趙桂娥 王文巖 劉亞濤

檔案管理的信息化在現(xiàn)代的檔案管理工作中已經(jīng)是屢見不鮮，信息化的檔案管理對于檔案的機(jī)密性有了更大的保障，也更加有利于檔案的查找和使用。對于檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果有所了解，才能更好的對檔案進(jìn)行信息化的管理。

一、對信息化的基本認(rèn)識(shí)

對于信息化的理解，各有各的看法，但在大多數(shù)人看來，信息化指的是人們在日常的社會(huì)活動(dòng)中，通過對信息技術(shù)的普遍使用，對于信息資源可以更加充分的進(jìn)行利用，并且不斷的推動(dòng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，它所強(qiáng)調(diào)的是通過信息的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，將各種要素綜合起來開展的應(yīng)用過程。信息化的發(fā)展主要經(jīng)歷了產(chǎn)業(yè)的信息化和經(jīng)濟(jì)的信息化以及到達(dá)社會(huì)的信息化這幾個(gè)階段。信息化的出現(xiàn)與發(fā)展，必然也就推動(dòng)了信息化的建設(shè)，通過信息化建設(shè)而不斷的達(dá)到信息化的目的。

檔案領(lǐng)域?qū)嵭行畔⒒?，他具體的表現(xiàn)形式、基本涵義與信息化的基本涵義是一致的。檔案信息化就是在檔案不改變其實(shí)質(zhì)意義的情況下，檔案的結(jié)構(gòu)和它的存在形式通過信息化來完成。而檔案信息化建設(shè)就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的一種手段。因此，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)是有區(qū)別的，一定要注意區(qū)分。

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，檔案信息化的建設(shè)是包括很多方面的，它主要包括資源有序組織和開發(fā)利用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、相關(guān)的政策和法規(guī)的制定與實(shí)施、人才的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，因此檔案信息化的建設(shè)是一個(gè)非常龐大的工程。在現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)的任務(wù)主要是信息傳遞實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化、信息管理實(shí)行自動(dòng)化、信息服務(wù)實(shí)行遠(yuǎn)程化以及信息儲(chǔ)存實(shí)行數(shù)字化等。

二、何為“實(shí)效性”

當(dāng)前，提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性是非常重要的，那么什么是檔案信息化建設(shè)的“實(shí)效性”？簡單來說就是檔案信息化建設(shè)所達(dá)到的實(shí)際效果。它的原則就是要求投入最低的成本而獲得最大的效益。在本人看來，要保證檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性，就要保證做到“能用、有用、會(huì)用以及好用”。

能用就是說每一個(gè)環(huán)節(jié)和每個(gè)方面記憶每一個(gè)項(xiàng)目都能正常的運(yùn)行。要能夠保證信息的數(shù)據(jù)庫可以開通，網(wǎng)絡(luò)不能夠出現(xiàn)斷線，用戶可以得到需要的資料。工作人員正常工作。但是這些都是基本的要求。在做到能用的同時(shí)還要做到好用，能夠保證檔案管理系統(tǒng)時(shí)刻處于最佳狀態(tài)。

有用就是說檔案信息信息化建設(shè)的作用，要真正的理解這個(gè)問題，我們不能只是從宏觀意義上進(jìn)行理解，也要注意一些具體的意義。要根據(jù)不同部門的不同情況，來認(rèn)真的對它的具體作用進(jìn)行規(guī)劃，不能空將一些大道理，這樣會(huì)造成華而不實(shí)的情況出現(xiàn)。

所謂會(huì)用，就是參與檔案管理的人員要熟練的掌握檔案信信息化的管理技術(shù)，并且對于各種檔案的各類法規(guī)和制度都比較熟悉，能夠很好的對來進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的人員提供幫助。另外，檔案用戶對于檔案信息化也應(yīng)當(dāng)有一定的了解，具備最基本的知識(shí)和查找技術(shù)。

三、措施和途徑

在檔案信息化的建設(shè)中，不僅要對這些知識(shí)有所了解，還要努力找出一些提高其實(shí)效性的具體措施，主要可以從下面幾個(gè)方面來進(jìn)行：

