秦佳榮

1、檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實意義

檔案信息化是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化;三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

1.1檔案信息化建設(shè)的重要性

一是改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。

三是為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

1.2檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。實行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。并形成報表，由計算機(jī)處理，可以極大地提高管理工作效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從眾多的目錄中找出所需的檔案的編號，然后根據(jù)編號到庫房中查找，費(fèi)時、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案數(shù)據(jù)庫中檢索出需要的檔案信息，快捷地提供利用。

三是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，管技人員可以在自己的計算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率;同時檔案資料的電子化更便于管技人員的二次利用和開發(fā)，提高了企業(yè)整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。

2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

主要包括計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

2.2檔案信息資源建設(shè)

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片、實物檔案、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化;二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.3標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等;技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

2.4人才隊伍建設(shè)

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對檔案人員計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)正確處理好計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)的硬件和軟件、檔案數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)代信息技術(shù)人員的關(guān)系。以人為本，堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

3.檔案信息化建設(shè)舉措

檔案信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化，檔案存儲環(huán)境控制的科學(xué)化。加快檔案信息化建設(shè)要做好以下幾方面的工作。

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

要拓寬各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

3.2加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

一是加大投入。企業(yè)檔案部門要配備計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等硬件配置，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，同時在煤炭企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺上開辟檔案管理平臺。二是開發(fā)適合煤炭企業(yè)檔案信息化管理的軟件，其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，根據(jù)存量數(shù)字化，增量電子化的要求，一方面實現(xiàn)電子文件的歸檔、管理和利用;另一方面，將現(xiàn)有檔案分批次地數(shù)字化，加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫。

3.3引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才通過檔案培訓(xùn)，提升工作人員業(yè)務(wù)能力，對企業(yè)專職檔案管理人員采取重點(diǎn)培訓(xùn)的方式，培養(yǎng)懂得計算機(jī)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，提高信息化技能，提升信息化素養(yǎng)，增強(qiáng)信息化意識，這樣才能夠積極主動地挖掘、搜集、利用各種對煤炭企業(yè)建設(shè)和檔案工作開展有價值的信息化資源，從而提高信息化檔案資源的質(zhì)量，提高工作效率。

總之，建立具有煤炭企業(yè)特色的信息化平臺不僅有利于原始檔案資源的保護(hù)，還有利于檔案資源的開發(fā)利用，極大地方便檔案工作者及檔案使用者，節(jié)省大量的工作時間，提高工作效率。

（作者單位：開灤能源化工股份有限公司范各莊礦業(yè)分公司）