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摘 要：加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的策略的研究，有利于提高工程檔案管理水平。本文筆者對(duì)工程檔案管理工作的策略進(jìn)行了探討，希望對(duì)相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：工程；檔案管理；策略

我國(guó)城市工程檔案工作是二十世紀(jì)中后期，伴隨著國(guó)家建設(shè)和在改革開放大潮中突飛猛進(jìn)的城市建設(shè)產(chǎn)生的一項(xiàng)新興事業(yè)，它經(jīng)歷了二十世紀(jì)五六十年代的初創(chuàng)，八九十年代的迅速發(fā)展，很快形成全國(guó)規(guī)模的管理體系，成為我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，也是我國(guó)城市建設(shè)走向科學(xué)管理的重要標(biāo)志。當(dāng)然，我們必須看到工程檔案管理中存在的一些問題。特別是越來越多的工程檔案資料與尚未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理之間的矛盾，不容忽視。 本文將結(jié)合筆者的工程檔案管理工作實(shí)踐，從當(dāng)前工程檔案管理的問題與現(xiàn)實(shí)出發(fā)，就強(qiáng)化工程檔案管理與工程檔案管理自動(dòng)化問題進(jìn)行一些探討。

1 工程檔案管理的重要意義

1.1 工程檔案管理工作的內(nèi)容

工程檔案的具體內(nèi)容包括工程準(zhǔn)備階段的文件資料、工程實(shí)施階段的文件資料、工程完成階段的文件資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)定報(bào)告與驗(yàn)收鑒定書等內(nèi)容，每項(xiàng)資料中也包括各類具體的資料，如圖紙、預(yù)決算編制、招投標(biāo)等。工程檔案管理要求從業(yè)者嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、準(zhǔn)確規(guī)范，特別是對(duì)于關(guān)鍵的圖紙、財(cái)務(wù)等文件， 均應(yīng)更加注意文件編排的格式與規(guī)范，確認(rèn)關(guān)鍵文件的準(zhǔn)確。

1.2 工程檔案管理工作的重要意義

通過上文的簡(jiǎn)述可以總結(jié)出，工程檔案管理工作的意義主要存在于這樣幾個(gè)方面。 首先，工程檔案管理也是工程項(xiàng)目建設(shè)與管理的有機(jī)組成部分，記錄著城市發(fā)展的歷史和脈絡(luò)，它的史料性、權(quán)威性、閱讀性、參考性比較強(qiáng)，對(duì)研究過去、現(xiàn)在和未來的城市建設(shè)乃至經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的憑證、依據(jù)和參考作用。其次，河北省是全國(guó)工程建設(shè)檔案工作起步較早的省份之一，加強(qiáng)我省工程建設(shè)管理，不僅能夠保證建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，同時(shí)通過實(shí)際操作也能夠提高工程建設(shè)檔案資料專業(yè)技術(shù)管理人員的素質(zhì)，并為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確的建設(shè)工程檔案資料，更好的為城市建設(shè)服務(wù)。

2 工程檔案管理的現(xiàn)狀探討

2.1 工程檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前工程檔案管理所面臨和處理的客體是越來越多的文件資料和越來越復(fù)雜的工程項(xiàng)目，在這種情況下，大部分通行的工程檔案管理方法是手動(dòng)查閱，缺乏自動(dòng)化管理系統(tǒng)，下文將就此問題提出初步設(shè)想。除此之外，全過程的工程檔案管理中，往往在工程竣工后就已結(jié)束，不夠負(fù)責(zé)；此外，一些文件在編排時(shí)并沒有將格式統(tǒng)一，關(guān)鍵文件存在未加蓋公章等細(xì)節(jié)問題。 事實(shí)上，這也是工程檔案管理的復(fù)雜性和嚴(yán)密性帶來的。在當(dāng)前我國(guó)工程檔案管理方法逐漸定型的總趨勢(shì)下，出現(xiàn)問題的往往是一些細(xì)節(jié)之處。

2.2 工程檔案管理工作的幾點(diǎn)問題

工程檔案存在的細(xì)節(jié)問題可從以下幾方面探討。首先工程檔案管理從業(yè)者嚴(yán)重缺乏工作責(zé)任心。在一些工程建設(shè)完成投入使用后，施工單位不重視工程檔案的存檔，認(rèn)為這應(yīng)該是城建單位來進(jìn)行存檔，更有甚者只保留一些竣工驗(yàn)收證書或竣工圖等少量 “有用”文件；其次，沒能很好的樹立檔案管理的意識(shí)，不能將現(xiàn)實(shí)工作中的檔案業(yè)務(wù)與現(xiàn)代化電子系統(tǒng)有效的結(jié)合起來；當(dāng)前，由于高校課程很少開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，造成了專門從事工程檔案管理的人才缺乏，而其相關(guān)專業(yè)的人才初入工程檔案管理工作，由于缺少專業(yè)的知識(shí)和實(shí)際操作，也常常不能勝任，過渡期過長(zhǎng)。就目前在崗的工程檔案管理工作人員來說，他們大多缺乏先進(jìn)技術(shù)的操作方法和知識(shí)，往往采用傳統(tǒng)的管理辦法，對(duì)于使用電子自動(dòng)化系統(tǒng)不熟悉、不了解，導(dǎo)致不易查閱；在對(duì)文件的編排中，以文字為主，沒有圖片、圖表、數(shù)據(jù)等具有說服力的信息內(nèi)容，文件缺乏可觀性；許多文件資料是為了保證檔案完成性而制作，并非平時(shí)的記錄與積累，因而真實(shí)性和連續(xù)性也沒有辦法得到保證。對(duì)于工程部門來說，受工程進(jìn)度和技術(shù)難度的影響，引進(jìn)的人才均以技術(shù)人員為主，基本很少或根本不會(huì)考慮檔案管理的人員，造成了許多中小工程項(xiàng)目大量聘用兼職人員的現(xiàn)實(shí)，使工程檔案管理在后期查驗(yàn)等方面的許多問題。第三，因?yàn)楣こ添?xiàng)目種類繁多，在一些中小型的工程管理項(xiàng)目中，沒有專門進(jìn)行工程檔案管理的人員，許多資料也是為了應(yīng)付工程質(zhì)量安全檢查而做的，其結(jié)果就是造成資料的缺失甚至是丟失等。

