呂淑梅

摘要：我國(guó)醫(yī)療水平不斷提升，人們的保健意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，這就促使醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸龐大，這其中也包括財(cái)會(huì)檔案。醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行記錄，對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展有很重要的意義。因此加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理水平是當(dāng)代醫(yī)院面臨的重點(diǎn)問(wèn)題，本文首先對(duì)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行概述，然后根據(jù)目前存在的問(wèn)題分析解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；財(cái)會(huì)檔案；管理；措施

醫(yī)療行業(yè)水平對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展有非常重要的作用，它直接影響國(guó)家發(fā)展和人民生活水平。我國(guó)醫(yī)療行業(yè)水平的不斷提高有利于人民健康的生活。近年來(lái)我國(guó)各大醫(yī)院逐步按建立，醫(yī)療業(yè)務(wù)量的提升也增大了醫(yī)療管理工作量，其中一員財(cái)會(huì)檔案管理就是管理工作中的重要問(wèn)題。

1 醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案概述

在會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中，形成的會(huì)計(jì)憑證、文字材料、報(bào)表和賬簿等有保存價(jià)值的材料就稱為財(cái)會(huì)檔案，用于記錄和反映單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況。醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中非常重要的組成部分，為醫(yī)院科研、教學(xué)、后勤和黨政管理等詳細(xì)記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是反映醫(yī)院所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理水平，可以為醫(yī)院經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、財(cái)務(wù)規(guī)劃、科學(xué)決策和有效管理提供財(cái)務(wù)資料和信息，同時(shí)也可以監(jiān)督醫(yī)院或個(gè)人是否嚴(yán)格貫徹國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策，是否存在違法行為提供證據(jù)。因此醫(yī)院要不斷提高財(cái)會(huì)檔案管理水平，推動(dòng)醫(yī)院資金運(yùn)籌并促使資金發(fā)揮最大效能，同時(shí)對(duì)醫(yī)院教學(xué)、科研、醫(yī)療、后勤及黨政管理的發(fā)展與改革也有非常重要的意義。

1.1醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理內(nèi)容 醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案內(nèi)容包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)等具有保存價(jià)值的財(cái)會(huì)資料與信息，當(dāng)然會(huì)計(jì)電算化形成的電子財(cái)會(huì)檔案也屬于財(cái)會(huì)檔案內(nèi)容。醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理包括對(duì)財(cái)會(huì)檔案的立卷整理、收集、保管、歸檔、移交、調(diào)閱和銷毀等。

1.2醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理作用 醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理作用主要包括下面4點(diǎn)：①醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案真實(shí)反映醫(yī)院是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況；②為醫(yī)院成本控制、預(yù)算執(zhí)行、收支考評(píng)和會(huì)計(jì)分析提供依據(jù)，是醫(yī)院總結(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的參考資料，也是醫(yī)院管理人員及負(fù)責(zé)人考評(píng)的參考資料；③利用醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案資料有效解決經(jīng)濟(jì)糾紛，處理遺留經(jīng)濟(jì)事務(wù)；④在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)學(xué)研究活動(dòng)中發(fā)揮非常重要的史料價(jià)值。

2 醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1財(cái)會(huì)檔案案卷質(zhì)量偏低 醫(yī)院財(cái)會(huì)資料是會(huì)計(jì)核算形成的記錄，真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生及執(zhí)行情況，是醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案重要組成部分，醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案是由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行收集并裝訂，因此檔案質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)資料的審核、監(jiān)督和收集裝訂水平。財(cái)會(huì)資料審核是會(huì)計(jì)人員的基本職責(zé)，同時(shí)也是保證案卷質(zhì)量的重要措施。但是在實(shí)際的醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理中，很多人員都是兼職，沒(méi)有辦法細(xì)化管理工作，這就導(dǎo)致財(cái)會(huì)檔案案卷質(zhì)量偏低，又因?yàn)榻?jīng)常查閱而分身乏術(shù)，所以科室內(nèi)部人員可以隨意查閱，無(wú)法保證財(cái)會(huì)檔案的保密性和安全性，在管理和監(jiān)督上都存在一定問(wèn)題。

2.2檔案管理制度不健全 醫(yī)院缺少具體的財(cái)會(huì)檔案管理制度，無(wú)法落實(shí)具體責(zé)任。財(cái)會(huì)檔案管理工作隨意性很大，有些醫(yī)院雖然制定了財(cái)會(huì)檔案管理辦法，但是財(cái)會(huì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則不完善，無(wú)法指導(dǎo)具體財(cái)會(huì)檔案管理工作，也無(wú)法對(duì)檔案管理流程和要求進(jìn)行規(guī)范。

2.3未將電子財(cái)會(huì)檔案納入到管理范圍 醫(yī)院沒(méi)有明確管理電子財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)制度，對(duì)利用光盤(pán)、軟盤(pán)等電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔等管理欠缺，而且會(huì)計(jì)電算化軟件版本號(hào)、系統(tǒng)名稱、與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)和手冊(cè)等資料也沒(méi)有統(tǒng)一管理，都是比較隨意性的散落在各管理人員手中。另外，紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案需要防蟲(chóng)、防水、防火等保護(hù)措施，電子財(cái)會(huì)檔案同樣需要保護(hù)，一旦由于病毒侵入而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，很可能會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)很嚴(yán)重的損失。

