袁平

摘 要：檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案管理和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式為社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。其涵蓋以下四個方面的內(nèi)容：第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

1 檔案管理信息化的內(nèi)容

1、信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

3、檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

4、檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

5、信息化人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。

2 檔案管理信息化的建設(shè)途徑

應(yīng)該遵循適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。

1、力口快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計算機(jī)管理檔案，提高檔案館計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

2、加快提高檔案現(xiàn)代化管理水平。從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包奢陛。

3、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了；二是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用于檔案信息全文檢索、查詢服務(wù)，三是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如郵電信息網(wǎng)絡(luò)等，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

4、培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機(jī)知識的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。

5、加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對分布在各個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點(diǎn)尤為重要。

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

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