楊紅梅

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案，既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，又包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)包括會(huì)計(jì)信息化檔案在內(nèi)的檔案管理工作提出了新的要求。

一、會(huì)計(jì)信息化檔案的特征

（一）無紙化與多元化

會(huì)計(jì)信息化要依靠信息技術(shù)來完成，則必須將所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其他信息在進(jìn)入計(jì)算機(jī)處理過程以后均存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)中，在整個(gè)處理過程中沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時(shí)這種無紙化的特點(diǎn)也導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息多元化，使會(huì)計(jì)信息已經(jīng)不是簡單的賬務(wù)數(shù)據(jù)，還包含企業(yè)內(nèi)部的各種管理參考信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)運(yùn)行趨勢、決策分析等。

（二）智能性與開放性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)的同時(shí)也標(biāo)志著會(huì)計(jì)工作進(jìn)入智能化階段。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢和狀態(tài)等信息進(jìn)行智能分析并給出相應(yīng)的參考意見。在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)表現(xiàn)出非正常趨勢時(shí)還可以發(fā)出警報(bào)信息，同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的對(duì)接及整合，從而實(shí)現(xiàn)信息共享與互通，使多方面數(shù)據(jù)綜合分析成為可能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的智能化將進(jìn)一步加強(qiáng)，人工操作過程將進(jìn)一步減少，同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系也將更加緊密。

（三）高速性與準(zhǔn)確性

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算機(jī)對(duì)各種數(shù)據(jù)的處理具有高速性與準(zhǔn)確性，在將會(huì)計(jì)工作人員從繁重的工作中解除出來的同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)還能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將其從數(shù)據(jù)狀態(tài)轉(zhuǎn)化為信息狀態(tài)，使得會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加高效。

二、會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對(duì)策

（一）會(huì)計(jì)信息化檔案管理存在的問題：

1、只保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，不保存磁介質(zhì)或者光介質(zhì)檔案（又稱電子檔案）;2、會(huì)計(jì)軟件不標(biāo)準(zhǔn)和不規(guī)范，影響了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展;3、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化剛剛開始，還需要加快發(fā)展;4、會(huì)計(jì)信息化水平偏低，僅處于管理型會(huì)計(jì)信息化階段與更高一層次的決策型會(huì)計(jì)信息化還有不小的距離等。

（二）可采取的對(duì)策主要有：

1、確保信息化檔案安全首先要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

2、對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。

3、對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。第四對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

4、培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會(huì)計(jì)信息化檔案維護(hù)難題的前提，一方面，要對(duì)在職的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能;另一方面，有意識(shí)地引進(jìn)具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識(shí)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理符合型人才，逐步改變業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。

5、信息化檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇。會(huì)計(jì)信息化檔案主要是電子檔案，對(duì)電子檔案的保存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)。在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲(chǔ)成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)一般應(yīng)以光盤存儲(chǔ)為主，因?yàn)楣獗P作為一種光存儲(chǔ)介質(zhì)，其存儲(chǔ)容量大，DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB，而且有造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長、保存方便、對(duì)環(huán)境要求低等特點(diǎn)。

6、不同版本財(cái)務(wù)軟件的存儲(chǔ)。由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺(tái)，也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化，對(duì)于不同版本的財(cái)務(wù)軟件，在存儲(chǔ)其會(huì)計(jì)檔案時(shí)，一定要將其對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件一并存儲(chǔ)，以防止因?yàn)樵诓煌呢?cái)務(wù)軟件版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會(huì)計(jì)檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯(cuò)誤，影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的再利用。

7、信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級(jí)，許多配置落后的計(jì)算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件，面臨淘汰，但新的計(jì)算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件，無法查詢過去的會(huì)計(jì)信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟硬件更換的時(shí)候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時(shí)候更加方便。

（作者單位：唐山市引灤工程管理局邱莊水庫樞紐管理處）