胡菡

2015年9月3日，舉世矚目的“紀(jì)念中國人民抗日戰(zhàn)爭暨世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年”閱兵活動在北京舉行，北京汽車集團(tuán)有限公司（以下簡稱北汽集團(tuán)）旗下的BJ40越野車，作為“紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年閱兵禮炮牽引車軍方唯一指定用車”，擔(dān)當(dāng)起護(hù)送“國之禮器——禮炮”的使命。這是北汽車輛再一次與祖國共同經(jīng)歷重要?dú)v史時刻。從1966年毛澤東主席站在BJ212車上閱兵，到1984年BJ212亮相國慶35周年閱兵，又到國慶50周年BJ2020駛過天安門廣場，再到國慶60周年“北汽勇士”榮耀亮相，北汽集團(tuán)一直憑借旗下最優(yōu)秀的產(chǎn)品，參與新中國一個又一個重要的歷史事件。在這份殊榮的背后，北汽人也深感責(zé)任重大！究竟是什么推動北汽在民族汽車產(chǎn)業(yè)中脫穎而出？帶著幾分敬意與好奇，本刊記者于近日走訪了北汽集團(tuán)檔案工作管理部門，通過對其檔案工作發(fā)展歷程的深入了解，探尋著心中的答案……

創(chuàng)新檔案管理模式，融入集團(tuán)化發(fā)展大格局

北汽集團(tuán)成立于1958年，是涵蓋整車研發(fā)與制造、通用航空產(chǎn)業(yè)、汽車零部件制造、汽車服務(wù)貿(mào)易、投融資等多種業(yè)務(wù)的國有大型汽車企業(yè)集團(tuán)。從1958年6月20日第一輛“井岡山”牌小轎車開進(jìn)中南海至今，北汽已經(jīng)走過了半個多世紀(jì)的輝煌歷程，創(chuàng)造出令世人為之自豪的奇跡與榮耀。作為見證北汽發(fā)展，保存北汽記憶的檔案工作，近年來隨著集團(tuán)的跨越式發(fā)展，也取得了不俗的成績。在此，首先值得一提的是其健全的組織管理體系和特色鮮明的管理方式。

據(jù)分管檔案工作的北汽集團(tuán)副總經(jīng)理陳江介紹：“北汽集團(tuán)的檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，形成了由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)主管、部門領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案人員專管、部室兼職檔案人員兼管的管理體系，為集團(tuán)開展好此項(xiàng)工作提供了有力的組織保障。”對此，陳江副總經(jīng)理還進(jìn)行了詳細(xì)的闡釋，即從集團(tuán)層面由集團(tuán)辦公室作為主管的歸口部門，負(fù)責(zé)牽頭管理，它不但面向集團(tuán)本部同時也指導(dǎo)監(jiān)督下屬各個二級企業(yè)的檔案工作；辦公室分管的檔案室作為專業(yè)化部門承擔(dān)主責(zé)，與各二級企業(yè)的檔案部門構(gòu)成協(xié)同配合的關(guān)系。目前，北汽集團(tuán)檔案工作的這一套管理體系因其健全完善、分工明確、責(zé)任清晰而受到集團(tuán)上下的一致認(rèn)可，對于提高工作效率，加強(qiáng)管理，促進(jìn)各部門之間的密切配合起到了有力的推動作用。

除了具備完善的組織管理體系外，北汽集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)站在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度部署檔案工作，探索實(shí)施了北汽檔案集約化管理模式，通過制定規(guī)劃、成立機(jī)構(gòu)、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)、注重落實(shí)等手段不斷提升檔案管理水平，使北汽集團(tuán)的檔案管理工作呈現(xiàn)出鮮明的集團(tuán)化和標(biāo)準(zhǔn)化特色。

