梅瓊

摘 要：計算機信息技術與網絡技術的廣泛應用，為高校的管理工作帶來了巨大的方便，同時也為高校學籍管理工作提供了切實有效的手段?，F(xiàn)在各個高校已經將學生學籍檔案信息化當做一項重要工程來進行建設。要想在高校學籍管理中廣泛的應用網絡技術和計算機信息技術，就必須讓高校學籍管理工作更加科學化、高效化。

關鍵詞：高校學籍檔案 管理 數(shù)字化

中圖分類號：G471 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0138-01

高等院校教學管理的一個重要組成部分就是對學生學籍的管理。高等院校中學籍信息管理的數(shù)字化可以使高校檔案管理工作的效率得到顯著的提高，也是提高辦學質量的一種重要措施。同時，我國高?！皵?shù)字化校園”建設的一個主要方面就是高校學籍檔案的信息化，也是使高校檔案資源管理規(guī)范化、信息化以及數(shù)字化的重要方法，可以使高校檔案資源的利用率得到明顯的提高。隨著高校辦學規(guī)模的逐漸擴大，在校生人數(shù)逐年增加，高校的教務部門所面對的學籍管理工作也越來越繁重，傳統(tǒng)的人工處理已不能適應新形勢。所以，為了適應高等教育改革的新形勢，并結合高校學籍管理的要求，需要把網絡技術和計算機信息技術運用到學籍管理中，逐漸的使學籍檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，從而使高等院校的學籍管理更加的網絡化、數(shù)字化和規(guī)范化。

1 學籍檔案數(shù)字化的作用

1.1 提高學籍管理工作的效率

把高校學生的學籍檔案進行數(shù)字化管理可以使學籍管理工作的質量和效率得到大幅度的提高。學籍檔案中包含著學生大量的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的發(fā)展，高校的逐年擴招，越來越多的人接受高等教育，相應的信息量也隨之增加，因此需要更加注意學籍管理工作的質量和效率。進行學籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學籍管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

1.2 有利于完善學籍檔案內容

學籍檔案記載著學生的重要信息，傳統(tǒng)的學籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業(yè)和院系進行裝訂成冊，有的學校還會將學生的學籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪欠珠_存放學生的各類學籍信息，而不是采用集中統(tǒng)一的方式進行管理。采用分割的方式管理學籍信息，則在查找學生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數(shù)字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數(shù)據(jù)庫存儲這些信息，雖然錄入學生信息的部門不同，但是通過數(shù)據(jù)庫存儲，可以統(tǒng)一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學籍信息。

1.3 通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學籍檔案信息的數(shù)字化。對紙質的學籍檔案、照片等進行數(shù)字化處理，建立計算機網絡，使高校檔案資源得到最大程度的開發(fā)利用，使資源能夠得到共享，通過管理學籍檔案，還能夠優(yōu)化學校的管理環(huán)境，從而使學校的管理工作不僅僅服務于學生、學校，更服務于社會。

2 學籍檔案數(shù)字化建設中存在的問題

2.1 數(shù)字化程度偏低

學籍管理長期以來都是采用傳統(tǒng)的方式，利用人工來完成的，而現(xiàn)階段的學籍管理則采用了現(xiàn)代化的信息技術。學籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現(xiàn)在一些已經采用了現(xiàn)代化信息技術管理學籍的高校，存在著重視了硬件的建設而忽視了軟件的建設。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發(fā)，以及人員素質的培養(yǎng)。學籍信息數(shù)字化管理程度越高，學籍管理工作的效率和質量就越高。

2.2 現(xiàn)使用的學籍管理軟件無法滿足學籍管理的需求

一些高校為了更好的對學籍進行管理，與某些商業(yè)公司合作或獨立開發(fā)了相應的教務管理軟件，這些軟件的應用可以在一定程度上促進學籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務系統(tǒng)都是結合每個高校的自身情況所開發(fā)設計的，因此適應性不強。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學籍管理中的基礎部門和各個環(huán)節(jié)，達不到學籍管理的需求。

2.3 學籍管理工作人員的現(xiàn)代化技術水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學籍管理的信息化程度，相應的，學籍管理人員的管理技能也應該得到相應的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應該逐步的進行提高，從而使高校的學籍管理工作更好的得到實現(xiàn)。

3 實現(xiàn)學籍檔案數(shù)字化管理的幾項措施

3.1 強化認識，打造良好的氛圍

現(xiàn)今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務信息逐漸公開，因此高等院校學籍檔案的信息化建設成為不可避免的項目。特別是現(xiàn)階段的高校學籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學在學籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學籍檔案管理信息化建設提供一個良好的環(huán)境。另外，各高校應以自己的實際情況為基礎，與時俱進、分清主次、明確任務，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設。

3.2 引進先進的學籍管理系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)的功能

高校應該依據(jù)上級教育主管部門的要求，結合自身情況，建設一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網絡學籍管理體系，與各二級學院、班級相連，進行學籍數(shù)據(jù)信息共享。

3.3 加強學籍管理軟件開發(fā)人員與學籍管理工作人員之間的溝通

之所以現(xiàn)在很多學籍管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人不熟悉學籍管理業(yè)務造成的。為了開發(fā)的學籍管理系統(tǒng)能夠真正的符合學校自身的情況，開發(fā)人員應該深入到學籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學籍管理工作。同時還必須要與學校學籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發(fā)學籍管理系統(tǒng)，另外在開發(fā)過程中還應該加強與學籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

3.4 加強高校學籍管理人員的培訓

學?？啥ㄆ谂e辦培訓班，而且培養(yǎng)班不僅要求全面深入，還需要講究其實效性，避免出現(xiàn)流于形式、走過場的現(xiàn)象。高等院校的學籍管理人員必須具有較高的現(xiàn)代化信息技術水平。

參考文獻

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