陳明九

（山東建筑大學檔案館，山東濟南250101）

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設研究
——以山東建筑大學為例

陳明九

（山東建筑大學檔案館，山東濟南250101）

大數(shù)據(jù)時代的技術革新，不僅促進了高校檔案建設的發(fā)展，而且極大地推動高校檔案信息化建設。而高校檔案信息化建設是高校檔案管理適應時代的發(fā)展、創(chuàng)新高校服務工作的重要舉措，也是大數(shù)據(jù)時代檔案工作者面臨的一項重要的任務。文章以山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)為例，在分析檔案管理目前現(xiàn)狀及存在的問題基礎上，總結(jié)大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設的重要性，針對山東建筑大學的高校檔案管理系統(tǒng)進行功能模塊設計，并提出系統(tǒng)建設的途徑。

大數(shù)據(jù)；高校檔案；管理系統(tǒng)；檔案信息化

0 引言

隨著Web2.0、物聯(lián)網(wǎng)、云計算和云儲存等新型信息技術的廣泛應用，人類正從信息時代跨進大數(shù)據(jù)時代。國務院通過的《關于促進大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動綱要》中明確指出推動政府大數(shù)據(jù)開放、共享和安全的重要性［1］。2014年3月大數(shù)據(jù)首次寫入政府報告，標志著國家層面對“大數(shù)據(jù)”的理解進入了一個新的高度。

大數(shù)據(jù)具有 4 V特點，即數(shù)據(jù)種類繁多（Variety），包括大量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如文本、文檔、圖片、音頻、視頻等；容量（Volume）浩大，計量單位從T B躍升到P B、E B乃至Z B級別；生成處理速度（Velocity）快，秒定律，不同于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術；價值（Value）高且密度低，單條數(shù)據(jù)并無太大價值，但龐大的數(shù)據(jù)量卻蘊含巨大的財富［2］。

目前，大數(shù)據(jù)應用到社會發(fā)展的諸多領域，尤其是對高等學校的檔案管理工作也帶來了深遠的影響。

大數(shù)據(jù)時代的新形勢下，對高校檔案信息化建設提出了更高的要求。目前，通過對國內(nèi)外高校檔案管理系統(tǒng)使用情況調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，大多高校檔案部門采取軟件定制的方式，根據(jù)各自的特點采用不同的系統(tǒng)軟件，但其管理內(nèi)容是靜態(tài)的，二維的，影響了系統(tǒng)實用的方便性和快捷性。

文章以山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)為測，針對管理系統(tǒng)使用中新的需求和檔案信息管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，進一步探索大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設的途徑，為實現(xiàn)高校檔案管理系統(tǒng)共享大數(shù)據(jù)資源，提高高校檔案利用率和信息化管理水平提供借鑒。

1 山東建筑大學檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

山東建筑大學檔案管理作為學校管理工作的重要內(nèi)容，越來越發(fā)揮不可忽視的作用。學校檔案不僅是學校發(fā)展記憶的基石，而且是學校重要的本源性信息源，但在大數(shù)據(jù)時代檔案管理還存在一些問題。

1.1 檔案管理現(xiàn)狀

山東建筑大學檔案館館舍面積近1000 m2，擁有建校以來檔案近30000余卷，涵蓋學校教學、管理的方方面面。館藏檔案分為開放檔案、限制開放檔案和保密檔案三部分。全部檔案實行檔案系統(tǒng)管理，建立了五個全宗卷，專兼職檔案工作人員60余名。檔案管理工作中堅持三納入、四同步管理原則。檔案利用方式為查閱、借閱、復制、摘錄、咨詢、函調(diào)、出具檔案證明。山東建筑大學檔案館始終堅持“高效、規(guī)范、創(chuàng)新、發(fā)展”的理念，秉持“為黨管檔、為國守史、為民服務”之宗旨，弘揚檔案文化，傳承建大精神。檔案管理工作中注重加強檔案信息化建設，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的功能和作用，應用檔案管理系統(tǒng)進行網(wǎng)上歸檔，達到館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，逐漸呈現(xiàn)大數(shù)據(jù)4 V特征。

