陳柯

摘 要 高等學(xué)校財(cái)務(wù)處面臨學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金及各類(lèi)人員收入發(fā)放計(jì)算個(gè)人所得稅的實(shí)際問(wèn)題，因各部門(mén)使用管理軟件缺乏統(tǒng)一接口或管理軟件自身限制，難以充分利用軟件的便利性，本文以EXCEL提供的函數(shù)公式為手段，提供此類(lèi)問(wèn)題的巧妙解決方法，大大提高了工作效率及準(zhǔn)確性，供各高等學(xué)校財(cái)務(wù)處人員參考交流。

關(guān)鍵詞 高校財(cái)務(wù)；EXCEL函數(shù)

EXCEL是微軟開(kāi)發(fā)的辦公套裝軟件的重要組成部分，集豐富的數(shù)據(jù)管理、函數(shù)計(jì)算，圖形顯示于一體，廣泛應(yīng)用于管理、財(cái)經(jīng)、金融、統(tǒng)計(jì)等眾多領(lǐng)域，是一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析及輔助決策平臺(tái)。借助EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能，高校財(cái)務(wù)處在發(fā)放學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金及個(gè)人收入時(shí)，合理利用EXCEL不僅提高了工作效率，而且大大提高了準(zhǔn)確性，起到事半功倍的效果。

一、發(fā)放獎(jiǎng)（助）學(xué)金的EXCEL實(shí)際應(yīng)用

（一）學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金發(fā)放流程

高校獎(jiǎng)（助）學(xué)金的發(fā)放牽涉多個(gè)部門(mén)，各院系負(fù)責(zé)評(píng)選獲獎(jiǎng)學(xué)生，造表將包含學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、獎(jiǎng)（助）學(xué)金評(píng)定等級(jí)及金額等信息的電子文檔送交財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處并非按評(píng)定金額全額發(fā)放獎(jiǎng)（助）學(xué)金，需要在全部學(xué)生中提取出獲獎(jiǎng)學(xué)生相關(guān)信息，對(duì)尚未繳清學(xué)費(fèi)的獲獎(jiǎng)學(xué)生，抵扣欠費(fèi)學(xué)費(fèi)后將剩余部分發(fā)放至其銀行卡。在此過(guò)程中，獎(jiǎng)（助）學(xué)金的發(fā)放涉及學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、獎(jiǎng)（助）學(xué)金金額、欠費(fèi)金額、實(shí)發(fā)金額、銀行卡號(hào)等多個(gè)信息，但各部門(mén)間職能分工及實(shí)現(xiàn)管理目的的不同，未使用或使用的學(xué)生信息管理軟件系統(tǒng)往往不一致，如各系部獲獎(jiǎng)學(xué)生初始數(shù)據(jù)的登記造表往往采用手工錄入方式，學(xué)號(hào)及姓名正確性有待審核校驗(yàn)。在使用學(xué)生信息管理軟件系統(tǒng)部門(mén)間，除學(xué)號(hào)、姓名等基本信息外，其余信息的變化由于缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口不能在各部門(mén)管理軟件系統(tǒng)中做到及時(shí)更新，無(wú)法對(duì)原始獎(jiǎng)（助）學(xué)數(shù)據(jù)不經(jīng)調(diào)整處理直接發(fā)放。如財(cái)務(wù)處管理學(xué)生欠費(fèi)信息，使用的學(xué)生信息管理系統(tǒng)記錄有學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、學(xué)費(fèi)繳費(fèi)記錄、銀行卡號(hào)等相關(guān)信息。學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名一經(jīng)初始導(dǎo)入一般不再改變，但銀行卡號(hào)由于學(xué)生銀行卡因遺失、損壞、變更等各類(lèi)原因，變動(dòng)較為頻繁，較長(zhǎng)時(shí)間后，相當(dāng)部分學(xué)生銀行卡號(hào)已與財(cái)務(wù)處學(xué)生信息管理系統(tǒng)中原入學(xué)登記卡號(hào)不同，財(cái)務(wù)處按原卡號(hào)向?qū)W生發(fā)放獎(jiǎng)（助）學(xué)金將導(dǎo)致大量的上卡不成功現(xiàn)象。學(xué)生最新銀行卡號(hào)則由學(xué)校一卡通管理中心管理，銀行卡號(hào)的變動(dòng)僅在一卡通管理中心及時(shí)更新。財(cái)務(wù)處發(fā)放前還需從學(xué)校一卡通管理中心提取最新的學(xué)生卡號(hào)信息。綜合以上流程，為保證獎(jiǎng)（助）學(xué)金發(fā)放的準(zhǔn)確高效，財(cái)務(wù)處需完成數(shù)據(jù)校驗(yàn)、欠費(fèi)抵扣、提取卡號(hào)三個(gè)步驟后送銀行發(fā)放。以上過(guò)程可以利用EXCEL相應(yīng)函數(shù)功能，其發(fā)放流程及思路見(jiàn)圖1。

