付江奎

隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人類社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化等生活的各方面發(fā)生了巨大變革，越來越多的會計使用了電算化，但如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，就顯的越來越重要。

電子計算機(jī)技術(shù)全面在會計工作中的應(yīng)用，使會計數(shù)據(jù)、處理及傳輸高度自動化、電子化、無紙化、實(shí)時化和動態(tài)化，會計檔案以全新的面目出現(xiàn)。會計電算化對傳統(tǒng)的會計檔案及其管理方式產(chǎn)生的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一、會計檔案的范圍擴(kuò)大

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指各會計主體在會計核算活動中直接形成的、作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料。在傳統(tǒng)的手式操作情況下，形成的會計檔案均為紙質(zhì)介質(zhì)，主要包括會計憑證類（原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證）、會計賬簿類（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿）、財務(wù)報告類（月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告）、其他類（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）。

電算化會計檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。

（2）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。

（3）實(shí)行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

二、對會計檔案管理的要求加強(qiáng)

會計電算化后，隨著檔案內(nèi)容和載體范圍的擴(kuò)大，對會計檔案管理的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1、對書面會計檔案的管理要求

實(shí)行電算化后，書面會計檔案不僅包括計算機(jī)輸出的會計資料，如賬簿、報表、財務(wù)報告等，還包括會計軟件所包含的資料。對計算機(jī)打印輸出的各項會計資料應(yīng)同傳統(tǒng)方式下的手工資料一樣，由有關(guān)人員簽名、蓋章后裝訂成冊保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。書面會計檔案保管的具體要求如下：⑴現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。⑵現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機(jī)打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊，在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。⑶在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

2、對磁性介質(zhì)或光盤檔案的保管要求

實(shí)行電算化后，對磁性介質(zhì)或光盤檔案最重要的是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，要特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的存儲介質(zhì)。另外建議用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。

在檔案管理方面，也應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施。常用的安全保密措施有：一是用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。二是實(shí)行操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索。

3、會計電算化檔案的防病毒

在磁介質(zhì)或光盤保存檔案的情況下，還有一個很重要的事項就是制定防范計算機(jī)病毒的措施。

三、會計處理方法的增強(qiáng)提高了會計檔案數(shù)據(jù)的利用效果

傳統(tǒng)會計采用手工方法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，選擇會計處理方法時既要考慮信息的決策有用性，還要考慮處理方法的簡便可行性。實(shí)行電算化后，計算機(jī)成為數(shù)據(jù)處理的主體，無論多么復(fù)雜的處理方法，只要相關(guān)的設(shè)置正確，計算機(jī)都能在很短的時間內(nèi)完成。

以上僅是筆者認(rèn)為會計電算化給檔案管理帶來影響的幾個方面。除此之外，為了更好地管理檔案，會計電算化也對檔案管理人員提出了更高的要求。并在工作中吸收和借鑒其他單位、機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗，制定出一套電算化會計檔案的管理制度，實(shí)現(xiàn)電算化會計檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以充分發(fā)揮電算化會計檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

（作者單位：滄州市孟村縣財政局）