1.2 檔案管理存在的問題

山東建筑大學檔案管理存在的問題具體表現(xiàn)在：（1）重管理輕宣傳近年來，檔案的價值得到學校領導及部門的重視和認可，不斷健全檔案管理規(guī)章制度，逐步完善基礎設施，但忽視檔案宣傳工作，對檔案法和依法治檔宣傳不夠；（2）重整理輕編研檔案整理是最為耗時的一個環(huán)節(jié)，耗費檔案管理人員大量的精力和時間，而無暇顧及檔案的編研工作，缺乏高質(zhì)量的編研資料；（3）重收集輕鑒定檔案館藏日益豐富，歸檔率逐年遞增，忽視了檔案的價值鑒定和質(zhì)量，影響了價值檔案的有效利用；（4）缺乏專項資金大數(shù)據(jù)時代加強檔案管理軟件的開發(fā)要投入人力、物力和財力，沒有專項資金作保障，檔案信息化建設也就無從談起，爭取相關領導的支持和重視，應有專項資金開支計劃；（5）缺乏專業(yè)人才大數(shù)據(jù)時代，檔案管理缺乏既懂業(yè)務又懂計算機的專門人才，沒有強大的技術支撐。

2 高校檔案管理系統(tǒng)建設的重要性及理念

信息技術的快速發(fā)展給高校檔案工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代的到來與其它信息技術相比更能彰顯高校檔案管理工作創(chuàng)新的需要，加強檔案管理系統(tǒng)的建設對高校檔案管理人員來說是當務之急。

2.1 提高工作效率和效能

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理理論、環(huán)節(jié)、技術正發(fā)生變革，未來檔案工作呈現(xiàn)的大趨勢是建設大檔案，應用大技術，實現(xiàn)大服務。高校檔案管理工作也不例外。高校檔案記錄高校不同發(fā)展時期的關鍵信息，是學校發(fā)展歷史的縮影［3］。高校檔案館是保存和提供利用高校檔案的專門機構(gòu)。

如山東建筑大學檔案館，在15年前由山東建筑工程學院等4校合并而成，隨著辦學規(guī)模日益擴大，檔案館存儲了大量珍貴的學校發(fā)展的檔案資料，包含黨群、行政、教學、科研、人事、財會、外事、出版、基建、設備、聲像、人物、實物和重大活動等14大類。隨著檔案查詢量的增大，檔案利用率增高，但由于檔案館人員少，工作強度也越來越大。如果檔案館依然采用單一落后的手工模式管理檔案信息，就存在很多困難和缺陷：如檔案查詢困難、檔案易破損、信息易丟失以及檔案信息無法共享等等，這些問題已不適應大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作的發(fā)展需要，在一定程度上限制了檔案的管理和利用，因此應用檔案管理系統(tǒng)來管理檔案，降低檔案管理人員勞動強度，提高檔案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

2.2 優(yōu)化檔案工作業(yè)務流程

高校檔案的傳統(tǒng)管理模式，主要是以紙質(zhì)文件作為載體，各種紙質(zhì)文件按類別進行規(guī)律的編碼收藏檔案，按目錄進行查詢。利用信息技術構(gòu)建一個滿足高校檔案管理實際需求的檔案管理系統(tǒng)，能提高歸檔的及時性和完整性，優(yōu)化檔案工作流程，方便檔案的檢索和利用。利用該平臺，檔案用戶可快速查詢個人的檔案信息，學校管理人員可查詢黨群、行政、基建、教學、科研、財務、出版、設備和重大活動檔案等信息。

高校檔案管理工作所涵蓋的內(nèi)容十分龐雜，工作量大，就山東建筑大學檔案館館藏的檔案業(yè)務種類達14類，因此建設檔案系統(tǒng)來理順這些業(yè)務的工作流程，管理這些龐雜的業(yè)務流程。通過對高校檔案管理信息系統(tǒng)的需求分析，進一步優(yōu)化檔案管理信息化業(yè)務流程，實現(xiàn)高校檔案管理信息化業(yè)務的再造。

