馬倩云+楊萍

近幾年，數(shù)字化印刷服務(wù)的新領(lǐng)域已逐步形成，印刷業(yè)已發(fā)展成以電子技術(shù)為基礎(chǔ)的服務(wù)性行業(yè)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程加速，按需出版從概念變成了現(xiàn)實，并以迅猛之勢加入印刷出版的競爭當(dāng)中。不受數(shù)量限制、市場反應(yīng)快捷、沒有資金風(fēng)險、能夠滿足個性化需求等優(yōu)點無疑讓按需出版成為印刷出版界的后起之秀。

按需出版面臨的挑戰(zhàn)

在國內(nèi)，10年間，按需出版頗受市場和客戶的青睞，然而，生產(chǎn)成本評估不準(zhǔn)確、生產(chǎn)流程信息化不完善、管理滯后等現(xiàn)象所導(dǎo)致的按需出版價格居高不下使得消費者望而卻步，按需出版印刷企業(yè)沒有足夠的活源，昂貴的生產(chǎn)設(shè)備無法滿負(fù)荷運轉(zhuǎn)，企業(yè)陷入盈利困境，嚴(yán)重阻礙了按需出版的健康發(fā)展。

在此，筆者從企業(yè)信息管理的角度，總結(jié)了按需出版印刷企業(yè)將會面臨的幾點挑戰(zhàn)。

（1）傳統(tǒng)的信息管理方式無法適應(yīng)企業(yè)的快速成長以及變化的商業(yè)模式所帶來的市場重新評估、訂單處理數(shù)量增多以及新客戶數(shù)量驟增等。

（2）過去，企業(yè)收集數(shù)據(jù)的方法更多的是基于可觀察收集到的實際數(shù)據(jù)。若沒有一個可以收集企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)的體系，則提出任何一個具有適當(dāng)審查精度的管理報告題材都需要耗費大量時間。

（3）生產(chǎn)車間的生產(chǎn)崗位繁多，企業(yè)需要更加復(fù)雜的評估系統(tǒng)才能夠迅速為客戶提供準(zhǔn)確的報價。對于企業(yè)來說，確保耗材合理使用以及員工工作時間的合理評估才是最有利的。

MIS系統(tǒng)成為最優(yōu)解

如何才能掌握企業(yè)作業(yè)成本和耗材用量的第一手資料，在精細(xì)化管理中做到合理報價、降低成本，在價格戰(zhàn)中脫穎而出，獲得成功呢？筆者認(rèn)為，隨著企業(yè)的快速成長，只有獲取及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)才能迅速自信地應(yīng)對市場變化，抓住機遇。而在互聯(lián)網(wǎng)時代，攜手IT技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化按需出版的硬件設(shè)備，定制一套獨特的MIS系統(tǒng)才是解決這一問題的最佳方法。

MIS系統(tǒng)（管理信息系統(tǒng)——Management Information System），是一個由人、計算機及其他外圍設(shè)備等組成的能進(jìn)行信息收集、傳遞、存儲、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)，涵蓋了印刷工作流程的各個環(huán)節(jié)，使得印前、印刷、印后整個數(shù)字化工作流程成為一個有機體聯(lián)系起來，實現(xiàn)了對印刷活件和設(shè)備、印前與印后數(shù)據(jù)的實時跟蹤，提供了一種對從客戶下單到最終成品送到客戶手中整個過程的描述方法。隨著我國與世界信息高速公路的接軌，企業(yè)通過計算機網(wǎng)絡(luò)獲得信息必將為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，企業(yè)的辦公及管理都將朝著高效、快速、無紙化的方向發(fā)展。MIS系統(tǒng)的工作流程如圖1所示。具體來說，MIS系統(tǒng)可帶來以下優(yōu)勢。

