肖雅靜

一、企業(yè)檔案信息化的必要性

現(xiàn)代企業(yè)要想長遠發(fā)展必須要有創(chuàng)新這一根基，創(chuàng)新則體現(xiàn)在企業(yè)的各個方面，不僅僅是只有生產(chǎn)技術(shù)的革新才叫做創(chuàng)新，企業(yè)管理的創(chuàng)新也是必不可少的。檔案管理的創(chuàng)新就是勢在必行的，檔案管理信息化是企業(yè)步入信息時代所必須的，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，無論哪個企業(yè)都將面臨數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)普遍化、經(jīng)濟全球化的不斷侵襲，當今企業(yè)的市場競爭力與企業(yè)檔案的信息化管理已經(jīng)密不可分了。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，一些大型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)也在不斷發(fā)展，信息化作為新生的力量也是必不可少。

企業(yè)檔案管理信息化便于企業(yè)內(nèi)部的管理和企業(yè)文化的普及等高效快捷化服務(wù)。企業(yè)檔案管理部門擁有企業(yè)的會議和活動的信息資源，保存了一個企業(yè)所創(chuàng)造的企業(yè)文化。檔案管理信息化讓企業(yè)信息利用率大大提高，節(jié)約了工作中的寶貴時間， 而且豐富了企業(yè)所特有的知識， 提升了企業(yè)文化。

二、當代企業(yè)檔案管理信息化普及過程存在

的障礙和問題

1.檔案管理信息化建設(shè)的阻礙

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的投入較高、過程復(fù)雜、效益轉(zhuǎn)化慢，造成一部分企業(yè)在思想上覺得檔案管理不能轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟效益。致使企業(yè)只注重生產(chǎn)設(shè)備更新、產(chǎn)品銷售推廣， 而對于企業(yè)發(fā)展的檔案管理事業(yè)則置之不理更不要說信息化了。這些企業(yè)對檔案信息化建設(shè)必需的設(shè)備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。

2. 信息儲存工具的多樣化

在數(shù)字化的大環(huán)境下， 企業(yè)檔案的存貯正在逐步由紙質(zhì)的圖文檔案的模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化為主的模式。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，以及輔助技術(shù)的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲存工具都發(fā)生了質(zhì)的變化。然而信息儲存工具也會出現(xiàn)各種不可預(yù)料的情況，從而形成了企業(yè)檔案信息內(nèi)容的損失， 過多的信息損失，會導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)運行失效的狀態(tài)。

3.信息標準化

企業(yè)檔案管理信息化進程必不可少的一步就是將現(xiàn)有的各個文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統(tǒng)一起來。檔案管理的信息化是建立一個嚴謹?shù)男畔⑻幚硐到y(tǒng)，因此數(shù)據(jù)的準確性、可靠性十分關(guān)鍵，這就要求工作人員對數(shù)據(jù)錄入要完整無誤。隨著時代的發(fā)展企業(yè)管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)的準確性、完整性也會不斷提高， 包括平時管理部門收集的各個項目的數(shù)據(jù)都有待于進一步完善。

三、檔案管理信息化的建議

1.提高管理工作人員水平

通過企業(yè)培訓(xùn)和參觀學(xué)習(xí)其他企業(yè)工作模式等多種渠道、多種形式來開拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經(jīng)驗，加快企業(yè)管理的改進速度以便更好地完成檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門收集了大量的企業(yè)各個部門的信息，是企業(yè)不可或缺的，將為提升企業(yè)的整體經(jīng)濟效益，促進企業(yè)發(fā)展建設(shè)，作出不可估量的貢獻。

2.加強電子文檔管理

企業(yè)要根據(jù)需求去制定管理工作各個環(huán)節(jié)的細則，對不同模式的儲存媒介的信息進行統(tǒng)一的處理和歸納;還要注意對企業(yè)電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業(yè)有價值的文件，而且要不斷加強文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強管理細則，預(yù)防損失企業(yè)文件。

3.建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺

隨著數(shù)字時代的到來，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經(jīng)大大的脫離現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息化管理模式建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，讓檔案信息進入網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)共享化，提升效率實現(xiàn)辦公自動化，形成企業(yè)信息的共享新模式。企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)要有相對統(tǒng)一的標準，減少企業(yè)信息共享和服務(wù)的不順暢，達到企業(yè)信息化檔案管理的應(yīng)有高度。

四、加強檢驗檢疫口岸信息化建設(shè)

加強京唐港、曹妃甸綜合保稅區(qū)、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺建設(shè)，爭取地方主管部門支持，早日與地方電子口岸實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。落實《冀晉蒙遼豫陜檢驗檢疫快速通關(guān)合作備忘錄》，充分發(fā)揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數(shù)據(jù)交換平臺，實現(xiàn)六省區(qū)進出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區(qū)監(jiān)管服務(wù)平臺” 和“口岸鑒定業(yè)務(wù)信息平臺”兩個信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作用。

1.加強信息系統(tǒng)開發(fā)利用

促進信息化與檢驗檢疫工作深度融合。繼續(xù)組織開展信息化項目需求申報和論證工作，提出開發(fā)計劃。重點支持與檢驗檢疫業(yè)務(wù)緊密結(jié)合、與強化監(jiān)管密切相關(guān)的開發(fā)項目立項。積極配合我局“兩類示范區(qū)”建設(shè)工作，大力采用地理信息、互聯(lián)網(wǎng)、二維碼、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)，做好“出口食品農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全示范區(qū)管理系統(tǒng)”的研究開發(fā)工作，推動示范區(qū)建設(shè)的良性發(fā)展。加快信息系統(tǒng)推廣作用。加快在研信息化項目的研究開發(fā)和推廣應(yīng)用。積極做好總局統(tǒng)一開發(fā)的各應(yīng)用系統(tǒng)以及我局自主開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)的推廣工作。同時結(jié)合實際，引進我局業(yè)務(wù)工作急需的應(yīng)用系統(tǒng)。加快信息資源整合與共享。積極配合質(zhì)檢總局做好E-CIQ主干系統(tǒng)建設(shè)工作;配合做好我局“進出口商品質(zhì)量安全信息發(fā)布平臺”、“風險監(jiān)測和預(yù)警平臺”業(yè)務(wù)建設(shè)工作;拓展“檢企信息服務(wù)平臺”功能，為我局實施“無紙化報檢、智能放行”的通關(guān)模式提供技術(shù)支持。

2.加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障

加強信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實施全局系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離改造，實行分級管理、重點保障。積極跟進保定內(nèi)陸港、京唐港辦事處等新建辦公場所的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與建設(shè)，為順利搬遷和開業(yè)奠定基礎(chǔ)。

總結(jié)

新時代的高節(jié)奏要求我們不斷地提高創(chuàng)新進步的步伐，那么作為提供信息來源服務(wù)的檔案管理工作必須不斷進步，以高效為目標，以創(chuàng)新為手段，不斷的促進管理水平的提升，從而成為經(jīng)濟效益擴大的強大動力，成為我局不斷發(fā)展的推進器。

（作者單位：唐山出入境檢驗檢疫局）