2.3 高校檔案管理系統(tǒng)建設理念

最早提出“大數(shù)據(jù)”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫。關于大數(shù)據(jù)的定義，涂子沛在《大數(shù)據(jù)：正在到來的數(shù)據(jù)革命》書中說，“‘大數(shù)據(jù)’之大，不僅僅意味著數(shù)據(jù)之多，還意味著每個數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命，產(chǎn)生智能，散發(fā)活力和光彩［4］?！贝髷?shù)據(jù)時代的到來給高校檔案數(shù)據(jù)資源賦予新的特征，隨著高校檔案館館藏檔案的數(shù)字化和每年接收的電子檔案的激增，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量將大大增加，這些資源中存在著大量的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的種類繁多的數(shù)據(jù)。使用的人越多，價值越大。

管理系統(tǒng)建設理念就是以檔案利用者為中心，具備強大、快捷的查詢功能，友好的用戶界面及完善的借閱和調(diào)用控制功能，檔案利用者可通過網(wǎng)絡和檔案館建立聯(lián)系，在授權的范圍內(nèi)不受時間和地理位置的限制，實現(xiàn)對高校檔案大數(shù)據(jù)的有效遠程訪問和查詢［5］。從山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)來看，檔案館應從系統(tǒng)的基礎設施、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫、標準規(guī)范體系、安全保障體系和運行管理機制六個方面進行建設，加大檔案工作者的培訓力度，熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，學會利用網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案信息的應用和數(shù)據(jù)分析［6］。

3 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)的功能設計

高校檔案管理部門的需求分析是檔案管理系統(tǒng)設計中非常重要的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)需求分析的準確性決定了檔案管理系統(tǒng)的安全性、可擴展性和易用性，必須依據(jù)大數(shù)據(jù)的特性進行高校檔案管理系統(tǒng)的功能設計。

3.1 檔案管理系統(tǒng)開發(fā)框架

依據(jù)現(xiàn)階段高等學校檔案管理特點以及大數(shù)據(jù)時代高校信息化管理的需求，基于B／S架構(gòu)和面向?qū)ο蟮腏AVA編程技術以及關系數(shù)據(jù)庫SQLServer，開發(fā)設計了山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括檔案管理和系統(tǒng)管理兩大模塊，每個模塊又包括若干子模塊，模塊之間有機地結(jié)合。該檔案管理系統(tǒng)是在充分調(diào)研不同類高校檔案管理的需求的基礎上進行設計和實現(xiàn)的，采用了目前流行的J 2 E E技術，系統(tǒng)框架使用三層架構(gòu)：用戶層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層［7］。山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)的三層架構(gòu)如圖1所示。

圖1 山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖

3.2 設計原則及管理模塊

系統(tǒng)的設計與開發(fā)遵循MVC的思想，三層結(jié)構(gòu)中，用戶層提供頁面顯示，接受用戶的服務請求，然后傳遞給業(yè)務邏輯層，同時接受來自業(yè)務邏輯層的用戶服務請求的結(jié)果；業(yè)務邏輯層負責數(shù)據(jù)的操作，向上接受用戶層的服務請求，向下與系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接交互；數(shù)據(jù)訪問層，用來存儲檔案管理系統(tǒng)的檔案信息、用戶信息等數(shù)據(jù)。采用MVC三層架構(gòu)可以提高系統(tǒng)的開發(fā)效率和系統(tǒng)的性能。系統(tǒng)整體框架結(jié)構(gòu)清晰，每層之間的耦合度低，便于檔案管理系統(tǒng)的升級與維護［8］。

（1）檔案管理模塊

該模塊主要與檔案的操作有關，具有創(chuàng)建檔案表、著錄檔案信息、整理檔案信息、查詢檔案信息、打印檔案信息、統(tǒng)計檔案信息、設置檔案權限、檔案銷毀、檔案借閱等功能。

