尹良鑫

摘 要：醫(yī)院檔案管理涉及到醫(yī)院行政職能科室和臨床科室多方面的內(nèi)容，是醫(yī)院管理的重要組成部分，是醫(yī)院管理的手段之一。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院日常工作的開展和事業(yè)的發(fā)展都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理弊端；對(duì)策；長(zhǎng)效機(jī)制

醫(yī)院檔案是各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院寶貴的物質(zhì)財(cái)富，是回顧過去、開創(chuàng)未來的重要資料依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院日常工作的開展和事業(yè)的發(fā)展都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

1 目前大部分醫(yī)院檔案管理存在的弊端

（一）醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療、教學(xué)、科研都有著緊密的聯(lián)系，互相之間不可分割。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好醫(yī)院檔案工作的前提和保證。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，明確主導(dǎo)思想，建立符合醫(yī)院實(shí)際需要的健全的檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的設(shè)置要有利于檔案工作。在此基礎(chǔ)上集中統(tǒng) 一管理，建立健全工作制度，將醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。將檔案工作的內(nèi)容納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的崗位責(zé)任制，將檔案材料的規(guī)范化、收集的及時(shí)性等作為個(gè)人年度考核、升職、評(píng)優(yōu)、評(píng)先等條件之一，以提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。 利用檔案管理工作協(xié)調(diào)網(wǎng)，加強(qiáng)宣傳工作，從領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員都認(rèn)識(shí)到檔案的潛在價(jià)值以及檔案信息帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，明確醫(yī)院檔案是“取之于我，用之于我，功在醫(yī)院，利在個(gè)人”，增強(qiáng)全院職工檔案意識(shí)，給收集歸檔工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。同時(shí)檔案人員也要熟悉醫(yī)院檔案材料的運(yùn)行規(guī)律，掌握各種線索，循序漸進(jìn)，廣泛收集，為醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理打好基礎(chǔ)。

（二）醫(yī)療單位存在大多數(shù)中層干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的問題，不注重留取和移交本部門的檔案資料；檔案管理人員大多不是檔案專業(yè)出身，業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，有的檔案人員還身兼醫(yī)院其他工作，檔案管理精力達(dá)不到要求，再加上檔案室崗位人員不固定，經(jīng)常輪轉(zhuǎn)，人員的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)都比較欠缺。

（三）醫(yī)療單位多數(shù)辦公用房都為臨床用房，行政科室辦公用房普遍緊張，檔案室面積多數(shù)不達(dá)標(biāo)。此外，由于重視不夠，檔案管理投入設(shè)備相對(duì)陳舊，計(jì)算機(jī)功能僅能實(shí)現(xiàn)保存和檢索資料信息作用，難以實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)脘檔案信息有效開發(fā)和共享功效。

（四）醫(yī)院檔案收集整理存在許多問題。還有醫(yī)院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會(huì) 形成雜亂無章的材料堆，用時(shí)非常麻煩。因此，必須強(qiáng)化檔案的編研工作，將所收集的檔案資料分類整理，按類別歸檔，并標(biāo)明出處、時(shí)間和類別。另外要突出重點(diǎn)，將重要檔案資料重點(diǎn)保管，使檔案服務(wù)對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)，真正發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展 中的引導(dǎo)作用。檔案收集整理后就被束之高閣，忽視了其最重要的檔案信息資源的開發(fā)利用，體現(xiàn)不出價(jià)值，失去了管理意義，也就失去了提升檔案管理品位的機(jī)會(huì)[1]。

（五）目前多數(shù)醫(yī)療單位的檔案管理并沒有結(jié)合自身特點(diǎn)和需求體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的特殊性，且大部分醫(yī)院只注重收集和整理，而忽略了信息資源的開發(fā)和利用，不能充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值所在。

2 醫(yī)院檔案管理對(duì)策

（一）人員對(duì)策醫(yī)療單位應(yīng)通過會(huì)議、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等 多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性，提高全員檔案管理意識(shí)。同時(shí)，要重視檔案人員的專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，不斷提高檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平?？蓪n案管理納人年終的目標(biāo)考核，凡是歸檔不達(dá)標(biāo)的科室要予以扣罰績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。

