(gòu)與普通密集架基本相同,區(qū)別在于其將智能化的控制系統(tǒng),合理和系統(tǒng)化的與密集柜的整個(gè)架體融為一體,它由安放在移動(dòng)軌道上的靜止柜、多列活動(dòng)柜和自動(dòng)控制系統(tǒng)組成。該類裝具的傳動(dòng)機(jī)采用高質(zhì)量軸承,傳動(dòng)靈活,運(yùn)動(dòng)輕便;智能密集架頂部的防塵板結(jié)構(gòu),可以很好的防塵以及防潮等。

智能電動(dòng)密集架系統(tǒng)具有語言提示并設(shè)有紅外線監(jiān)控功能,可有效保證工作人員的自身安全;對(duì)庫房的溫濕度實(shí)行自動(dòng)調(diào)控和數(shù)據(jù)存貯;同時(shí)兼有滅火、防潮、防盜、防蟲等功能,為保證庫房的安全管理提供了保障,也大大提高了書籍、檔案資料的存取管理的自動(dòng)化程度。

智能密集架系統(tǒng)的主要功能

1、智能集成管理系統(tǒng),由一套管理軟件進(jìn)行控制管理。實(shí)現(xiàn)檔案的條目級(jí)管理、檔案實(shí)物管理、庫房及密集架內(nèi)溫濕度的管理控制。

2、檔案錄入完成后,自動(dòng)生成識(shí)別碼、并主動(dòng)打印條形碼,在上架過程中通過無線掃描儀掃描,無線掃描儀自動(dòng)將存放位置傳輸給數(shù)據(jù)庫,無需人工輸入存放位置。

3、可根據(jù)檔號(hào)、檔案名稱、關(guān)鍵詞等查找條件,計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索文件,可同時(shí)實(shí)現(xiàn)無數(shù)份檔案在同一密集架通道或不同密集架通道上的存取,并在電腦與每列密集架的液晶顯示屏中清晰顯示,使檔案存取更方便、更快捷。

4、無序存放,有序管理,高度智能化,在整個(gè)檔案存取的過程中,具有主控電腦與密集架的雙向通訊功能。主控電腦將存取檔案信息發(fā)送到每列密集架終端,每列相關(guān)液晶顯示屏上清晰顯示,并發(fā)出提示信號(hào),檔案員可根據(jù)提示信號(hào)擇優(yōu)進(jìn)行存取工作;在存取檔案過程中密集架終端將相關(guān)信息發(fā)送給主控電腦。在檔案存放(還庫)時(shí),當(dāng)檔案位置變更時(shí),智能系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄新的檔案存放位置,使存取簡單有序、方便快捷,提高工作效率,達(dá)到高度智能化。

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