【摘 要】 本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)行高校檔案管理體制的分析，探究傳統(tǒng)管理體制中存在的問(wèn)題，并提出對(duì)高校檔案管理科學(xué)化的建議。

【關(guān)鍵詞】 高校檔案管理；制度規(guī)范化；人員專(zhuān)業(yè)化；信息化；科學(xué)化

【作者簡(jiǎn)介】 潘海燕，烏魯木齊職業(yè)大學(xué)組織人事部檔案館員。研究方向：高校檔案管理。

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 2095-5103（2015）06-0042-02

高校檔案是高校對(duì)于教職工、學(xué)生信息和學(xué)校事務(wù)等的客觀(guān)記錄。檔案管理工作是高校進(jìn)行教育活動(dòng)的基石，檔案信息全方位地反映了學(xué)校運(yùn)行情況和辦學(xué)水平，同時(shí)也為學(xué)校進(jìn)行活動(dòng)決策提供了信息依據(jù)。因而高校的檔案管理工作是管理活動(dòng)中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了很大的挑戰(zhàn)。檔案的本質(zhì)是信息，檔案管理應(yīng)該怎樣改進(jìn)才能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？高校檔案管理人員應(yīng)該本著服務(wù)于高校運(yùn)行的目的，努力推進(jìn)高校檔案信息管理的科學(xué)化。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題

1. 檔案管理制度不健全

當(dāng)前我國(guó)高校的檔案管理工作大部分都只停留在收集與記錄的初級(jí)階段。各個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案資料的完整性并不重視，收集程序也缺乏規(guī)范的保證，往往只是簡(jiǎn)單地接收上一環(huán)節(jié)的檔案進(jìn)行保存。檔案管理形式大于實(shí)質(zhì)。檔案內(nèi)容不健全，質(zhì)量低下，則難以真正反映高校工作水平。同時(shí)，檔案管理制度多年來(lái)一直未能得到更新，各個(gè)高校的投入都有明顯不足，導(dǎo)致檔案管理工作整體效率低下，部分高校檔案資料收集不及時(shí)，造成資料殘缺、查詢(xún)使用困難的不利局面，檔案管理工作原本應(yīng)有的功能被弱化。

2. 檔案管理斷層，缺乏系統(tǒng)整合

高校檔案管理系統(tǒng)往往存在多個(gè)管理層級(jí)和機(jī)構(gòu)。同時(shí)大部分高校檔案管理工作并沒(méi)有規(guī)范的制度作為依托，具有相當(dāng)?shù)碾S意性。這兩個(gè)因素如果同時(shí)作用，就會(huì)導(dǎo)致各個(gè)層級(jí)或機(jī)構(gòu)之間沒(méi)有形成完整而規(guī)范的工作鏈條。

3. 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，建設(shè)不到位

近年我國(guó)高校在生源上一直呈現(xiàn)著大規(guī)模擴(kuò)招趨勢(shì)，檔案管理工作量也大幅上升。而與之對(duì)應(yīng)的檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)卻未能跟上步伐。檔案管理場(chǎng)地狹小，工具設(shè)施老舊，缺乏符合標(biāo)準(zhǔn)的防水、防火措施。而最重要的不足則是現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段上的空白?，F(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，而高校檔案管理工作仍以紙質(zhì)檔案為主要載體，甚至是唯一載體，這顯然無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的需要。信息化手段未能得到普及，是當(dāng)前高校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題之一。

4. 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足

高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的專(zhuān)業(yè)性不足主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是管理人員不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，二是檔案管理人員本身對(duì)檔案管理工作不夠重視。一方面，我國(guó)檔案管理長(zhǎng)久以來(lái)缺乏規(guī)范性的發(fā)展，因而在這方面的人才培養(yǎng)也一直不夠到位，檔案管理行業(yè)缺少專(zhuān)業(yè)人才。同時(shí)高校對(duì)檔案管理工作投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)化程度較低，甚至有大量兼職人員參與檔案管理工作，人員流動(dòng)性強(qiáng)。這在很大程度上抑制著高校檔案管理工作的發(fā)展。另一方面，許多檔案管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在工作中存在懈怠狀況，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。這給檔案管理的完整性、規(guī)范性、安全性都帶來(lái)了隱患。

5. 檔案信息收錄范圍小

信息化手段不夠普及導(dǎo)致我國(guó)高校檔案管理工作仍然以紙質(zhì)檔案為主，包括文字、圖畫(huà)等信息。電子信息能夠收錄的聲音、視頻等資料則嚴(yán)重不足。大量信息都在收錄范圍之外，檔案資料不夠完整，無(wú)法全面反映高校運(yùn)行狀況。

二、高校檔案管理工作改進(jìn)措施

1. 正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，規(guī)范檔案管理制度

首先，管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的重要作用，樹(shù)立正確的管理理念，將檔案管理工作質(zhì)量的提升納入學(xué)校工作計(jì)劃中。其次，要提升高校整體對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)，積極配合檔案資料的收集，才能保證檔案資料的完整性。

創(chuàng)立規(guī)范的檔案管理制度，使檔案管理系統(tǒng)有序運(yùn)行。把檔案資料收集和歸檔規(guī)范化，以明確的制度對(duì)資料信息的收集歸檔工作進(jìn)行管理，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作規(guī)范化的重要措施。