（二）數(shù)據(jù)校驗(yàn)

根據(jù)系部送來(lái)的學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金表中的學(xué)號(hào)提取學(xué)生欠費(fèi)信息及銀行卡號(hào)進(jìn)行發(fā)放的前提是學(xué)號(hào)與姓名的對(duì)應(yīng)關(guān)系必須正確，否則錯(cuò)誤的學(xué)號(hào)將導(dǎo)致無(wú)法提取或提取到其他學(xué)生的欠費(fèi)信息及銀行卡號(hào)，同時(shí)錯(cuò)誤的姓名信息也將導(dǎo)致在銀行發(fā)放時(shí)姓名與卡號(hào)的不匹配上卡不成功。因此，財(cái)務(wù)處首先需對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金表中學(xué)號(hào)與姓名是否正確進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)。

導(dǎo)出財(cái)務(wù)處學(xué)生信息管理系統(tǒng)中全校學(xué)生相關(guān)信息，至少包含學(xué)號(hào)、姓名、欠費(fèi)金額等信息存為學(xué)生信息表.xls（表1），以此表信息為參照對(duì)匯總的學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金發(fā)放名單表.xls（表2）中學(xué)號(hào)及姓名進(jìn)行校驗(yàn)，在學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金表中利用VLOOKUP函數(shù)提取學(xué)生信息表中的姓名，其語(yǔ)法格式為：在單元格F3中輸入如下公式：=VLOOKUP（A3，[學(xué)生信息表.xls]Sheet1！$A：$B，2，F(xiàn)ALSE），F(xiàn)列其他單元格利用復(fù)制公式或向下拖曳填充的方式完成，該函數(shù)表示以院系提供的學(xué)號(hào)為精確查找值，在F列中返回該學(xué)號(hào)在學(xué)生信息表中對(duì)應(yīng)的姓名，返回結(jié)果為“#N/A”的表示學(xué)生信息表中不存在該學(xué)號(hào)，意味著院系送來(lái)的此學(xué)號(hào)有誤。對(duì)提取到的學(xué)生姓名與原表中姓名利用EXACT函數(shù)比對(duì)，在單元格G3中輸入函數(shù)：=EXACT（B3，F(xiàn)3），返回結(jié)果為“TRUE”值意味學(xué)號(hào)及姓名匹配正確，反之出現(xiàn) “FALSE”表示有誤。利用VLOOKUP及EXACT函數(shù)能查找種種學(xué)號(hào)與姓名不匹配現(xiàn)象，如不存在的學(xué)號(hào)，學(xué)號(hào)位數(shù)錯(cuò)誤，姓名錯(cuò)誤（音同字不同），學(xué)號(hào)與姓名存在一對(duì)多或多對(duì)一等。對(duì)學(xué)號(hào)、姓名任意一項(xiàng)比對(duì)不正確的錯(cuò)誤信息均返回各院系修訂核實(shí)后重新報(bào)送，以保證用正確的學(xué)生信息提取欠費(fèi)信息及銀行卡號(hào)。

（三）抵扣學(xué)費(fèi)欠費(fèi)

校對(duì)正確后的學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金表中（表3），仍然使用VLOOKUP函數(shù)提取獲獎(jiǎng)學(xué)生的欠費(fèi)金額，利用IF函數(shù)計(jì)算本次發(fā)放需抵扣的獎(jiǎng)（助）學(xué)金，在單元格G3中輸入IF函數(shù)語(yǔ)句：=IF（E3-F3>=0，F(xiàn)3，E3），最后在H列中利用獲獎(jiǎng)金額減去抵扣金額得出本次實(shí)際發(fā)給獲獎(jiǎng)學(xué)生的獎(jiǎng)（助）學(xué)金金額。