采訪中，陳江反復(fù)強(qiáng)調(diào)“北汽的檔案工作已經(jīng)融入到企業(yè)的政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)中，融入到集團(tuán)的戰(zhàn)略發(fā)展中”。在北汽每5年的戰(zhàn)略規(guī)劃中，檔案工作計(jì)劃作為其子戰(zhàn)略分步實(shí)施。即集團(tuán)每年下達(dá)的年度任務(wù)中都涵蓋了對檔案工作的各項(xiàng)要求，包括硬性指標(biāo)和管理指標(biāo)，并制定出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)及完成時間節(jié)點(diǎn)，列入對下屬二級企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營責(zé)任的年終考核。其完成情況直接與績效掛鉤，體現(xiàn)在工資收入中?！标惤缡钦f。

2014年，北汽集團(tuán)還成立了“北汽檔案館”，并將其定位于既有利于更好地保存集團(tuán)重要檔案，又有利于服務(wù)各級企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中心工作，集“收集接收中心、安全保管中心、利用服務(wù)中心”于一體的“企業(yè)形象和社會責(zé)任的窗口”。這是北汽集團(tuán)堅(jiān)持改革創(chuàng)新、促進(jìn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、強(qiáng)化集團(tuán)管控、完善服務(wù)功能的重要舉措，也是集團(tuán)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、圍繞企業(yè)中心工作提高檔案管理和服務(wù)水平的重大突破。同年，北汽集團(tuán)還設(shè)立了以重大實(shí)物檔案為載體的“北汽銘譽(yù)展室”，集中展示全集團(tuán)所獲得的各類榮譽(yù)、專利及品牌成果，不僅成為北汽檔案館的一個重要組成部分，更是北汽集團(tuán)檔案工作服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)的又一個教育基地。目前，北汽銘譽(yù)展室共有展品1170件，已成為北京市工業(yè)系統(tǒng)第一家專門集中展示榮譽(yù)和實(shí)物檔案的專業(yè)展室。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是北汽集團(tuán)檔案工作的又一特點(diǎn)，也是深化和加強(qiáng)檔案工作集約化管理的重要手段。“以往，集團(tuán)和各個二級企業(yè)在檔案工作的管理體系、制度、流程及方法上各有自己的做法，標(biāo)準(zhǔn)不一致，執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)偏差和疏漏，不利于管理。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是要在集團(tuán)層面建立統(tǒng)一的管理體系，在制度、流程及術(shù)語方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成集團(tuán)自上而下用同一種語言交流、用同一個標(biāo)準(zhǔn)做事?！标惤寡?。目前，北汽集團(tuán)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已初見成效，形成了14個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容涵蓋檔案的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，包括：檔案設(shè)施設(shè)備及重要檔案的防腐防霉要求、檔案借閱管理辦法、庫房管理辦法、統(tǒng)計(jì)管理辦法、保管與鑒定銷毀管理辦法、檔案工作者崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)流程、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、聲像檔案管理辦法、重大項(xiàng)目檔案管理辦法等?！皹?biāo)準(zhǔn)化建設(shè)增強(qiáng)了全員心目中檔案工作集團(tuán)化的概念，提高了集團(tuán)的管控能力和工作效率。”陳江不無感慨地說道。

此外，北汽集團(tuán)還制定了《企業(yè)檔案工作綜合評估實(shí)施細(xì)則和評估標(biāo)準(zhǔn)》，在全集團(tuán)開展檔案管理綜合評估工作，并實(shí)施每兩年一次的動態(tài)評審。集團(tuán)根據(jù)各單位檔案工作實(shí)際，評選出示范單位、優(yōu)秀單位和合格單位。該評估涵蓋了組織管理、制度管理、設(shè)備管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)管理等企業(yè)檔案工作的各個方面。集團(tuán)依托評估標(biāo)準(zhǔn)，對各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化打分，對照評估細(xì)則發(fā)現(xiàn)問題并及時加以解決。

夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，助推集團(tuán)可持續(xù)發(fā)展

在今年6月的“國際檔案日”暨北京市第七屆“檔案館日”活動中，北汽集團(tuán)也舉辦了“檔案·見證歷史”的大型展覽。展覽以題材豐富、形式多樣的大量史料展示了北汽集團(tuán)半個多世紀(jì)的發(fā)展歷程，是對北汽歷史的回顧和北汽精神的弘揚(yáng)。此次展覽因史料的珍貴價(jià)值和豐富性而受到北京市檔案局、北汽集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)及員工們的一致贊譽(yù)。同時，展覽的成功舉辦也從一個側(cè)面體現(xiàn)出北汽集團(tuán)在檔案的收集、利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上著實(shí)下了一番功夫。

隨著北汽集團(tuán)的跨越式發(fā)展和集團(tuán)化運(yùn)作，一些需要調(diào)整改制的企業(yè)面臨破產(chǎn)和退出，這部分破產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)量巨大，僅是鑒定、分類的工作已十分繁重。如何處理這些破產(chǎn)退出企業(yè)遺留的檔案？如何鑒定？如何保管？面對這種情況，北汽集團(tuán)研究制定了《北汽集團(tuán)破產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法》，對破產(chǎn)企業(yè)檔案流向及歸屬問題做出明確規(guī)定，并建立了館藏面積達(dá)800平方米的“北汽集團(tuán)改革調(diào)整歷史檔案館”，作為北汽檔案館分館，專門負(fù)責(zé)接收全集團(tuán)調(diào)整退出企業(yè)的檔案。截止到2014年年底，分館已接收11家改制退出企業(yè)檔案，館藏近20萬卷。

除了做好破產(chǎn)企業(yè)檔案的收集、整理工作外，近年來北汽集團(tuán)又啟動了對重大建設(shè)項(xiàng)目檔案和重點(diǎn)研發(fā)產(chǎn)品檔案的收集。陳江說，以往這些檔案都是由各二級企業(yè)自行保管，現(xiàn)在都要逐步移交到集團(tuán)的檔案部門統(tǒng)一管理，因?yàn)檫@部分檔案往往涉及巨大的資金投入，集中管理之后為以后的審計(jì)和重大建設(shè)項(xiàng)目評價(jià)工作都奠定了良好的基礎(chǔ)。根據(jù)北汽集團(tuán)檔案部門的工作計(jì)劃，預(yù)計(jì)在2015年12月31日前，集團(tuán)將對所屬1-2家單位的重大建設(shè)項(xiàng)目和合并重組等實(shí)體檔案進(jìn)行有序接收，以豐富館藏。

2014年，北汽集團(tuán)及所屬各單位通過編制“文件材料歸檔范圍和保管期限表”，從源頭上規(guī)范了檔案的收集工作，擴(kuò)大了收集范圍，使實(shí)體檔案不斷增加，檔案門類更齊全、內(nèi)容更豐富。截止到2014年12月31日，全集團(tuán)館（室）藏檔案419570卷、240324件，錄音錄像1526盤，底圖600239張，實(shí)物檔案5378件，分別較2013年增長了51.6%、0.45%、18.02%、8.09%、5.39%。

加強(qiáng)檔案的收集工作，是為了更好地利用檔案，使之服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。如何才能有效地運(yùn)用到這些集約化管理的成果，使員工們更便捷地共享到如此豐富的檔案資源呢？在此，不得不提及北汽集團(tuán)檔案利用的信息化建設(shè)。2011年，北汽集團(tuán)本部開始啟動檔案數(shù)字化項(xiàng)目，搭建檔案信息化管理平臺。目前，集團(tuán)已經(jīng)完成了室藏文書、合同、會計(jì)、實(shí)物、聲像等各門類檔案的數(shù)字化，并做到與集團(tuán)OA辦公自動化系統(tǒng)的掛接，并在權(quán)限范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)了全員網(wǎng)上利用。為確保利用工作落實(shí)落地，北汽集團(tuán)在組織檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，將檔案管理業(yè)務(wù)、OA文件流轉(zhuǎn)、檔案線上查閱和借閱等制成流程圖張貼在檔案閱覽區(qū)域，使利用者一目了然，收到了簡單、快捷、方便、實(shí)用的效果。2014年全集團(tuán)共利用檔案19965人次、28664卷次、14190件次，網(wǎng)上利用4553人次、562589件次，較2013年均有顯著增長。

