何聯(lián)妮

摘 要：本文對(duì)如何做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行了論述，希望通過幾項(xiàng)措施提高電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：電力建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)以工程建設(shè)項(xiàng)目管理為中心的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，它既有電力建設(shè)項(xiàng)目管理的技術(shù)基礎(chǔ)管理工作特點(diǎn)，又有自己獨(dú)立的管理工作對(duì)象、特定的管理工作內(nèi)容和專業(yè)的工作管理方法，是電力建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)管理中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，如何做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理就成為當(dāng)前電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者面臨的一項(xiàng)重要工作。

1 加強(qiáng)事先控制是做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的保障

1.1 將電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入工程合同管理。工程合同是用來約束參建單位強(qiáng)有力的法律依據(jù)，將電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入工程合同管理是規(guī)范電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理行之有效的管理辦法。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照《合同法》的規(guī)定，在進(jìn)行工程招標(biāo)及簽訂工程合同及協(xié)議時(shí)設(shè)立專門的項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l款，或單獨(dú)簽訂電力建設(shè)項(xiàng)目竣工文件管理合同，明確全體參建單位移交工程項(xiàng)目竣工文件的收集內(nèi)容、質(zhì)量和竣工文件移交時(shí)間、歸檔分?jǐn)?shù)及違約責(zé)任等。同時(shí)，要將電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入工程建設(shè)項(xiàng)目結(jié)算控制程序，用經(jīng)濟(jì)管理手段來約束雙方履行合同和協(xié)議。明確各參建單位按照合同和協(xié)議的約定保證質(zhì)量，按期歸檔移交電力建設(shè)項(xiàng)目檔案，經(jīng)建設(shè)單位檔案管理部門審核、簽字確認(rèn)后，方能進(jìn)行工程款的結(jié)算。如果項(xiàng)目檔案文件收集不齊全、整理、組卷、移交不符合規(guī)范，將按照合同及協(xié)議規(guī)定的要求扣除工程款。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案管理的前端控制，并引入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案過程管理，利用工程款結(jié)算把關(guān)，是做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有效管理手段。

1.2 設(shè)立檔案管理部門，建立項(xiàng)目檔案管理體系，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。一是建設(shè)單位和參建單位要建立檔案、資料管理部門，要有專職檔案資料管理人員，各業(yè)務(wù)部門要有兼職資料員。項(xiàng)目檔案管理實(shí)行分級(jí)、專兼職人員相結(jié)合的項(xiàng)目檔案管理模式。二是制定適合本建設(shè)項(xiàng)目的統(tǒng)一項(xiàng)目檔案管理制度，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，加強(qiáng)了項(xiàng)目文件收集、歸檔管理工作。一是工程剛開工，就應(yīng)督促、協(xié)助監(jiān)理公司制定本工程所有資料用表，并審核下發(fā)到時(shí)各參建單位，保證整個(gè)工程資料用表統(tǒng)一；二是制定《項(xiàng)目檔案收集、歸檔管理規(guī)定》，內(nèi)容必需涵蓋建設(shè)期檔案、資料管理的全部內(nèi)容，保障項(xiàng)目檔案管理有章可循，確保檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1.3 落實(shí)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任，明確各參建單位職責(zé)，做好檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。一是將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理規(guī)范和項(xiàng)目文件歸檔范圍納入各參建單位管理職責(zé)，明確各參建單位們檔案管理人員崗位職責(zé)，確保各參建單位檔案管理工作的有效開展，實(shí)行全過程檔案監(jiān)督管理。二是項(xiàng)目參建單位檔案管理意識(shí)及對(duì)檔案管理工作的重視程度存在差異，造成項(xiàng)目檔案管理水平標(biāo)準(zhǔn)不一。所以，認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，掌握檔案專業(yè)管理知識(shí)和管理技能，明確他們?cè)陧?xiàng)目檔案的收集、整理、組卷、移交等工作上的責(zé)任是十分重要的。

2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案過程控制，確保項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步管理

