吳拔亞
隨著武警部隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的深入推進(jìn)和使命任務(wù)的不斷拓展,部隊(duì)多樣化任務(wù)更加頻繁,內(nèi)容豐富、形式多樣的軍事實(shí)踐活動(dòng),既拓展了檔案工作的職能范圍,也提出新的更高要求。近年來,武警部隊(duì)檔案事業(yè)雖取得了長(zhǎng)足進(jìn)步和發(fā)展,較好地發(fā)揮了服務(wù)中心、保障中心的職能作用,但與部隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)和加強(qiáng)軍事能力建設(shè)的要求還有一定差距。
一、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)
隨著電子技術(shù)的發(fā)展,檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇,辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容,這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中,把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息,必須有一個(gè)“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性,這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來,檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
二、武警檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀
我們武警部隊(duì)組建時(shí)間短,檔案工作起步較晚,各級(jí)武警部隊(duì)機(jī)關(guān)檔案意識(shí)普遍不是很強(qiáng),不注重文件資料的收集歸檔,造成檔案資源積累相對(duì)較少;二是基礎(chǔ)建設(shè)水平不高,庫(kù)室不達(dá)標(biāo)、保管條件差的問題還沒有根本解決,管理不規(guī)范、收集不齊全的現(xiàn)象還比較普遍;三是工作發(fā)展不夠平衡,單位之間、警種之間還存在較大差距;四是人才隊(duì)伍還有待進(jìn)一步加強(qiáng),整體素質(zhì)能力不高、人員不懂不會(huì)問題還不同程度存在。隨著部隊(duì)的發(fā)展,遂行多樣化任務(wù)更加頻繁,形式多樣的軍事實(shí)踐活動(dòng)對(duì)檔案工作提出了更高的要求。一方面,建檔管檔的領(lǐng)域更加廣泛,由傳統(tǒng)的執(zhí)勤處突等中心工作,擴(kuò)大到了反恐維穩(wěn)、搶險(xiǎn)救援、海關(guān)執(zhí)勤等遂行多樣化任務(wù),檔案主體由過去的首長(zhǎng)呈批件、紅頭文件等文書檔案,擴(kuò)展到了照片、聲像、實(shí)物、電子等多元化檔案;另一方面,服務(wù)利用的要求更加多樣,由傳統(tǒng)的編史修志、借鑒查考等服務(wù)保障,延伸到了為首長(zhǎng)決策、重大任務(wù)等提供信息支撐,為官兵維護(hù)合法權(quán)益提供咨詢服務(wù)。然而,我們有的學(xué)員并不能正確的理解檔案事業(yè)的重要性,反而覺得本專業(yè)沒什么作用,沒有個(gè)人發(fā)展前景,想的更多的是個(gè)人以后的前途,常常抱怨所學(xué)的知識(shí)退伍后就沒用了,認(rèn)為檔案在現(xiàn)實(shí)生活中實(shí)際意義不大,干不成什么大事,因此,在學(xué)習(xí)上就沒了興趣和激情,甚至是放棄不學(xué)。
三、武警檔案信息化的建設(shè)發(fā)展
信息化已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展和軍事變革的大趨勢(shì),信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用,對(duì)部隊(duì)檔案工作產(chǎn)生了深刻影響。一是管理對(duì)象由單一的紙質(zhì)文件,發(fā)展為紙質(zhì)與光盤、磁介質(zhì)、電子文件并重,載體形態(tài)多元,對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性、保密性要求更高;二是管理手段由單一的手工方式,發(fā)展為手工與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理成為重要形式,對(duì)工作的技術(shù)性、專業(yè)性、精確性要求更高;三是開發(fā)利用形式由單一的實(shí)體查閱和面對(duì)面服務(wù),發(fā)展為信息資源的深度整合和遠(yuǎn)程傳遞,智能化檢索、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)勢(shì)在必行,對(duì)資源開發(fā)的針對(duì)性、及時(shí)性、有效性要求更高。這些變化既為我們帶來了新的發(fā)展機(jī)遇,也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。推進(jìn)武警檔案信息化建設(shè),應(yīng)著力把握以下四個(gè)方面的問題。
(一)更新觀念,充分認(rèn)清檔案工作信息化的重要意義。
“信息化要先化人后化物?!睓n案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化,即使有一流的檔案保護(hù)和管理措施,還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾,更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理信息化的大廈。
(二)提高質(zhì)量,積極做好檔案信息數(shù)據(jù)的經(jīng)常性管理
加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),要著眼于檔案管理“存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)利用遠(yuǎn)程化”的目標(biāo),提高檔案管理信息化水平,更好地服務(wù)于各項(xiàng)工作、服務(wù)于部隊(duì)建設(shè)。存儲(chǔ)數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)環(huán)節(jié),也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)。要保證信息化建設(shè)的質(zhì)量,存儲(chǔ)的信息必須做到準(zhǔn)確、完整。沒有豐富翔實(shí)的檔案信息作支撐,沒有經(jīng)常、細(xì)致、認(rèn)真的維護(hù)管理,再完美的系統(tǒng)也沒有實(shí)際意義,再先進(jìn)的設(shè)備也不能發(fā)揮其效能。
(三)加強(qiáng)培養(yǎng),不斷提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。
部隊(duì)建設(shè),人才為本。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),人才同樣是基礎(chǔ),是關(guān)鍵。當(dāng)前部隊(duì)從事檔案管理人員大多成分較新,流動(dòng)較快,師、團(tuán)級(jí)單位尤其明顯,檔案業(yè)務(wù)方面的專門培訓(xùn)較少,業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平得不到提高,精通檔案工作業(yè)務(wù)、懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作、熟悉檔案工作的復(fù)合型檔案管理人才匱乏,已經(jīng)成為制約檔案工作發(fā)展的瓶頸,必須下大力加以解決。
(四)健全制度,確保檔案信息數(shù)據(jù)安全保密。
加強(qiáng)安全保密是做好檔案信息化管理工作的前提條件。檔案在手工管理時(shí)期,各級(jí)對(duì)保密安全有明確的要求,但在檔案信息化管理中,情況發(fā)生了變化,保密安全形勢(shì)顯得更加嚴(yán)峻,只靠鐵門、鐵窗、鐵柜已經(jīng)不能完全保證檔案信息的保密安全了,如果管理措施不嚴(yán)密,就容易發(fā)生泄密、黑客攻擊等信息安全方面的問題。
海爾集團(tuán)總裁張瑞敏有這樣一句話非常值得我們深思:“把每一件簡(jiǎn)單的事情都做好就是不簡(jiǎn)單;把每一件平凡的事情都做好就是不平凡?!睓n案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展非朝夕之功,也非個(gè)人之能,檔案事業(yè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,我們必須著眼長(zhǎng)遠(yuǎn),立足現(xiàn)實(shí),行潛移默化之功,行水滴石穿之效。
(作者單位:武警石家莊士官學(xué)校學(xué)員十八隊(duì) )