檔案是社會的基本組織形式和財(cái)富的創(chuàng)造者。企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的真實(shí)記錄，是企業(yè)無形資產(chǎn)的守護(hù)者和企業(yè)合法權(quán)益的維護(hù)者。北汽集團(tuán)的檔案為集團(tuán)的生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)管理提供了可靠保障，不斷助推著集團(tuán)改革的深化與創(chuàng)新。

在北汽集團(tuán)的檔案管理工作中，有一句響亮的口號叫做：“一切為了利用！”正如采訪中北汽集團(tuán)辦公室主任助理韓明潔所說，“在北汽所做的一切檔案工作最終都是要為利用者、為企業(yè)服務(wù)的，檔案不是文件堆，不是一潭死水，是要實(shí)實(shí)在在為企業(yè)貢獻(xiàn)價(jià)值的。比如我們對破產(chǎn)企業(yè)檔案的收集，就幫助很多職工解決了關(guān)乎切身利益的實(shí)際問題”。其實(shí)像這樣的例子不勝枚舉，從2012年開始，北汽檔案人已連續(xù)三年將各種利用檔案為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值、挽回經(jīng)濟(jì)損失、化解債務(wù)糾紛、維護(hù)員工合法權(quán)益、服務(wù)企業(yè)科學(xué)運(yùn)營及文化建設(shè)的實(shí)例匯編成冊。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅在2014年全集團(tuán)利用檔案為企業(yè)直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值已超過35億元。目前，檔案利用在北汽集團(tuán)已成為常態(tài)，據(jù)2014年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，集團(tuán)每5個人中就有1人利用檔案，且為工作查考的利用量已經(jīng)從2013年的75.3%上升到98.8%，占據(jù)了絕對主導(dǎo)地位。檔案利用意識已經(jīng)深入人心，成為員工工作不可或缺的一部分。

打造檔案人才隊(duì)伍，傳承企業(yè)文化精神

在北汽集團(tuán)的采訪過程中，北汽集團(tuán)檔案工作者飽滿的工作熱情、積極進(jìn)取的工作態(tài)度和踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)精神給我留下了深刻的印象。負(fù)責(zé)接待我們的集團(tuán)辦公室主任助理韓明潔已經(jīng)在北汽集團(tuán)工作了30個年頭，用她自己的話說是“把最美好的青春年華奉獻(xiàn)給了北汽的檔案事業(yè)”。然而她身上那股從未消退的工作激情和充足的干勁兒始終感染著我們在場的每個人?！拔覀兗瘓F(tuán)檔案部門只有我和另外一位同事兩個人，有時候任務(wù)來了，壓力確實(shí)不小。但是在北汽，再忙再累也不會覺得苦和難，反而覺得檔案工作很有干頭兒，就像其他單位的同行們對我的評價(jià)‘越干越起勁兒了?！表n明潔坦率地說道。

