肖艷清

（三明高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)金沙管委會　福建三明）

開發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

肖艷清

（三明高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)金沙管委會福建三明）

企業(yè)職工檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓、考核、獎勵、選拔、任用、業(yè)務技能、工作表現(xiàn)以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。本文分析了開發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理中存在的問題并提出了對策。

企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化

開發(fā)區(qū)是率先建立社會主義市場經(jīng)濟體制、啟動經(jīng)濟快速發(fā)展的實驗區(qū)。隨著開發(fā)區(qū)企業(yè)日漸增多，規(guī)模不斷擴大，企業(yè)職工人數(shù)也不斷增加，開發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案工作便日漸凸顯出它的重要性。開發(fā)區(qū)的檔案工作是伴隨著開發(fā)區(qū)的建立而出現(xiàn)的新內(nèi)容。如何根據(jù)開發(fā)區(qū)的特點去加強開發(fā)區(qū)檔案管理和利用，有效地為開發(fā)區(qū)的發(fā)展區(qū)加強檔案的管理和利用，更好地為開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展服務，是社會主義市場經(jīng)濟體制下檔案工作深化改革的重要內(nèi)容之一。

1　開發(fā)區(qū)部分企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀

1.1不夠重視企業(yè)的人事檔案，拋檔現(xiàn)象較為嚴重

大部分的企業(yè)對檔案不夠重視，對于兩三頁的檔案很少會認真仔細的去看，而對于較厚一摞的個人檔案，就更少會有人去認真看，企業(yè)的招工單位與求職者達成協(xié)議一般是采用聘用的形式，對求職者的檔案也很少去看，企業(yè)對員工進行考核一般是根據(jù)員工的實際工作業(yè)績來進行的。有的企業(yè)為了使管理更加的方便，為員工辦理臨時檔案，對其在工作期間的工作業(yè)績進行考察，對其能力和表現(xiàn)進行評估，但是對人事檔案進行管理需要更多的管理成本，所以很多的企業(yè)單位都不愿意對員工建檔，不愿意接納員工的檔案。特別是一些規(guī)模較小，企業(yè)業(yè)主自身素質(zhì)不是太高的企業(yè)，本身不重視檔案工作，因此也就忽略了它的重要性。目前，開發(fā)區(qū)企業(yè)已日漸增多，規(guī)模不斷擴大，企業(yè)職工人數(shù)也不斷增加，由于多種原因，大部分的企業(yè)都沒有對職工檔案進行建立，沒有記錄離職員工和新入職員工的資料，對其沒有進行管理，導致員工不能享有養(yǎng)老醫(yī)療等福利。

1.2企業(yè)沒有規(guī)范的收集職工檔案資料

企業(yè)對職工檔案資料沒有進行合理規(guī)范的收集主要存在的原因有四個方面：①在對職工進行招用的時候，沒有進行檔案建設(shè)，所以也沒有相關(guān)的招工登記表。②有的企業(yè)建立了檔案，卻沒有將職工的檔案資料進行歸檔，導致很多職工的資料遺失。③有的企業(yè)沒有與職工簽訂勞動合同，檔案中并沒有勞動合同。④企業(yè)沒有進行規(guī)范的檔案管理，很多檔案遺漏。

2　職工檔案管理中存在的主要問題

（1）現(xiàn)代的檔案管理體制不適應經(jīng)濟的發(fā)展。企業(yè)對職工的檔案進行管理，一般是由多個部門進行管理的，這樣就很容易出現(xiàn)分工交叉重復的狀況。大學生畢業(yè)后的職工檔案一般是由當?shù)氐娜瞬沤涣髦行倪M行檔案管理，企業(yè)主要是對固定員工身份的職工檔案或者是合同制身份的職工檔案進行管理，這樣的檔案管理方式，與我國要求實行的全員勞動合同是不相符合的，對職工維護個人利益是非常不利的。

（2）企業(yè)檔案管理人員不具備較高的綜合素質(zhì)，不符合檔案管理工作的要求，無法滿足檔案工作發(fā)展的需要。很多的企業(yè)對檔案管理不重視，在填寫職工檔案這方面并沒有認真的進行，導致會出現(xiàn)很多的錯誤和遺漏，這就給勞動保障部門的工作帶來了很大的困擾，在給職工辦理失業(yè)、退休、養(yǎng)老等手續(xù)的過程中就會更加的繁瑣和困難。基至有些企業(yè)連兼職檔案管理員都沒設(shè)。

（3）檔案保管沒有較好的環(huán)境，使檔案的安全得不到保證。檔案管理的軟件建設(shè)配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是且過且過，責任意識不強，檔案業(yè)務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象，隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。以致出現(xiàn)嚴重斷檔現(xiàn)象。

