摘要：由于企業(yè)辦公管理的工作效率高低會(huì)直接影響其在企業(yè)發(fā)展中是否穩(wěn)定前進(jìn)，所以在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展歷程中，越來越看重辦公管理的工作效率，企業(yè)的高層管理和相關(guān)負(fù)責(zé)人也不斷提升這方面的建設(shè)意識(shí)。文章從辦公管理對(duì)企業(yè)的重要性出發(fā)，分析了目前企業(yè)辦公管理的現(xiàn)狀，最后分析了企業(yè)辦公管理的發(fā)展?fàn)顩r。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；辦公管理；現(xiàn)代企業(yè)；辦公管理模式；辦公室；無紙化辦公 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F272 文章編號(hào)：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083

在以前，很多企業(yè)大多是以紙質(zhì)、人工等的方式來對(duì)辦公涉及到的一些檔案加以管理，這種辦公管理的模式不僅僅是浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力，還會(huì)給管理工作帶來許多不便。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的漸漸發(fā)展，企業(yè)的辦公管理模式也進(jìn)行相應(yīng)改革。要進(jìn)行改革，就需要明確規(guī)范辦公管理的職責(zé)及其重要性。

1 企業(yè)辦公管理的重要性

辦公室是企業(yè)名下綜合管理的部門，它的主要職能就是溝通協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門的工作。辦公室可以說是綜合性能很強(qiáng)的一個(gè)行政管理部門，它是企業(yè)和員工之間的溝通橋梁，承上啟下，工作的范圍廣，參與的事務(wù)多，內(nèi)容也比較復(fù)雜。

1.1 協(xié)調(diào)企業(yè)各部門

辦公室管理的工作可以從企業(yè)全局發(fā)展出發(fā)考量，對(duì)于某部分重要問題可以進(jìn)行研究并深入探討；辦公室可以通過把握企業(yè)各個(gè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，從而及時(shí)地向有關(guān)部門以及企業(yè)高層管理提供最新的信息，使得決策者可以更全方位地進(jìn)行決策工作，提出更符合企業(yè)實(shí)際需求的發(fā)展戰(zhàn)略決策；在布置企業(yè)目標(biāo)時(shí)，辦公管理能夠以全局為出發(fā)點(diǎn)，基于符合企業(yè)高層管理要求和各部門職能的基礎(chǔ)上，計(jì)劃布置相關(guān)工作；在企業(yè)的日常運(yùn)行方面，辦公管理應(yīng)當(dāng)要溝通協(xié)調(diào)好各個(gè)職能部門，從而保證相關(guān)的工作可以更加順利。

1.2 明確各個(gè)員工的崗位職責(zé)

因?yàn)槠髽I(yè)在實(shí)際運(yùn)行時(shí)所涉及的崗位工作比較多，要求多人進(jìn)行分工合作完成，所以必須面向企業(yè)的工作人員及旗下部門實(shí)行崗位責(zé)任制。辦公管理能夠劃分各崗的權(quán)責(zé)職能，使得每個(gè)部門以及每個(gè)工作人員都可以各司其職，進(jìn)而提高其工作效率，降低企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。此外，辦公管理還要考核企業(yè)員工的工作，處理那些曠工、不能及時(shí)完成工作目標(biāo)、損害企業(yè)利益等的員工，進(jìn)而提高企業(yè)的日常生產(chǎn)效率，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 信息化企業(yè)管理

伴隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的愈加創(chuàng)新，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)等也有了很大的提高，與此同時(shí)，這給企業(yè)的辦公自動(dòng)化信息管理工作創(chuàng)造了有利的條件形勢(shì)。辦公自動(dòng)化技術(shù)是將信息時(shí)代的管理模式和工作方式有效地結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，從而提高辦公效率。將計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，就能夠給企業(yè)建立一個(gè)高效率、高質(zhì)量和高智能的辦公體系，能夠在日常辦公時(shí)給高層管理和相關(guān)員工提供更加便利的服務(wù)，減少企業(yè)人員的不必要工作量，提高員工的工作質(zhì)量和效率，完善企業(yè)的內(nèi)部管理工作，進(jìn)而加強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

1.4 推動(dòng)企業(yè)發(fā)展

辦公室建立的出發(fā)點(diǎn)是給企業(yè)提供辦事的部門，究其本質(zhì)，就是提高企業(yè)面對(duì)不斷發(fā)展的市場所能適應(yīng)的能力。當(dāng)下，在企業(yè)的發(fā)展過程中，通常都會(huì)遭受來自同行激烈市場競爭以及生存的壓力，企業(yè)要想降低這種矛盾，就要利用好辦公室職能，不斷探討并加以適應(yīng)新型的市場發(fā)展。此外，在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室管理的工作人員還可以著眼于市場需求，力求更好地把握未來的市場需求，從而給企業(yè)的未來發(fā)展提供一個(gè)方向，進(jìn)而能夠更好地引導(dǎo)并推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

2 企業(yè)辦公管理現(xiàn)狀

我國市場經(jīng)濟(jì)在不斷推進(jìn)，而現(xiàn)代的企業(yè)制度也在不斷完善，所以我國的企業(yè)管理也有了明顯的進(jìn)步。然而，現(xiàn)在的社會(huì)已經(jīng)步入信息時(shí)代，現(xiàn)在的這種企業(yè)管理還是不能夠完全滿足社會(huì)發(fā)展的要求。