誠如韓明潔所說，在北汽集團(tuán)，檔案工作不是一項(xiàng)枯燥、滯后的工作，相反它已融入到集團(tuán)的核心工作中，全程參與了集團(tuán)重要的經(jīng)營活動，見證了集團(tuán)每一次重大的歷史性飛躍。當(dāng)然，這些都是與集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)的重視分不開的。采訪中陳江副總也多次提到了這點(diǎn)?！皬亩麻L到總經(jīng)理對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求都很高，每次檔案工作的重要會議、重要時刻，這些領(lǐng)導(dǎo)們都會親自出席，這樣不僅是面向集團(tuán)本部，對所有二級企業(yè)都是一種很好的帶動，從而形成了集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作都十分重視、支持的氛圍?！辈粌H如此，在辦公條件相對緊張的情況下，為滿足檔案部門的需要，北汽集團(tuán)本部提供了800多平米的檔案用房以及各種資金支持。2011年撥款資金50萬元，用于檔案信息化項(xiàng)目，滿足員工在線利用檔案的需要；2014年撥款18萬元，用于會計(jì)檔案數(shù)字化，滿足會計(jì)檔案頻繁利用的需要；2015年撥付25萬元，用于開展檔案業(yè)務(wù)?！霸诒逼瘓F(tuán)從事檔案工作是幸運(yùn)的，有了這么好的平臺，沒有理由不干好它?！表n明潔坦言，“北汽的檔案人都信奉這樣一句話‘有為才能有位，之所以得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，是因?yàn)榇蠹腋沙隽藢?shí)實(shí)在在的成績，推動了北汽的發(fā)展。”其實(shí)，在這些成績的背后，是與北汽集團(tuán)為打造一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、作風(fēng)過硬的檔案人才隊(duì)伍所付出的努力密不可分的。

北汽集團(tuán)現(xiàn)有專兼職檔案人員513名，其中專職人員104名。在513名專兼職檔案人員隊(duì)伍中，80后占總數(shù)的60%以上。從2012年起，集團(tuán)檔案管理部門就在全系統(tǒng)建立了檔案工作季度培訓(xùn)制度，培訓(xùn)的內(nèi)容既有業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也有參觀學(xué)習(xí)。針對全集團(tuán)檔案隊(duì)伍年輕化，檔案人員熱情高、上手快等特點(diǎn)，集團(tuán)檔案管理部門充分挖掘年輕檔案人員的潛質(zhì)，利用季度培訓(xùn)，讓年輕的檔案人員走上講臺，談工作體會，講業(yè)務(wù)成果，充分施展他們的才華，讓他們有成就感、有自信心。為力求培訓(xùn)內(nèi)容的豐富多彩，2013年北汽集團(tuán)組織全系統(tǒng)檔案人員走進(jìn)國家大劇院，感受藝術(shù)檔案的魅力；2014年組織大家走進(jìn)北京人藝藝術(shù)博物館，感受“戲比天大”的職業(yè)精神；2015年又組織全體參觀了“檔案·見證歷史”的展覽，感受做好檔案工作的榮譽(yù)感和使命感。通過豐富多彩的培訓(xùn)形式，讓年輕的檔案人員從中感受到檔案工作的樂趣。此外，集團(tuán)還根據(jù)自身特點(diǎn)，成立了“檔案管理協(xié)作組”，為二級單位搭建相互交流、互助互學(xué)的平臺，并設(shè)立了“北汽集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)實(shí)習(xí)制度”，為二級企業(yè)新上崗的年輕檔案人員提供了到集團(tuán)本部學(xué)習(xí)、實(shí)踐、感受集團(tuán)檔案部門工作氛圍的機(jī)會。集團(tuán)檔案部門通過多種途徑和方式鍛煉、培養(yǎng)檔案人才，建設(shè)人才梯隊(duì)。截止到2014年年底，已經(jīng)完成了對11家二級單位的11名檔案人員的實(shí)習(xí)培訓(xùn)。

“奮力拼搏、團(tuán)結(jié)協(xié)作、知難而進(jìn)、志在必得”，這是一代又一代的北汽人在艱辛的創(chuàng)業(yè)中錘煉出的北汽精神。正是因?yàn)橛辛诉@股力量的推動，才使北汽集團(tuán)在民族汽車產(chǎn)業(yè)的發(fā)展大潮中一路向前，不斷創(chuàng)造輝煌。也同樣是在這種精神的引領(lǐng)下，北汽檔案人在集團(tuán)快速發(fā)展的大背景下，不斷創(chuàng)造機(jī)遇、勇于迎接挑戰(zhàn)，兢兢業(yè)業(yè)、無私奉獻(xiàn)，在平凡的工作崗位中做出了不平凡的業(yè)績！