（2）系統(tǒng)管理模塊

該模塊主要與系統(tǒng)參數(shù)配置有關，具有管理檔案用戶、部門管理、管理數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)日志、找回系統(tǒng)密碼、修改系統(tǒng)密碼、管理檔案類目、檔案打印模板管理、檔案系統(tǒng)參數(shù)設置等功能。

根據(jù)以上檔案系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析得出系統(tǒng)的模塊功能圖，如圖2所示：

圖2 山東建筑大學檔案管理系統(tǒng)模塊功能圖

4 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設的途徑

大數(shù)據(jù)時代賦予高校檔案工作新的內(nèi)容和特征，高校檔案工作者通過加強檔案管理系統(tǒng)建設實現(xiàn)大數(shù)據(jù)資源共享，提升自身綜合素質(zhì)，注重檔案信息的安全保護。

4.1 大數(shù)據(jù)資源共享

大數(shù)據(jù)最大的特點就是資源共享［9］。高校檔案管理系統(tǒng)與學校辦公自動化系統(tǒng)、教學（研究生、本科生、成人教育）管理系統(tǒng)等既是相互獨立的，又是相互聯(lián)系的。學校檔案管理系統(tǒng)規(guī)范文件及數(shù)據(jù)的管理，實現(xiàn)文件及數(shù)據(jù)的接收、歸檔和儲存等功能，辦公自動化（O A）系統(tǒng)可實現(xiàn)迅速、全方位信息采集和信息處理。采用計算機技術手段實現(xiàn)諸多系統(tǒng)與學校檔案管理系統(tǒng)對接，將應歸檔的檔案資料上傳到學校檔案管理系統(tǒng)中，可簡化大量的操作時間和儲存空間，避免人力與財力的浪費，達到高校檔案資源共享和利用。

高校檔案管理系統(tǒng)對接采用的方法有：（1）編寫程序，兩系統(tǒng)間做個接口；（2）通過IBM的LEI設計接口；（3）利用LOTUSDomino的自身特點同服務器作代理，開發(fā)基于JAVA的SERVLET實現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換［10］。

總之，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享，需要兩個步驟：（1）對一個文件所涉及的有關條目如正文、文號、附件等進行目錄轉(zhuǎn)換，這樣操作避免檔案管理人員將歸檔文件進行手工錄入；（2）電子檔案的歸檔、鏈接轉(zhuǎn)換，好處在于檔案管理人員不需要再掃描具有領導批示和簽名的文件。

4.2 提升高校檔案管理人員綜合素質(zhì)

大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作要充分認識“人”的根本地位和作用，建立起培養(yǎng)、引進、實用人才的科學機制，營造出尊重檔案人才的氛圍，用機制激勵人才，用環(huán)境凝聚人才，發(fā)揮高校檔案人員的聰明才智和工作積極性。高校檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力在一定程度決定著檔案資源開發(fā)的數(shù)量和質(zhì)量，也決定著檔案管理系統(tǒng)建設的水平和質(zhì)量［11］。

當前，與大數(shù)據(jù)密切相關的技術正加速發(fā)展，如信息鏈接技術、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、智能信息推動技術、服務網(wǎng)絡等，對高校檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)提出更高的要求。而今高校檔案管理人員構(gòu)成中普遍存在著年齡老化、女性化、業(yè)務水平低、信息技能低等狀況，尤其缺乏復合型人才。大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理隊伍既需要懂檔案的業(yè)務人員，又需要計算機技術人員。因此，加強檔案管理人員的培訓力度，不斷提高檔案管理人員的思維、專業(yè)知識和技能；培養(yǎng)一批檔案知識扎實、專業(yè)技術過硬，有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)檔案人才隊伍；注重既通曉檔案信息管理、開發(fā)和服務知識，又了解掌握現(xiàn)代信息技術，還通曉現(xiàn)代科學技術發(fā)展的最新動態(tài)的復合型人才的培養(yǎng)，才能使高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代取得重大的突破［12］。

