龐莉

伴隨著國與國之間文化交流的日益廣泛，外國企業(yè)進(jìn)軍國內(nèi)市場以及中國留學(xué)生源源不斷地輸送到國外深造留學(xué)的步伐也越來越快，如何提高高校學(xué)生成績檔案翻譯利用工作質(zhì)量，建立和創(chuàng)新學(xué)籍檔案利用和翻譯機(jī)制成為高校檔案工作亟待解決的新問題。

1 高校學(xué)籍檔案翻譯過程概述

學(xué)籍檔案涉及眾多學(xué)生的方方面面，查檔涉及面廣泛，數(shù)量頻繁，除了學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)評估、后勤服務(wù)、學(xué)生思想工作外，它還適用于社會。如，因出國留學(xué)，需提供各科學(xué)業(yè)成績和有關(guān)證明情況；因落實(shí)政策、提職調(diào)級、晉升職稱、畢業(yè)證件丟失，需出具學(xué)歷證明；依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，編寫校史、學(xué)院概況、個(gè)人簡歷或函復(fù)查詢等。

學(xué)籍檔案為學(xué)生和校友移民、留學(xué)和深造服務(wù)，主要是為需要移民、留學(xué)的畢業(yè)生、在校生提供中、英文成績單，中、英文的學(xué)歷學(xué)位證明，高考成績證明等檔案資料。隨著留學(xué)生和移民以及在外企工作人員的逐漸增多，使得海外就業(yè)的人員來校提取學(xué)習(xí)成績單、學(xué)歷學(xué)位等證明的人數(shù)也不斷增加。具體來說，移民人群對學(xué)籍檔案的需求主要是因?yàn)樗麄冊诤Ｍ夤ぷ鲿r(shí)需要提供大學(xué)本科或研究生階段的學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)證書、學(xué)位證書的中、英文證明。留學(xué)人群對學(xué)籍檔案的需求，主要是滿足其申請國外大學(xué)時(shí)所需要的高考成績，大學(xué)本科或研究生階段的中、英文學(xué)習(xí)成績，畢業(yè)證明，學(xué)位證明等中、英文檔案資料。外企對學(xué)籍檔案的需求，主要是為了對員工在校期間的各種情況的真實(shí)了解以及考核員工是否能夠應(yīng)對將要承擔(dān)的工作，用來作為員工進(jìn)入公司的重要考察手段。以陜西師范大學(xué)為例，每年出國留學(xué)和深造的在校學(xué)生和需要辦理移民等事宜的畢業(yè)校友總計(jì)已超過300人次，且在不斷遞增，因此，學(xué)籍檔案的翻譯在檔案利用中異常重要。

在學(xué)生成績翻譯過程中難免會出現(xiàn)翻譯不準(zhǔn)確、不明了的問題，在中英文成績對照以及翻譯流程，學(xué)生成績管理中都會呈現(xiàn)或多或少問題，為解決這些問題，首先要建立健全學(xué)生成績管理的機(jī)制。加強(qiáng)管理、確保成績檔案真實(shí)性是提高利用工作質(zhì)量關(guān)鍵，確保檔案材料真實(shí)性是檔案利用工作的靈魂。而學(xué)生既可以從檔案館又可以從教務(wù)處或所在院系得到成績單，檔案的真實(shí)性、翻譯的準(zhǔn)確性就難以得到保障。因此，加強(qiáng)管理、確保成績檔案的真實(shí)性是非常嚴(yán)肅而重要的。要做到這一點(diǎn)，必須加強(qiáng)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作：

第一，歸口管理，檔案把關(guān)最重要。各高校應(yīng)明確規(guī)定包括學(xué)生成績在內(nèi)的所有學(xué)籍證明材料都由學(xué)校檔案館歸口管理和提供利用，并且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示。如果是未畢業(yè)的學(xué)生，材料還未歸檔，可以先由相關(guān)院系提供材料，學(xué)校檔案館臨時(shí)保存，并根據(jù)這份材料提供中英文證明材料，這樣便保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。

第二，責(zé)任到人，建立健全監(jiān)督機(jī)制。高校檔案館可以采取按收集、整理、錄入、利用等不同工作內(nèi)容來編崗，每個(gè)人負(fù)責(zé)自己崗位的事情，流水作業(yè)，先由一同志調(diào)卷后再由另一同志翻譯制作成績單，最后由成績單管理負(fù)責(zé)人審核簽字用印，從而實(shí)現(xiàn)多崗位參與，相互監(jiān)督把關(guān)，這就杜絕了證明材料制作過程中失真的可能。

第三，統(tǒng)一格式，規(guī)范管理，注重高校形象。高校檔案管理部門在提供學(xué)生成績檔案利用過程中，應(yīng)對所有出示的證明材料采用統(tǒng)一的格式，并且制作采用印有?；諛?biāo)志的專用紙張、信封。所有的證明材料都須使用專用紙張印制，并用專用的信封封口后再蓋上封口章，才能出館，規(guī)范的管理無疑也是高校形象的象征。