3　職工檔案規(guī)范化管理的有效措施

（1）依據(jù)相關(guān)法律進行檔案管理，對企業(yè)的職工檔案要加大管理力度。對于地方的檔案行政部門，對企業(yè)的檔案管理要進行嚴格監(jiān)督，使企業(yè)檔案管理具有規(guī)范性和嚴肅性，并不斷的完善檔案管理法制建設(shè)，實現(xiàn)依法治檔。依法治檔是企業(yè)規(guī)范的全面的進行職工檔案管理的重要保證。地方檔案行政部門要充分的利用其行政執(zhí)法的權(quán)利，促進企業(yè)職工檔案管理早日步入規(guī)范化的正軌，地方行政部門對檔案執(zhí)法的監(jiān)督機制要不斷的完善，使依法治檔的水平不斷的提高。定期深入企業(yè)檢測指導檔案工作。對企業(yè)檔案法規(guī)不僅要不斷完善，還要加大對其進行宣傳，提高人們的依法治檔意識，尤其是企業(yè)的中高層領(lǐng)導。地方檔案行政部門，要嚴格的以《檔案法》為依據(jù)，對企業(yè)職工建檔工作進行規(guī)范，嚴格標準，嚴格執(zhí)法，嚴格監(jiān)督，杜絕當老好人，堅決反對應付的態(tài)度和差不多就行的意識，不能使《檔案法》形同虛設(shè)。對檔案工作做的好的企業(yè)要加以表楊，成為標榜。

（2）建立現(xiàn)代的職工管理體制必須適應現(xiàn)代的經(jīng)濟發(fā)展。檔案管理的方式應該根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀進行，并以勞動力市場的發(fā)展需要為依據(jù)。很多企業(yè)進行職工檔案管理逐漸從以前的多級分散管理向現(xiàn)在的集中統(tǒng)一管理過渡，有的企業(yè)具備一定的條件，獨立的對職工檔案進行管理，有的企業(yè)還不具備一定的實力，需要借助當?shù)氐膭趧尤耸路罩行膶ζ渎毠さ臋n案進行管理。當?shù)氐膭趧尤耸路罩行倪€可以管理養(yǎng)老保險、生育保險、醫(yī)療保險等，使職工的個人利益得到保障，并且方便企業(yè)進行職工檔案管理，還能夠防止出現(xiàn)不利于職工檔案保管的現(xiàn)象出現(xiàn)，使勞動保障部門的職能得到充分的發(fā)揮，使工作效率得到提高。

（3）企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作要做好?！稒n案法》的相關(guān)規(guī)定需要企業(yè)嚴格的執(zhí)行，不斷的完善檔案管理制度，對職工檔案的記錄、整理要認真進行，并且還要保管好職工的檔案資料，并且要經(jīng)常的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時的整改，使檔案資料完整。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量非常重要，因此必須及對檔案管理人員進行培訓，不僅要培訓檔案管理的專業(yè)知識，還要對其職業(yè)道德進行教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理人員能夠滿足企業(yè)對檔案管理的需求，能夠使企業(yè)檔案管理更加規(guī)范，更加專業(yè)。

（4）規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化，保障企業(yè)職工的合法利益。企業(yè)對職工的檔案進行規(guī)范化的管理，對促進地方經(jīng)濟的發(fā)展有一定的作用，所以筆者認為，地方的檔案行政部門和勞動人事部門需要根據(jù)地方的實際發(fā)展情況，為地方企業(yè)進行職工檔案管理制定合理的規(guī)定，企業(yè)的規(guī)模不管大小都要求建立職工檔案管理體系，這個體系必須統(tǒng)一和規(guī)范，對于資金實力較雄厚的企業(yè)可以采取信息化的管理。對企業(yè)的職工檔案管理要進行抽查和監(jiān)督，對于沒有按照要求進行檔案管理的企業(yè)，要以《檔案法》為依據(jù)進行相應的經(jīng)濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

管理流動的職工檔案，筆者認為，對于移交和保管檔案的方式主要有：①職工到新單位工作，與原單位結(jié)束勞動合同，如果新單位可以接收檔案管理，職工可以將檔案轉(zhuǎn)移到新單位進行保管，也可以把檔案轉(zhuǎn)移到當?shù)氐膭趧尤耸虏块T保管。②職工所在的新單位沒有條件進行檔案管理，那么職工就需要將檔案轉(zhuǎn)移到當?shù)氐膭趧尤耸路罩行臋n案室。

總之，開發(fā)區(qū)企業(yè)職工檔案管理工作應隨著開發(fā)區(qū)的發(fā)展而完善，這要求企業(yè)業(yè)主要提高認識，切實把檔案管理工作放在一個重要的位置。檔案管理員要注意把握原則：禁止在檔案上涂改，杜絕將檔案丟失。一旦發(fā)現(xiàn)檔案被涂改或者出現(xiàn)遺失的情況，要及時的向上級管理部門說明情況，及時的采取措施，到有關(guān)部門補辦有關(guān)資料，并追究有關(guān)部門或當事人的責任。

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2015-9-16