2.1 溝通的效率不高

（1）企業(yè)中大部分請(qǐng)示匯報(bào)、指令下達(dá)以及結(jié)果反饋都是語言表達(dá)，聽的人再筆錄，這就有可能由于表達(dá)能力、理解能力、記錄能力或是記憶能力存在的差異，從而使得層層傳遞的信息內(nèi)容出現(xiàn)失真，并且沒有正式的書面內(nèi)容，在重復(fù)使用信息以及共享時(shí)也比較困難；（2）地域差別，協(xié)同工作的效率較低。因?yàn)樾畔⒃趥鬟f過程中會(huì)出現(xiàn)人員外出等情況，進(jìn)而導(dǎo)致審閱批復(fù)的周期較長，所以一些工作項(xiàng)目就不得不變成一個(gè)長時(shí)間等待的狀態(tài)；（3）未能有效進(jìn)行日程管理。日程管理可以說是一個(gè)現(xiàn)代員工所必須具備的能力。有效的日程管理能夠幫助其進(jìn)行更正確的判斷，讓企業(yè)整體的人力資源能夠發(fā)揮更大的作用。

2.2 管理行為規(guī)范性難以保障

（1）控制能力不好。一些領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)繁多，就容易忘事，會(huì)顧此失彼；此外計(jì)劃如果很多的話，但是與此相對(duì)的控制力卻不夠，這就會(huì)造成部分計(jì)劃擱置；在多個(gè)事務(wù)都需要協(xié)同時(shí)，若是缺乏有效的監(jiān)控手段，就會(huì)造成這些事務(wù)長時(shí)間的停滯；（2）缺乏有效的共享手段。日常辦公的事務(wù)若沒有正式的文檔，就不能夠共享信息。共享正式文檔的途徑一般都是電話和Email，這種方式的效率較為低下。但是如果不能夠共享信息，就會(huì)進(jìn)行重復(fù)的工作，從而浪費(fèi)資源；（3）異地的管理成本高且效率低。傳統(tǒng)的異地管理大多是通過出差來實(shí)現(xiàn)，由此就會(huì)產(chǎn)生通訊費(fèi)用和交通費(fèi)用，積少成多，成為運(yùn)營成本中的累贅。出差時(shí)的通訊條件、交通條件以及辦公條件等都會(huì)受到一些限制，會(huì)降低工作效率。

3 企業(yè)辦公管理發(fā)展分析

伴隨著信息化的逐漸普及，人們的生活方式也在發(fā)生著翻天覆地的改變，辦公管理也在逐漸適應(yīng)這種發(fā)展趨勢(shì)并不斷的改革，新型的辦公模式定會(huì)逐漸替代傳統(tǒng)的人工管理方式。改革并重新設(shè)計(jì)企業(yè)的辦公管理的重要目標(biāo)就是提高企業(yè)的辦公管理質(zhì)量及效率，從而可以更好地解決企業(yè)日常工作中的問題。對(duì)于舊的辦公管理的框架結(jié)構(gòu)，我們應(yīng)當(dāng)要全面分析企業(yè)的辦公室管理模式，從而使得企業(yè)辦公管理更加系統(tǒng)化、自動(dòng)化，所以我們可以基于B/S結(jié)構(gòu)，采用JSP面向?qū)ο蠹夹g(shù)與SQ L Server數(shù)據(jù)庫提出一個(gè)辦公管理的框架：（1）這個(gè)框架是基于B/S三層結(jié)構(gòu)來建立的，可以避免C/S構(gòu)架所需要的安裝和不易維護(hù)的難題；（2）這個(gè)框架利用UML建模語言，總結(jié)企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)流程，來建立辦公管理系統(tǒng)的框架，可以更好地加強(qiáng)模塊實(shí)用性、降低耦合度；（3）這個(gè)框架主要包括會(huì)議管理、公告管理、人力資源管理、文檔管理、系統(tǒng)設(shè)置、通訊錄管理、論壇管理這七個(gè)部分，可以使得企業(yè)的信息傳遞更快，有利于企業(yè)的協(xié)同工作可以無紙化辦公。

4 結(jié)語

企業(yè)的辦公管理工作是一項(xiàng)比較瑣碎繁雜的工作，因此應(yīng)當(dāng)在符合市場和企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)下，采用更加專業(yè)化的辦公管理模式，從而加強(qiáng)企業(yè)科學(xué)決策。此外，還要針對(duì)企業(yè)自身的辦公特點(diǎn)，深入研究企業(yè)的辦公管理模式并對(duì)其優(yōu)化改革，使企業(yè)的辦公管理更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、規(guī)范化?？偠灾?，企業(yè)先進(jìn)高效的辦公管理模式是企業(yè)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，只有履行好辦公管理的職責(zé)，才可以保證企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，才能夠更好更遠(yuǎn)地發(fā)展。

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作者簡介：王秀蘭（1971-），女，山西山陰人，國網(wǎng)山西省電力公司朔州供電公司助理政工師，研究方向：政工。

（責(zé)任編輯：王 波）