4.3 加強信息安全保護

確保高校檔案信息安全是高校檔案工作者的首要職責。要牢固樹立“檔案安全事關黨和國家根本利益”的思想，切實筑牢檔案安全的思想防線。

隨著信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，高校檔案部門對館藏的紙質(zhì)化的檔案信息通過掃描或外包的方式已經(jīng)轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案信息，同時對進館的檔案實行數(shù)字化管理，建設數(shù)字化檔案館，這些檔案信息具有大數(shù)據(jù)價值大、容量大、利用率高等特點。在將高校所有的數(shù)字化檔案信息上傳到檔案管理系統(tǒng)提供利用的同時，一定要強化檔案信息的安全保障建設。

安全保障體系建設是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，不僅有基礎設施層面的保障建設還要有法治標準、安全技術、組織管理和災難恢復機制等層面的保障建設［13－15］。所以針對高校檔案管理系統(tǒng)構(gòu)筑多層防護體系，進行人防、物防的同時，采取技防如防火墻技術、數(shù)字簽名或水印技術、信息加密等技術，確保高校檔案管理系統(tǒng)軟、硬件升級、數(shù)據(jù)遷移的安全。另外，還要進一步加強對檔案管理系統(tǒng)外設管理、操作權限及用戶訪問權限管理；構(gòu)建高校檔案管理人員堅實的意識防線、物理防線和技術防線；定期對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡安全性進行評估，及時發(fā)現(xiàn)隱患和彌補漏洞；完善網(wǎng)絡監(jiān)控；購買殺毒軟件和超級防火墻進行網(wǎng)絡保護［16］；組件Raid1、Raid5的即時備份，或定期對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行Chost備份，以防患于未然。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來，對高校檔案信息化管理是機遇，也是挑戰(zhàn)，高校檔案管理系統(tǒng)建設任重而道遠。高校檔案工作者必須進行理論上創(chuàng)新，學習利用大數(shù)據(jù)技術，轉(zhuǎn)變檔案管理思維方式，創(chuàng)新高校檔案工作，建設好高校檔案管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)高校檔案管理活動服務于社會實踐的最終目的。

［1］ 國務院《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》［EB／OL］.2015－9－20. http：／／mt.sohu.com／20150914／n421096181.shtml.

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［3］ 張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究［J］.蘭臺世界，2015（1）：21－22.

［4］ 陳如明.大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)：價值與應對策略［J］.移動通訊，2012（10）：18－19.

［5］ 王鶴淇，謝春梅.淺談大數(shù)據(jù)時代檔案信息的開發(fā)［J］.蘭臺世界2015（6）：121－122.

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［12］肖鵬.檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺的應用［J］.中國檔案，2015（6）：52－53.

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（學科責編：王光銀）

Research on university archivesmanagement system construction in big data era：A case study on Shandong Jianzhu University

Chen Mingjiu
（Archives，Shandong Jianzhu University，Jinan 250101，China）

The technological innovation of the era of large data，not only promotes the development of the archives in colleges and universities，but also greatly promotes the construction of university archives information.The archives informatization construction archives in colleges and universities is the importantmeasure to adapt to the development of the times and innovate，the service work，，as well as an important task of file workers in the era of big data.Based on Shandong Jianzhu University archivesmanagement system，the paper analyzes the present situation and problems of the archives management，summerizes the importance of the construction of university archivesmanagement system in the big data age，makes the function module design based on the university archivesmanagement system of Shandong Jianzhu University，and puts forward the methods of university archives management system construction.

big data；university archives；management system；file informatization

TU996

A

2014－09－29

陳明九（1969－），男，檔案館員，碩士，主要從事高校檔案管理、高校檔案資源建設及信息化建設等方面的研究.E-mail：chmj＠sdjzu.edu.cn

1673－7644（2015）05－0506－05