檔案工作是文化水平、專業(yè)知識(shí)要求較髙的一門技術(shù)性工作。為了確保檔案管理質(zhì)量，檔案管理人員必須要有高度的工 作責(zé)任感；要具有一定的科學(xué)技術(shù)、文化知識(shí)水平和管理能力；要全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)是提高檔案管理質(zhì) 量的保證。可以采取在職自學(xué)、短期培訓(xùn)、函授學(xué)習(xí)、外出進(jìn)修、院校培養(yǎng)等多種方式，還可以邀請(qǐng)檔案專家來醫(yī)院指導(dǎo)講課，組 織檔案員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，努力提髙管理人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員的整體素質(zhì)和工作能力不斷提髙，為醫(yī)院檔案 管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）要加強(qiáng)檔案管理的設(shè)備投人，配備必要的 檔案裝備和工具，按照實(shí)際需要建造獨(dú)立檔案室，確保室內(nèi) 溫濕度達(dá)標(biāo)，采用防磁柜、密集柜等保存檔案，更新檔案管 理工具，提髙管理技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)計(jì)和使用 符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理軟件，并納人醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，確保檔案信息安全。

（三）醫(yī)療單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度，明確歸檔立卷要求，通過多種渠道擴(kuò)大檔案收集范圍，確保檔案資料收集的完整、準(zhǔn)確和齊全。醫(yī)院檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了材料的構(gòu)成和形式不同于其 他檔案。比如我院的個(gè)人檔案在收集各種畢業(yè)證書、資格證書等材料時(shí)，應(yīng)以復(fù)印件歸檔；而設(shè)備檔案、基建檔案和科研檔案 則要求以原件歸檔。另外對(duì)調(diào)出或調(diào)人的人員，做到“檔隨人走，檔如其人”，避免因檔案轉(zhuǎn)移不及時(shí)產(chǎn)生“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象，防止編造、篡改檔案等行為。對(duì)新分配的人員，必須在 規(guī)定時(shí)間內(nèi)建檔，保證檔案資料的延續(xù)性和完整性。檔案收集工作是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，也是決定醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的檔案制度，擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，把有查考利用價(jià)值的文件資料和各種載體檔案資料及時(shí)整理歸檔，不斷拓展收集渠道，全方位開展對(duì)各種有用資料、文件的收集，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全，豐富優(yōu)化室藏。

（四）方法對(duì)策醫(yī)療單位要完善自身檔案管理制度，建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)體系，把檔案管理納人各科室崗位職責(zé)，建立科室年度檔案達(dá)標(biāo)的目標(biāo)管理機(jī)制，逐步規(guī)范檔案管理。同時(shí)，要充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，必要時(shí)進(jìn)行二次匯編，為臨床科研和行政管理提供參考依據(jù)，在醫(yī)院建設(shè)、行政管 理和臨床科研中發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和價(jià)值。編寫專題匯編，如《治療方案匯編》、《罕見疑難病例診療匯編》、《醫(yī)療糾紛案例分析》等，給全院提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息，為臨床科研、行政管理提供參考，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)院建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密。

（五）除此之外還要搞好醫(yī)院檔案編研工作實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

檔案信息的價(jià)值只有通過檔案用戶的使用才能體現(xiàn)出來，因此，檔案部門的工作重點(diǎn)要圍繞檔案用戶的需求進(jìn)行輸送、傳遞。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和新設(shè)備，利用微機(jī)進(jìn)行信息管理。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，實(shí)現(xiàn)建檔、儲(chǔ)存、檢索微機(jī)化，然后向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，逐步把縮微光盤等高新技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，最終達(dá)到醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)，真正體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。運(yùn)用多媒體技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作，使檔案管理水平提高到一個(gè)新的水平，大大縮小了檔案工作與社會(huì)發(fā)展水平、相鄰職業(yè)之間存在的差距.

綜上所述，醫(yī)院檔案管理涉及到醫(yī)院行政職能科室和臨床科室多方面的內(nèi)容，是醫(yī)院管理的重要組成部分，也是醫(yī)院管理的手段之一，它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫(yī)院理念、積淀醫(yī)院文化等多種作用。對(duì)醫(yī)院來說，如何管理好各類檔 案，建立相應(yīng)的長(zhǎng)效機(jī)制，使其科學(xué)髙效地為醫(yī)療、科研等 各項(xiàng)工作提供有力保證，是基層檔案管理者需要思考的問題。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的大時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理的重要性日益突出，醫(yī)務(wù)人員必須更新檔案管理理念，加強(qiáng)設(shè)備投人和專業(yè)人員培訓(xùn)，積極調(diào)動(dòng)醫(yī)院各科室參與配合，提高檔案服務(wù)水平，這樣才能更好地為醫(yī)院整體發(fā)展和管理提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 陸艷、蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析.中國(guó)醫(yī)院管理，2000，20（10）：55～56.