3 工程檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

由于工程檔案室一直沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的軟件管理，一般翻查檔案需要通過手工操作才能實(shí)現(xiàn)，工作比較原始，這大大影響了工程檔案管理工作的效率與效果，影響了行業(yè)的社會(huì)勞動(dòng)時(shí)間與社會(huì)生產(chǎn)效率。而且，工程檔案管理目前面對(duì)的是越來越多的檔案資料，如何設(shè)計(jì)一套工程檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)成為了業(yè)界必須要面對(duì)和探討的問題。

3.1 工程檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的需求分析

對(duì)于任何行業(yè)都是如此，探討一項(xiàng)工作是否可以進(jìn)行自動(dòng)化和自動(dòng)化軟件的設(shè)計(jì)，首先都要考量自動(dòng)化系統(tǒng)的需求， 對(duì)于工程檔案來說也是如此。上文已經(jīng)粗淺表明了，當(dāng)前工程檔案管理工作中需要一個(gè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)。 具體來說，可以從以下幾個(gè)方面考慮。首先，繪制關(guān)聯(lián)圖，這張關(guān)聯(lián)圖包括工程管理所要處理的對(duì)象—原始數(shù)據(jù)與資料和處理的信息流—編制好文件，特別是對(duì)于信息流的分析要尤其注意。第二，創(chuàng)建開發(fā)型，它涉及到自動(dòng)化系統(tǒng)不同適用對(duì)象的需求量不同而產(chǎn)生的信息流變化，因而對(duì)于用戶（工程檔案資料提供者）與管理者（工程檔案資料管理者）要設(shè)計(jì)出不同的用戶接口。 第三，確定優(yōu)先型，建立使用模型并分析可行性，這一步后，便可以初步建立起不同的用戶所產(chǎn)生的信息流數(shù)量。 第四，建立數(shù)據(jù)模型字典，自動(dòng)化的關(guān)鍵就是信息與數(shù)據(jù)的流動(dòng)與共享， 而這都依靠著數(shù)據(jù)完成， 為每個(gè)數(shù)據(jù)建立一套模型中的字典就指的是每個(gè)用戶都依靠一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系發(fā)布信息，通過轉(zhuǎn)碼變成數(shù)據(jù)，在其他用戶或管理者接受時(shí)，再以信息的形式出現(xiàn)，而數(shù)據(jù)則用于文件與資料的編制。

3.2 工程檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求

要設(shè)計(jì)一個(gè)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，首要就是能夠讓使用者或管理者錄入數(shù)據(jù)，因而數(shù)據(jù)錄入是工程檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能。第二，這樣的自動(dòng)化系統(tǒng)還應(yīng)具有一定的管理模塊， 用于工程檔案編制過程中的基礎(chǔ)管理工作。筆者認(rèn)為，工程檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的管理模塊應(yīng)根據(jù)上文的需求分析設(shè)計(jì)為不同的層級(jí)，如普通的職員管理方面，它用于單位檔案室所有員工之間的內(nèi)部通信與基本的數(shù)據(jù)檢索，而如管理員管理方面，專門是負(fù)責(zé)自動(dòng)化系統(tǒng)和工程檔案管理的員工對(duì)系統(tǒng)的操作；再如基本的管理內(nèi)容，包括密碼管理、參數(shù)設(shè)置等；還有如系統(tǒng)升級(jí)、系統(tǒng)維護(hù)、員工操作等帶來的系統(tǒng)日志，也需要進(jìn)行相關(guān)的管理工作。

4 工程檔案管理工作的發(fā)展策略

工程檔案管理工作絕對(duì)是當(dāng)今工程管理與項(xiàng)目管理中仍需要提升管理水平的一個(gè)支項(xiàng)。從筆者上文所列舉的一項(xiàng)項(xiàng)工作中的細(xì)節(jié)問題來說，這些都需要在未來的工作中進(jìn)行提升和改進(jìn)，細(xì)節(jié)管理和全過程管理的思路也應(yīng)該納入到工程檔案管理工作中來。對(duì)于當(dāng)前亟待解決的工程檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)， 筆者認(rèn)為在操作中應(yīng)特別提高系統(tǒng)的安全性，并采用較為高效的編碼來進(jìn)行數(shù)據(jù)的編輯。 除此之外，一些輔助功能如漢字識(shí)別、圖片編輯、歷史記錄等功能也必不可少，以防止檔案編輯中出現(xiàn)的意外。

5 結(jié)束語

本文從當(dāng)今的工程檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討了新形勢(shì)下工程檔案管理的目標(biāo)、內(nèi)容以及出現(xiàn)的問題，并對(duì)這些問題進(jìn)行了較為深入的原因分析。 對(duì)于工程檔案管理自動(dòng)化問題，筆者從自動(dòng)化管理系統(tǒng)的需求分析、 設(shè)計(jì)要求以及設(shè)計(jì)流程等方面，對(duì)此進(jìn)行了初步的探討，希望通過本文的討論，對(duì)業(yè)界能夠提供幫助。

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