（四）發(fā)放

學(xué)校一卡通管理中心儲(chǔ)存有正確的全部學(xué)生銀行卡號(hào)，根據(jù)一卡通中心提供的學(xué)生卡號(hào)信息表，以核對(duì)正確的獎(jiǎng)（助）學(xué)金學(xué)號(hào)為值利用VLOOKUP函數(shù)提取銀行卡號(hào)，完畢送交銀行發(fā)放或利用網(wǎng)上銀行批量處理完成本次獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放，經(jīng)過(guò)上述處理后可以保證一次性全部發(fā)放成功無(wú)退回，大大減輕了因信息不正確導(dǎo)致的上卡退回需進(jìn)行的財(cái)務(wù)核算，提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

二、計(jì)算個(gè)人所得稅的EXCEL實(shí)際應(yīng)用

個(gè)人收入的發(fā)放包括在編人員及非在編人員，在編人員的收入因人員固定且只涉及個(gè)人稅中的工薪稅，發(fā)放比較簡(jiǎn)單，利用工資管理軟件及可輕松實(shí)現(xiàn)收入的計(jì)稅及發(fā)放。非在編人員包含長(zhǎng)聘人員，臨時(shí)聘請(qǐng)專(zhuān)家等，其中不乏外籍教師及專(zhuān)家，其收入發(fā)放涉及個(gè)人所得稅中工薪所得及勞務(wù)所得，其個(gè)稅計(jì)稅公式不同。以上人員具有無(wú)正式工號(hào)，流動(dòng)性強(qiáng)，變動(dòng)大，發(fā)放時(shí)間不固定等因素，利用工資管理軟件發(fā)放受到約束條件多，利用EXCEL函數(shù)計(jì)稅發(fā)放則更方便靈活，有多種方式可以計(jì)算個(gè)人所得稅，如利用IF或VLOOKUP函數(shù)計(jì)算，但I(xiàn)F函數(shù)用于計(jì)算個(gè)人所得稅時(shí)公式過(guò)于冗長(zhǎng)，且受最多七層嵌套的限制；VLOOKUP函數(shù)無(wú)法單獨(dú)使用，需利用工資、薪金（或勞務(wù)）所得適用扣除數(shù)表建立輔助數(shù)據(jù)表。最簡(jiǎn)潔的計(jì)算個(gè)人所得稅的方式是利用EXCEL的數(shù)組公式。該數(shù)組公式巧妙應(yīng)用了個(gè)人所得稅隨個(gè)人收入上升而上升的原理，計(jì)算各檔稅率與速算扣除數(shù)，在各數(shù)組中取其最高值，而對(duì)于未達(dá)到納稅收入起征點(diǎn)的收入為避免計(jì)算結(jié)果出現(xiàn)負(fù)數(shù)，則以0代替，從而實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)便計(jì)算個(gè)人所得稅的方法。由于外籍人士個(gè)人所得工薪稅扣除費(fèi)用與國(guó)內(nèi)人員不一致，在F列扣除費(fèi)用中設(shè)計(jì)了IF函數(shù)進(jìn)行判斷：=IF（C3="是"，4800，3500） （表4），在單元格中G3中輸入：=ROUND（MAX（（E3-F3）*0.05* {0.6，2，4，5，6，7，9}-5*{0，21，111，201，551，1101，2701}，0），2），其他單元格用拖曳方法或復(fù)制公式填列迅速得出。

與工薪所得計(jì)算個(gè)稅類(lèi)似，在計(jì)算外聘專(zhuān)家等人員的勞務(wù)所得稅時(shí)，也可利用EXCEL數(shù)組公式，根據(jù)收入不同檔次用IF函數(shù)確定稅法規(guī)定的勞務(wù)所得扣除費(fèi)用，在單元格E3中輸入：=IF（D3<=4000，800，D3*0.2）。同時(shí)，在單元格F3中輸入：=ROUND（MAX（（D3-E3）* {0.2，0.3，0.4}-{0，2000，7000}，0），2）（表5），可方便的計(jì)算出應(yīng)納的個(gè)人勞務(wù)所得稅。