1.及時、正確的數(shù)據(jù)分析

采用傳統(tǒng)信息管理模式時，企業(yè)做出的許多決策大都基于自我評估。然而，評估建議的審查又往往是一項艱巨的任務(wù)，因為我們不得不去校驗所有的數(shù)據(jù)。那么，一個合適的MIS系統(tǒng)能為企業(yè)帶來什么呢？首先，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，其要先建立正確的數(shù)據(jù)，然后通過加工處理并編制成各種信息資料，及時提供給管理層人員；其次，管理層人員因掌握了正確數(shù)據(jù)從而做出合理建議和正確決策。

2.有效的測評

完整的MIS系統(tǒng)都會附有一個自定義的成本預(yù)估方式測評模塊（例如，Avanti公司研發(fā)的MIS系統(tǒng)），可廣泛應(yīng)用于不同規(guī)模的企業(yè)。在該模塊中，可以依照企業(yè)的運行管理模式定制一套合理的體系來評價該企業(yè)成本預(yù)估的方式。這種個性化的測評模塊能夠準(zhǔn)確評估依據(jù)企業(yè)作業(yè)成本和實際成本所做決策的合理性。通過這一模塊，企業(yè)管理層人員在提供市場報價時就會顯得格外自信，因為它近乎是依據(jù)工作的實際成本而定的。

3.MIS系統(tǒng)的附加值

當(dāng)MIS系統(tǒng)所推進(jìn)的規(guī)范化操作流程被員工接受與適應(yīng)后，它將有助于一線操作方與生產(chǎn)方相配合，盡管這并不在MIS系統(tǒng)的購買要求和期望之列。正如加拿大西部最大的數(shù)字印刷公司Blitzprint公司的總裁Kevin Lanuke所說：“令我感到震驚的是，我的員工理解和適應(yīng)這套系統(tǒng)所耗費的時間如此之短，每一個使用它的人都感到振奮人心，人們已經(jīng)開始挖掘它的潛能，駕馭著它朝著生產(chǎn)效率最大化的方向前行。這真是意外附加值所帶來的驚喜呀！”

MIS系統(tǒng)成功案例分析

在此，筆者將以Blitzprint公司作為成功案例進(jìn)行具體分析。Blitzprint公司將自己定位成一個幫助客戶取得成功的跳板。這是一家具有專業(yè)、高附加值的企業(yè)，他熱衷于通過“印刷的能力”使客戶獲得最大回報。早在2000年，該公司便將可變數(shù)據(jù)印刷解決方案提供給了客戶，通過印刷帶動可變內(nèi)容書刊的方式凸顯數(shù)字印刷的魅力，這也使其成為加拿大第一家將短版數(shù)字出版提供給出版商和圖書作者的公司。

在經(jīng)歷了短期的快速增長后，Blitzprint公司的總裁Kevin lanuke總結(jié)道：“我們需要一個MIS系統(tǒng)來適應(yīng)公司變化的商業(yè)模式，推動公司發(fā)展，提高生產(chǎn)效率?！崩肕IS系統(tǒng)，Blitzprint公司主要完成了3件事：①數(shù)據(jù)文件的流程處理（自客戶文件開始，包括傳統(tǒng)印刷和數(shù)字印刷方式的選擇，內(nèi)文和封面，黑白和彩色的確定等各種因素）；②自動化的報價系統(tǒng)（包括自動化的成本分析，充分考慮了傳統(tǒng)印刷和數(shù)字印刷不同的綜合成本以及報價） ；③規(guī)范化操作流程（通過自定義系統(tǒng)將各個工序連接起來并電子化）。

Blitzprint公司的發(fā)展歷程，給出了一個按需出版的樣例，首先擁有印刷數(shù)字化的硬件設(shè)備，擴充印刷能力；整體引入IT技術(shù)，打造屬于自己的MIS系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫，從全流程考慮成本，形成自動報價系統(tǒng)；建立數(shù)字化工作流程，從而有效擴大銷售，并在印刷之外擴充服務(wù)內(nèi)容，提供完整服務(wù)并獲得相關(guān)利潤，積蓄力量，再回到印刷本身，提高生產(chǎn)能力和質(zhì)量，不斷擴大競爭優(yōu)勢。