健全檔案管理機(jī)制，在精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的同時(shí)明確各層級(jí)職責(zé)，使檔案管理工作在進(jìn)行過(guò)程中能夠有條不紊。責(zé)任落實(shí)到各個(gè)工作人員，權(quán)責(zé)分明才能把工作效率提高。檔案管理工作部門(mén)往往數(shù)量牽涉廣，內(nèi)容繁多，如果沒(méi)有規(guī)范檔案管理工作機(jī)制，檔案管理工作就會(huì)陷入混亂，檔案管理工作水平也無(wú)法得到提升。在信息時(shí)代，高校尤其應(yīng)當(dāng)注重在檔案信息化方面建設(shè)上建立規(guī)范化的制度，為高校檔案工作的信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2. 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，創(chuàng)建規(guī)范化檔案管理工作環(huán)境

高校的檔案管理是現(xiàn)今高校管理工作的重要環(huán)節(jié)，校方應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案資源對(duì)高校建設(shè)具有不可缺少的信息支持作用，從而加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開(kāi)展提供支持。修建適宜存放紙質(zhì)檔案資料的場(chǎng)所，修繕?lè)阑鸱浪O(shè)施，投入計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)所需的設(shè)備。創(chuàng)造完善的檔案管理工作環(huán)境，才能為檔案管理工作的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3. 全面推進(jìn)檔案信息化管理

首先要進(jìn)行信息整合，對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理合并，同時(shí)注意優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

其次是檔案信息的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化含義即以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段作為依托，建立起檔案信息的數(shù)字資源庫(kù)群，依靠互聯(lián)網(wǎng)形成大容量并且可共享的目錄、全文和多媒體三大基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群。大力開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托完善檔案資料的查詢(xún)系統(tǒng)和下載功能。同時(shí)，數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式雖然具有容量大查詢(xún)快等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全性問(wèn)題，因而高校對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保障也面臨著更嚴(yán)格的要求，不僅需要建立完整地規(guī)章制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行引導(dǎo)和制約，也要提升軟件硬件質(zhì)量。

最后是檔案資料的共享化。信息的價(jià)值在于應(yīng)用，信息時(shí)代的關(guān)鍵則在于信息的共享。高校檔案管理是為高校教育服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)以信息的共享利用為終極目標(biāo)。因此，在檔案管理的信息化過(guò)程中，高校應(yīng)當(dāng)在保護(hù)個(gè)人隱私的基礎(chǔ)上，建立起規(guī)范的信息共享平臺(tái)。

4. 加強(qiáng)檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)

檔案管理工作面臨信息化、科學(xué)化的挑戰(zhàn)，工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也顯得尤為重要。高校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起一支專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理工作。在招聘工作人員時(shí)，要注重專(zhuān)業(yè)背景，選拔對(duì)于檔案管理工作有系統(tǒng)化認(rèn)知和勝任能力的人員，杜絕錄用兼職人員以保證隊(duì)伍的規(guī)范性。除了專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)外，工作人員還應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任心、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等。要提高工作人員素質(zhì)，僅僅在選拔上下功夫是不夠的，高校還應(yīng)該注重對(duì)于工作隊(duì)伍的培訓(xùn)，使工作人員素質(zhì)能夠緊跟時(shí)代發(fā)展潮流、符合時(shí)代發(fā)展要求。

為了保證工作隊(duì)伍素質(zhì)的持續(xù)發(fā)展，高校管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，建立起一套規(guī)范的考評(píng)制度，配合全方位的培養(yǎng)方案，從而推動(dòng)高校檔案管理工作不斷發(fā)展。通過(guò)合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，學(xué)?？梢赃_(dá)到督促工作人員持續(xù)發(fā)展自身技能以適應(yīng)工作需求的目的，并且及時(shí)淘汰掉無(wú)法滿(mǎn)足工作需求的工作人員，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)水平更高的人才。

5. 開(kāi)發(fā)檔案信息資源功能

首先通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等手段，對(duì)社會(huì)進(jìn)行高校檔案管理工作成果的宣傳。其次，規(guī)范自身建設(shè)，一方面為學(xué)校科研等教學(xué)領(lǐng)域提供信息支持，另一方面發(fā)揮其在社會(huì)服務(wù)方面的重要作用，逐漸推動(dòng)檔案文化建設(shè)工作的發(fā)展。各個(gè)高校檔案管理機(jī)構(gòu)必須制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，簡(jiǎn)化檔案查詢(xún)和使用程序，深化檔案資料共享化程度。最后，基于個(gè)人隱私保護(hù)的考慮，高校要格外重視信息的安全保障，以規(guī)范的保護(hù)制度為依據(jù)嚴(yán)格管理信息，確保檔案管理工作安全而順利地進(jìn)行。

高校檔案管理是保證高校教育工作正常進(jìn)行的重要基礎(chǔ)之一，對(duì)于我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展具有保障性的重要意義。如何順應(yīng)當(dāng)今信息爆炸時(shí)代的發(fā)展要求、更好地服務(wù)于高校教育科研等工作，是當(dāng)今高校檔案管理工作面臨的主要挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作的信息化、科學(xué)化，是高校為了更好地發(fā)展而必須進(jìn)行的改革。為了使檔案管理工作不與高等教育脫節(jié)，高校在檔案管理科學(xué)化的道路上必須加足馬力，通過(guò)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立規(guī)范管理機(jī)制、提升工作人員素質(zhì)和引進(jìn)信息化手段等方式努力促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展，從而更好地為高校以及整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱麗.促進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化的幾點(diǎn)意見(jiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（23）.

[2] 劉筱筠.論高校檔案管理的信息化[J].科學(xué)情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，（9）.

責(zé)任編輯：吳雁玲