2.1 將電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入電力工程建設(shè)項(xiàng)目管理程序，使項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目工程建設(shè)同步的保障。其具體措施就是要將電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度落到項(xiàng)目建設(shè)過程管理實(shí)處，融入工程項(xiàng)目管理程序中，才能真正做到項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步管理。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作“三納入”就是要將建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔管理工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)程序，納入工程項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入各參建單位和相關(guān)管理人員的工作職責(zé)?！八耐健本褪枪こ探ㄔO(shè)任務(wù)、計(jì)劃與建設(shè)項(xiàng)目文件收集、整理、歸檔要求、計(jì)劃同步進(jìn)行；檢查工程建設(shè)進(jìn)度與檢查建設(shè)項(xiàng)目文件收集情況同步；電力工程驗(yàn)收與檔案專項(xiàng)驗(yàn)收同步進(jìn)行；工程項(xiàng)目總結(jié)與歸檔的項(xiàng)目文件移接同步進(jìn)行?！八膮⒓印本褪且箜?xiàng)目檔案管理人員應(yīng)參加與工程管理相關(guān)的各項(xiàng)會(huì)議及質(zhì)量監(jiān)督檢查工作；參加重要設(shè)備開箱驗(yàn)收工作；參加電力建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收工作和項(xiàng)目科研成果的審定工作。

2.2 為了確保檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案管理人員應(yīng)采取多項(xiàng)檔案管理控制措施。一是每個(gè)單位工程開工前，檔案管理人員對(duì)各施工單位明確工程資料收集要求，每月根據(jù)工程進(jìn)度檢查資料是否與工程建設(shè)同步；二是在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案人員詳細(xì)登記隨機(jī)資料的數(shù)量和質(zhì)量，并及時(shí)收集整理。

2.3 嚴(yán)格做好基建期項(xiàng)目文件收集、管理工作。一是定期組織召開檔案工作專題會(huì)議，學(xué)習(xí)國家行業(yè)有關(guān)規(guī)范、規(guī)定等相關(guān)檔案管理文件，安排部署各階段項(xiàng)目文件材料的收集、整理和移交工作。二是施工圖、設(shè)備文件、工程過程資料需專業(yè)主管工程師審核簽發(fā)，這樣才能保障相關(guān)專業(yè)人員都能第一時(shí)間接觸到資料存在的問題。三是檔案管理人員深入各部門、各施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)資料整理、組卷工作，確保歸檔文件材料的準(zhǔn)確和完整。

3 嚴(yán)把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理，確保檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

3.1 前期文件、合同、招投標(biāo)文件移交時(shí)，需辦理文件移交清單，移交清單無經(jīng)辦人和部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認(rèn)不得移交文件。

3.2 設(shè)備文件移交時(shí)，需辦理設(shè)備文件移交清單，移交清單無本專業(yè)工程師審核簽字確認(rèn)不得移交設(shè)備文件；設(shè)備材料付款時(shí)，無設(shè)備文件移交清單，不予結(jié)算、付款。

3.3 每一個(gè)單位工程竣工驗(yàn)收時(shí)，對(duì)工程資料的完整程度和整理質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，資料不齊全的不得進(jìn)行工程交接；竣工資料移交時(shí)，需辦理竣工文件移交簽證單，簽證單無移交單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位主管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員在項(xiàng)目文件移交簽證單上審查簽字確認(rèn)，不得移交；工程結(jié)算時(shí)無項(xiàng)目文件移交簽證單，不予結(jié)算。

3.4 竣工圖移交時(shí)，監(jiān)理應(yīng)對(duì)竣工圖的真實(shí)性和完整性審核、簽字確認(rèn)，需辦理竣工圖移交簽證單，簽證單無移交單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位主管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員在項(xiàng)目文件移交簽證單上審查簽字確認(rèn)，不得移交。

4 結(jié)束語

綜上所述，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平是反映電力項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范程度的一項(xiàng)重要指標(biāo)，對(duì)于電力項(xiàng)目的建設(shè)及日后的運(yùn)行、生產(chǎn)發(fā)揮著重要的作用。所以，一定要高度重視電力建設(shè)項(xiàng)目檔案過程管理，保證電力建設(shè)項(xiàng)目檔案在文件收集階段和檔案整理、組卷、歸檔管理階段的有效管理工作。確保電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作更好地服務(wù)于電力項(xiàng)目建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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