劉元元

摘要：隨著我國(guó)建筑事業(yè)的不斷發(fā)展，作為工程管理的重要工作，工程資料檔案管理不僅關(guān)系著建筑工程是否能夠順利進(jìn)行，更與建筑企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。建筑工程檔案資料管理是建筑項(xiàng)目的歷史記錄，更是工程項(xiàng)目運(yùn)行、維修、管理以及改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等方面工作的依據(jù)。因此，對(duì)于建筑工程的檔案資料管理工作顯得異常重要。本文就當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案資料管理存在的問(wèn)題及成因進(jìn)行分析，并提出具體的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程 檔案資料管理 成因分析 具體措施

在建筑工程的建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)的工程檔案信息收集和準(zhǔn)確的工程文件材料鑒別、規(guī)范的工程檔案整理是保證建筑工程檔案完整性和系統(tǒng)性的最佳手段。建筑工程檔案管理是建筑工程管理的核心工作，因此對(duì)于建筑工程的檔案管理必須要保證其安全性、完整性，做好建筑工程檔案管理工作，使其在建設(shè)過(guò)程與管理中發(fā)揮出積極作用，更好地為建筑事業(yè)服務(wù)。下文就當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出具體的改進(jìn)意見(jiàn)。

1 當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問(wèn)題

1.1 相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱。眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒(méi)有出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒(méi)能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來(lái)了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書(shū)或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會(huì)被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。

1.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問(wèn)卷資料和施工過(guò)程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無(wú)保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長(zhǎng)期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過(guò)程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3 缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識(shí)薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無(wú)的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會(huì)對(duì)其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對(duì)于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會(huì)化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對(duì)建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對(duì)工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2 加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1 提高對(duì)建筑工程檔案資料管理的意識(shí)。當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理還存在很多的問(wèn)題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對(duì)于工程檔案管理的意識(shí)，這也是最嚴(yán)重的問(wèn)題。首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí)，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門(mén)以及人，從而提高檔案工作的自覺(jué)性與責(zé)任意識(shí)，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。

2.2 建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制。缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問(wèn)題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開(kāi)展的重要因素。首先，要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來(lái)才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過(guò)程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開(kāi)始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)的需求，建立開(kāi)放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開(kāi)拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。

2.3 明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺(jué)進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺(jué)性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過(guò)明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬(wàn)無(wú)一失。

2.4 打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)。建筑工程檔案管理工作離不開(kāi)人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識(shí)與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會(huì)，定期聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，建筑工程的檔案資料管理對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)講非常重要，因此，通過(guò)建立和完善相關(guān)的檔案管理機(jī)制，提高管理人員的檔案管理意識(shí)，明確好各項(xiàng)分工，聘請(qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行管理，全面提高建筑工程檔案資料管理的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]佟櫻.淺談民用建筑工程檔案資料的有效管理[J].山西建筑，2010，36（1）.

[2]李秀梅.淺析建筑工程資料管理常見(jiàn)問(wèn)題及規(guī)范管理之措施[J].城市建筑，2012（22）.

[3]李秀梅，林楠.淺析建筑工程資料管理常見(jiàn)問(wèn)題及規(guī)范管理之措施[J].城市建筑，2012（15）.

[4]周建容.試析建筑工程技術(shù)資料管理存在的問(wèn)題及對(duì)應(yīng)措施[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014（3）.

[5]康雪雙.工程資料管理存在問(wèn)題及處理措施研究[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014（11）.