第四，嚴(yán)格驗(yàn)證，如實(shí)答復(fù)。由于當(dāng)前在學(xué)生成績證明方面造假的風(fēng)氣較盛，因此國外常常將一些學(xué)生的成績單進(jìn)行真?zhèn)悟?yàn)證，發(fā)函或成績證明材料返回教育部或者學(xué)生所在高校進(jìn)行成績單學(xué)歷證明的真?zhèn)悟?yàn)證，因此，學(xué)校檔案館應(yīng)通過專人認(rèn)真查證后，給予信函答復(fù)。如果對方提供了E-mail地址，亦可以通過網(wǎng)上回復(fù)，并加上電子編號與簽名，以保證回復(fù)的真實(shí)性。驗(yàn)證環(huán)節(jié)至關(guān)重要，如實(shí)回復(fù)也彰顯了檔案的材料的嚴(yán)肅性。

其次，學(xué)生成績翻譯的準(zhǔn)確性和真實(shí)性在學(xué)籍檔案利用中也是重中之重。為了使學(xué)籍檔案的翻譯更加規(guī)范化，做好以下幾點(diǎn)至關(guān)重要：（1）建立課程翻譯系統(tǒng)是提高利用工作效率的有效手段。檔案館可建立學(xué)校教務(wù)處課程中文庫的英文對照庫。這樣可以更全面更高效地提供翻譯服務(wù)。（2）準(zhǔn)確、地道的外語翻譯是確保利用工作質(zhì)量的重要前提。英文的準(zhǔn)確地道不但代表了學(xué)校還代表國家的形象。因此，查看國外的課程設(shè)置，力求翻譯更加地道。（3）建立課程說明庫。

2 面向?qū)ο蟮膶W(xué)籍檔案翻譯服務(wù)機(jī)制的建立

2.1 建立學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)。學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)的主要功能模塊應(yīng)包括學(xué)籍材料翻譯、翻譯記錄查詢、翻譯詞匯管理、系統(tǒng)管理維護(hù)。學(xué)籍材料翻譯模塊能對學(xué)生的類別和成績數(shù)據(jù)存在的形式進(jìn)行即時(shí)的著錄和自動(dòng)導(dǎo)入，并進(jìn)行自動(dòng)數(shù)據(jù)分析。而與現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)生成績數(shù)據(jù)、學(xué)校開設(shè)課程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享，直接導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，因而自動(dòng)翻譯是該系統(tǒng)重點(diǎn)解決的問題。翻譯記錄查詢模塊能提供按院系、專業(yè)、姓名、時(shí)間自動(dòng)排序和關(guān)鍵詞檢索的功能。對于查詢結(jié)果，系統(tǒng)還可以進(jìn)行查看、修改和刪除，并能對某一門中文課程的英文翻譯進(jìn)行在線查詢，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)課程在線翻譯的功能。翻譯詞匯管理模塊能對課程中文名稱對應(yīng)的英文翻譯、中英文課程說明等進(jìn)行管理，特別是在一門課程中文對應(yīng)幾種翻譯形式的情況下，能進(jìn)行自動(dòng)選擇。系統(tǒng)管理維護(hù)模塊能提供完全和存在權(quán)限控制，包括用戶管理、權(quán)限管理和日志管理以及系統(tǒng)各種參數(shù)的設(shè)置等功能，如能在后臺進(jìn)行系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的算法修改，也是此翻譯系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的突破性進(jìn)展。采用課程翻譯系統(tǒng)以后，將大大提高成績檔案翻譯利用工作的效率和準(zhǔn)確率。具體來說，瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)作為客戶機(jī)/服務(wù)器（C/S）的替代技術(shù)已經(jīng)成為目前各類網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的主流技術(shù)。本系統(tǒng)正是基于瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，不需要安裝客戶端，具有易安裝、易維護(hù)、易操作的特點(diǎn)。服務(wù)器要求安裝windows2000server或者windows2003server，使用IIS服務(wù)器，安裝Excel組件、Access數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)采用模板定制技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對不同高校、不同學(xué)院的各種不同規(guī)則的成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證的生成等。模板文件格式可由用戶自行定制。模板與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，中文課程添加翻譯后可直接生成英文模板的課程翻譯。以陜西師范大學(xué)研究生成績單為例，英文成績單模板如下：