1.注意原則

在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)時(shí)，一定首先把握住“成本——效益”原則。在現(xiàn)在的社會(huì)中，很多人做事情都不考慮成本，往往是造成投入較高的成本，沒有得到應(yīng)有的效益。另一方面，現(xiàn)在的很多人都比較喜歡趕時(shí)髦，對于比較新鮮的事物充滿好奇，不管結(jié)果如何，先進(jìn)行體驗(yàn)。由于這種原因，我國的檔案事業(yè)的發(fā)展不可避免的受到了影響。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，國家對它的投入是比較大的，但在以前的時(shí)期，大多都是藏得多，用的少，因此，很難較快的見到效益，因此也就不重視“成本——效益”。但是現(xiàn)在由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化也自然而然的出現(xiàn)了。檔案信息化建設(shè)是以檔案自動(dòng)化為基礎(chǔ)發(fā)展的，檔案自動(dòng)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的一部分。因此，檔案信息化建設(shè)在我國是有一定的基礎(chǔ)的。然而，必須要注意到的是，檔案信息化建設(shè)也是存在一定的問題的，主要的問題就是只注重建設(shè)，不注重使用，所以說“成本——效益”的原則還是沒有被重視，由于這種原因檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效果并不理想。因此，要改變這種狀況，就要改變觀念，使“成本——效益”原則深入到人們的腦海。

2.注意合理的規(guī)劃

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，當(dāng)建設(shè)所用的經(jīng)費(fèi)都比較緊張的時(shí)候，每個(gè)單位都要做好合理的規(guī)劃，將大部分的物力和財(cái)力都要放到重點(diǎn)項(xiàng)目上來。只有掌握住重點(diǎn)，才能夠盡快的實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用。當(dāng)完成重點(diǎn)建設(shè)之后，再逐步進(jìn)行全方位的建設(shè)。有關(guān)的部門要注意統(tǒng)一規(guī)劃，不能盲目進(jìn)行建設(shè)，應(yīng)該加強(qiáng)指導(dǎo)力度，可以先建設(shè)試點(diǎn)工程，然后依據(jù)試點(diǎn)工程進(jìn)行指導(dǎo)，以此來提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性。

3.良好氛圍的創(chuàng)建

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)上，有一個(gè)良好的氛圍是十分重要的。有關(guān)部門要注意創(chuàng)建一個(gè)和諧安全的良好氛圍。環(huán)境建設(shè)也在檔案信息化建設(shè)的范圍之內(nèi)。但是這個(gè)環(huán)境建設(shè)并不是我們平時(shí)所提到的環(huán)境建設(shè)。檔案信息化的環(huán)境建設(shè)主要包括檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、政策和制度建設(shè)。一個(gè)和諧安全的環(huán)境是提高其建設(shè)實(shí)效性的必要條件。雖然國家已經(jīng)有了一些政策和措施，但還不夠完善，仍然需要進(jìn)一步的進(jìn)行細(xì)化，使這些法規(guī)和制度具有嚴(yán)密的科學(xué)性。目前的檔案信息管理還比較混亂，急需做出一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)足夠科學(xué)，避免重復(fù)和浪費(fèi)，提高其實(shí)效性。

4.把握技術(shù)選擇的平衡度

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的技術(shù)選擇時(shí)，要注意把握技術(shù)的適用性和先進(jìn)性的平衡。檔案信息化的建設(shè)是一個(gè)大規(guī)模的工程建設(shè)，主要是依托信息技術(shù)。從某種意義上來說，檔案信息化的水平是由信息技術(shù)水平來決定的。技術(shù)的選擇，要能夠適應(yīng)其應(yīng)用。技術(shù)的選擇，并不一定說已最先進(jìn)為標(biāo)準(zhǔn)的，而是以最適應(yīng)為主要的依據(jù)，再先進(jìn)的技術(shù)，用在它的建設(shè)上不能夠適用就不是最好思維。

5.豐富數(shù)據(jù)庫的建立

檔案信息化建設(shè)最重要的內(nèi)容是資源的開發(fā)和利用，因此，需要將檔案管理的基礎(chǔ)工作和信息建設(shè)進(jìn)行結(jié)合，如果基礎(chǔ)工作夠牢固，那么資源的開發(fā)利用就相對容易。在目前，我國的很多檔案信息網(wǎng)站的資源都比較匱乏，僅僅可以提供一些簡單信息，很多都是空有其表而無其實(shí)。因此，建立豐富的數(shù)據(jù)庫是當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作。而要做到這一點(diǎn)，就必須做好檔案的基礎(chǔ)工作，只有這樣，才能夠在檔案信息建設(shè)上有一個(gè)資源豐富的數(shù)據(jù)庫，才能從根本上提高其實(shí)效性。

（作者單位：河北省地礦局第四水文工程地質(zhì)大隊(duì)）