張慧

檔案作為一種獨(dú)特的歷史文化資源，作為承擔(dān)著歷史文化保護(hù)、傳播、開發(fā)重任的檔案部門，在整個(gè)文化事業(yè)繁榮發(fā)展中占有怎樣的地位、發(fā)揮怎樣的作用、達(dá)到什么樣的影響，如何在新一輪社會(huì)主義文化大繁榮時(shí)期去推動(dòng)檔案文化，讓檔案文化更好的繁榮發(fā)展，擺在我們面前的是十分艱巨的歷史任務(wù)。結(jié)合本單位實(shí)際，本人就檔案信息化建設(shè)問題談點(diǎn)個(gè)人的見解。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化

的基本前提

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)一的管理設(shè)備。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理"正在成為一種必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，社會(huì)及每個(gè)單位網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為社會(huì)各界提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期艱巨的系統(tǒng)工程。

1.實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為單位發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。

2.采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著各單位檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

3.借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性;檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

二、建立規(guī)范的管理機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化

的重要保障

在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

1.創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等;技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠上級(jí)檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化

的人才支撐

人才隊(duì)伍建設(shè)這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無(wú)車不行;有了路和車，沒有貨不行;路修得再好，車再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為核心要素來抓。讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

（作者單位：唐山市引灤工程管理局邱莊水庫(kù)樞紐管理處）