3 加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理的措施分析

3.1配備專人管理財(cái)會(huì)檔案 醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理工作包括對(duì)檔案的收集整理、立卷歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管、使用和銷毀等，很多醫(yī)院沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，而是由會(huì)計(jì)兼職員完成，很多檔案管理環(huán)節(jié)沒(méi)有執(zhí)行，檔案管理水平較低。醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案與人事檔案和病歷檔案同樣重要，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院環(huán)境的不斷提高，人們保健意識(shí)的逐漸增強(qiáng)，檔案數(shù)量會(huì)更多。因此醫(yī)院需要設(shè)立專門(mén)檔案部門(mén)，同時(shí)安排專門(mén)管理人員負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)、裝訂、匯總，確保財(cái)會(huì)檔案整齊有序、內(nèi)容完整。嚴(yán)格按照檔案管理制度對(duì)財(cái)務(wù)檔案的完整性、安全性和保密性進(jìn)行保證，做好財(cái)會(huì)檔案的防潮、防火、防盜、防鼠、防磁和防蟲(chóng)等工作，不斷提高財(cái)會(huì)檔案管理水平、管理質(zhì)量，確保財(cái)會(huì)檔案發(fā)揮其自身價(jià)值。

3.2建立完善的檔案管理制度 醫(yī)院要按根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》和《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》等法律法規(guī)，建立完善的財(cái)會(huì)檔案歸檔、立卷、調(diào)閱、保存和銷毀等相關(guān)制度。醫(yī)院檔案管理制度的建立可以從以下4點(diǎn)入手：①會(huì)計(jì)憑證每月裝訂，會(huì)計(jì) 報(bào)表和會(huì)計(jì)賬簿年終裝訂并整理立卷，同時(shí)編制財(cái)會(huì)檔案保管清冊(cè)，將財(cái)會(huì)資料按時(shí)移交給檔案管理部門(mén)；②醫(yī)院檔案管理部門(mén)要對(duì)會(huì)計(jì)資料仔細(xì)清點(diǎn)、分類存放。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，將會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證和賬簿等資料按照年度、類別、保管期限進(jìn)行編號(hào)，也可以按照科室進(jìn)行分類保存并編號(hào)，并將對(duì)應(yīng)的起止頁(yè)碼錄入電腦進(jìn)行統(tǒng)一管理；③財(cái)會(huì)檔案使用制度必須要嚴(yán)格遵守，檔案調(diào)閱要有嚴(yán)格審批流程，絕對(duì)不可以私自借閱，查閱要在檔案中心進(jìn)行，外單位借閱時(shí)不可以將檔案原件帶出，如果特殊情況需要帶出的需要負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人簽字確認(rèn)；④財(cái)會(huì)檔案保管期限根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定分為定期和永久兩類，因此檔案管理中心要對(duì)所有財(cái)會(huì)檔案年限進(jìn)行核對(duì)，到期需要銷毀的檔案要整理并上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，經(jīng)過(guò)審批后再進(jìn)行銷毀并做好注銷登記。

3.3完善財(cái)會(huì)電子檔案管理制度 如今社會(huì)科技進(jìn)步速度很快，利用磁性介質(zhì)來(lái)儲(chǔ)存財(cái)會(huì)信息也成為各醫(yī)院檔案存儲(chǔ)的主要方法，因此財(cái)會(huì)電子檔案管理的制度也需要進(jìn)一步完善。首先要明確電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的范圍，主要包括：所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，打印輸出和手工填寫(xiě)的會(huì)計(jì)賬簿、記賬憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表等；電算化系統(tǒng)所有軟硬件相關(guān)資料，包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。財(cái)務(wù)軟件版本號(hào)，銷售公司名稱、地址和聯(lián)系人等信息，與所有軟硬件相關(guān)的使用說(shuō)明等；儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或者磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中的程序和備份數(shù)據(jù)等資料。同時(shí)還要注意電子檔案的備份，以免病毒侵染或硬盤(pán)損壞而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。其次是要完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，如今我國(guó)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的法規(guī)有《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)核算構(gòu)件基本功能規(guī)范》和《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等，醫(yī)院要結(jié)合已有的規(guī)章制度建立并完善對(duì)財(cái)會(huì)電子檔案的管理制度。

4 結(jié)語(yǔ)

國(guó)家經(jīng)濟(jì)、文化和科學(xué)水平在不斷提升，都推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。然后各大醫(yī)院在不斷擴(kuò)建的過(guò)程中，財(cái)會(huì)檔案管理難度也會(huì)隨之增大，而醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案是對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有重要作用，因此要從多方面不斷加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理水平，保證財(cái)會(huì)檔案充分發(fā)揮其作用，推動(dòng)醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理制度的建立和完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊莉，王小紅，楊昭昭.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化研究[J].管理觀察， 2013， （20）.

[2]蘇凱.淺談醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理[J].黑河學(xué)刊， 2011， （09）.

[3]顏日秀.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理[J].會(huì)計(jì)師， 2012， （14）.

編輯/哈濤