2.2 模擬學(xué)籍檔案翻譯流程。建立學(xué)生成績檔案翻譯系統(tǒng)后，將其植入學(xué)校檔案館網(wǎng)站，并向全校學(xué)生進(jìn)行宣傳成績翻譯系統(tǒng)的可行性及重要性，并在網(wǎng)站中詳細(xì)解釋該系統(tǒng)的操作流程，如下：（1）學(xué)生及校友與檔案館聯(lián)系，提取中文成績表。（2）登錄檔案館網(wǎng)站，點(diǎn)擊成績翻譯系統(tǒng)鏈接；點(diǎn)擊學(xué)生登錄；注冊用戶名（學(xué)生姓名）、密碼。該系統(tǒng)采用實(shí)名制注冊，用戶名一欄務(wù)必填寫真實(shí)姓名；登錄翻譯系統(tǒng)。（3）點(diǎn)擊左側(cè)基本設(shè)置中的信息修改項(xiàng)，輸入個(gè)人相關(guān)信息（基本信息將出現(xiàn)在成績單上，請務(wù)必認(rèn)真填寫），點(diǎn)擊“確認(rèn)修改”按鈕。（4）點(diǎn)擊左側(cè)“成績管理”按鈕，對照中文成績表，按照系統(tǒng)說明輸入課程、學(xué)分、分?jǐn)?shù)。請務(wù)必真實(shí)填寫，并將其保存。以陜西師范大學(xué)翻譯工作為例，具體見以下流程圖：

以上個(gè)人翻譯流程操作完成后，用戶可攜帶相關(guān)證件到檔案館提取成績單打印件（加蓋檔案館證明專用章），檔案館專門負(fù)責(zé)人將對中英文成績單做最終的校對與審核。

2.3 學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)的服務(wù)性優(yōu)勢。首先，學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了異地翻譯的功能，故出具學(xué)籍證明、翻譯成績及畢業(yè)證書和學(xué)位證書方便快捷。以往辦理這種翻譯和證明需要花費(fèi)大量的時(shí)間，現(xiàn)在只需要很少的時(shí)間，既快又準(zhǔn)，大大提高了辦事效率，方便了利用者。其次，利用成績翻譯系統(tǒng)能直截了當(dāng)?shù)亓私鈱W(xué)校畢業(yè)生的基本情況，就如同建立了學(xué)校的學(xué)生基本情況數(shù)據(jù)庫，學(xué)校檔案部門可以通過它為用人單位查實(shí)畢業(yè)生的信息，進(jìn)行學(xué)歷鑒定。最后，為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)成績中文件，減少對檔案原件損害。如果通過該系統(tǒng)的學(xué)生基本情況數(shù)據(jù)庫，調(diào)出并打印學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績，加蓋檔案部門公章，同樣可起到憑據(jù)作用，還可延長檔案原件使用年限。

3 加強(qiáng)學(xué)籍檔案翻譯利用的服務(wù)性措施

3.1 統(tǒng)一管理，健全學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各高校應(yīng)明確規(guī)定包括學(xué)生成績在內(nèi)的所有學(xué)籍證明材料都由學(xué)校檔案館歸口管理和提供利用，且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示，保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。學(xué)籍管理是高校教學(xué)工作管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量直接反映了學(xué)校管理水平，而且在新形勢下，尊重知識、看重文憑、查閱學(xué)籍檔案已成為信用用人的最基本手段，必須嚴(yán)格管理。領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，特別是各級學(xué)籍管理人員，都必須提高對學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識。健全檔案網(wǎng)絡(luò)是做好學(xué)籍檔案工作的重要措施，要理順學(xué)籍檔案的管理體制，進(jìn)一步明確學(xué)生處、教務(wù)處、各系等作為學(xué)籍檔案形成部門的工作職責(zé)，將這些分散部門形成的學(xué)籍材料集中起來，由學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一管理。最后，由各部門兼職檔案員定期整理、編目，向檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)。

3.2 完善監(jiān)督，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性。確保檔案的真實(shí)性是檔案管理工作的重中之重。如果學(xué)籍檔案管理過于分散，申請出國留學(xué)的用戶既能夠從檔案館查閱，又可以從網(wǎng)絡(luò)上或是學(xué)院里拿到學(xué)籍材料的話，那么檔案的真實(shí)性和權(quán)威性、翻譯的準(zhǔn)確性就不能得到保障。因此，畢業(yè)生學(xué)籍，應(yīng)以高校檔案館存檔的學(xué)籍記錄為準(zhǔn)；在讀生學(xué)籍，以所在院系出具并蓋章的打印件為準(zhǔn)，由檔案館暫存并翻譯，以備查詢。

3.3 規(guī)范流程，提高學(xué)籍檔案翻譯的標(biāo)準(zhǔn)化。早前出國的學(xué)生，其所修課程成績大都是自行翻譯，等翻譯好后再把翻譯件核查蓋章。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)情況下翻譯出的學(xué)籍，在申請人申請出國時(shí)，其真實(shí)性可能就會遭到質(zhì)疑，從而影響到國外機(jī)構(gòu)對當(dāng)事人的客觀評價(jià)，同時(shí)也會影響國內(nèi)高校的聲譽(yù)和形象。因此，學(xué)籍應(yīng)由高校檔案館按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一翻譯，規(guī)范翻譯流程，提高翻譯的標(biāo)準(zhǔn)化，并使用印有學(xué)校?；蘸拖嚓P(guān)信息的專用標(biāo)準(zhǔn)信紙與信箋，密封后加蓋封口章，以此顯示所出具的學(xué)生成績的公正性與正確性。

（作者單位：陜西師范大學(xué) 來稿日期：2014-12-17）