李如平等

摘要：EXCEL以方便、實(shí)用、易操作等特點(diǎn)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，EXCEL在學(xué)校學(xué)生信息管理中應(yīng)用非常廣泛，靈活運(yùn)用函數(shù)可以快速進(jìn)行學(xué)籍信息管理、日常學(xué)生社團(tuán)工作管理以及學(xué)生成績(jī)處理與分析工作。

關(guān)鍵詞：EXCEL函數(shù)；數(shù)據(jù)處理；分析

中圖分類(lèi)號(hào)：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）14-0199-03

Abstract： EXCEL is convenient， practical， easy to operate and it widely used in various industries， EXCEL used in school student information management application is very broad， flexible use of functions can be quickly process student information management， daily work of student organizations and student performance management and analysis.

Key words： EXCEL function； data processing， analysis

EXCEL是一個(gè)功能十分強(qiáng)大的數(shù)據(jù)圖表處理軟件，具有極強(qiáng)的計(jì)算與分析能力以及出色的圖表功能，能夠勝任從簡(jiǎn)單的家庭理財(cái)?shù)綇?fù)雜的專業(yè)領(lǐng)域中的計(jì)算、分析等，是目前最流行的電子表格軟件之一。雖然EXCEL在日常工作中已廣泛應(yīng)用，但多數(shù)使用人員都只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行表格數(shù)據(jù)的加減乘除以及求和、求平均值函數(shù)的最基本運(yùn)算，本文將通過(guò)對(duì)幾個(gè)函數(shù)的運(yùn)用，將平常一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理工作進(jìn)行快速處理，從而提高工作效率。

1 VLOOKUP函數(shù)在學(xué)生報(bào)到管理中的應(yīng)用

目前高職院校學(xué)生錄取后存在一部分學(xué)生進(jìn)行專業(yè)調(diào)整的問(wèn)題，而學(xué)生錄取工作中各學(xué)校做的學(xué)生錄取表格是按照學(xué)生專業(yè)進(jìn)行排序的。學(xué)生報(bào)到當(dāng)天，學(xué)校各系部都會(huì)提前根據(jù)各專業(yè)學(xué)生人數(shù)將學(xué)生的基本信息打印出來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)生報(bào)到情況，當(dāng)天到學(xué)校進(jìn)行專業(yè)調(diào)整的學(xué)生姓名就不在提前準(zhǔn)備的名單里，要現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)學(xué)生信息，報(bào)到當(dāng)天，本來(lái)學(xué)生人數(shù)就很多，如果有一部分學(xué)生需要現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)信息的話，就會(huì)增加學(xué)生排隊(duì)的時(shí)間，給報(bào)到工作帶來(lái)很大困難，報(bào)到學(xué)生排隊(duì)等待的時(shí)間太久也會(huì)出現(xiàn)一些不滿意的情況。如果能應(yīng)用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理就能非常快速的解決這個(gè)問(wèn)題。

VLOOKUP函數(shù)能給日常工作帶來(lái)很大的方便，也是工作中常用的函數(shù)，但由于該函數(shù)有4個(gè)參數(shù)，使用起來(lái)也比較難掌握，所以平常辦公人員使用的并不多。下面就以學(xué)生專業(yè)調(diào)整為例介紹如何使用VLOOKUP函數(shù)。函數(shù)使用中部分表格因涉及到學(xué)生身份證、電話等敏感信息，所以表格數(shù)據(jù)、列寬等進(jìn)行了部分處理。VLOOKUP函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則如下：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

需要注意的是，VLOOKUP函數(shù)在使用時(shí)需要注意的是VLOOKUP函數(shù)的第二參數(shù)引用的單元格區(qū)域，如果是精確查找，不需要排序，如果是模糊查找，最左列需要按升序排列，否則會(huì)出錯(cuò)。我們通常為了方便使用，最好還是將引用單元格區(qū)域進(jìn)行升序排列后再進(jìn)行信息提取。

2 MID字符串函數(shù)的應(yīng)用

MID字符串函數(shù)，作用是從一個(gè)字符串中截取出指定數(shù)量的字符，在日常學(xué)生管理工作中，有許多原始表格只有學(xué)生的身份證號(hào)碼，需要錄入學(xué)生的出生日期，這時(shí)用MID字符串函數(shù)將會(huì)方便快捷地解決問(wèn)題。

MID字符串函數(shù)格式是 MID（text， start_num， num_chars）， text被截取的字符， start_num從左起第幾位開(kāi)始截?。ㄓ脭?shù)字表達(dá)）， num_chars從左起向右截取的長(zhǎng)度是多少（用數(shù)字表達(dá)）。應(yīng)用如圖2所示（身份證信息比較敏感，所以本列中的身份證信息只是一些18位的字符數(shù)據(jù)而已，不具有真實(shí)性，學(xué)號(hào)、姓名、性別都沒(méi)有填寫(xiě)）。具體到本題中MID函數(shù)使用方法是在出生日期所在列填寫(xiě)=MID（D2，7，8），表示將D2單元格中身份證信息，從第7位開(kāi)始提取8個(gè)字符，即得到學(xué)生出生年月日的八位信息，操作過(guò)程如表7所示。

3 學(xué)生社團(tuán)評(píng)比活動(dòng)常用函數(shù)

學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)是評(píng)價(jià)學(xué)校文化建設(shè)，共青團(tuán)建設(shè)的一個(gè)重要指標(biāo)，在日常的社團(tuán)活動(dòng)中，經(jīng)常要進(jìn)行學(xué)生活動(dòng)的評(píng)比，評(píng)比中為了較少的受到人為因素的影響，在評(píng)比活動(dòng)中，比較好的計(jì)算方式是將所有的得分去掉一個(gè)最高分，去掉一個(gè)最低分，再計(jì)算出總分，這樣的總分比較有說(shuō)服力，具體操作如表8所示。

4 學(xué)生成績(jī)分析

學(xué)生成績(jī)分析是每學(xué)期任課老師需要做的任務(wù)比較繁重的工作，在成績(jī)分析過(guò)程除了要錄入成績(jī)外，還要對(duì)每個(gè)班級(jí)進(jìn)行學(xué)生考試人數(shù)、最高分、最低分、平均分、60分以下、60-75分，75-89分，90分以上各分?jǐn)?shù)段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)過(guò)程中首先在學(xué)生成績(jī)表中輸入學(xué)生成績(jī)，表格式如表9所示。

5 總結(jié)

EXCEL函數(shù)用處非常廣泛，本文只是將平時(shí)工作中用到的一些函數(shù)進(jìn)行總結(jié)和分析。EXCEL函數(shù)數(shù)量比較多，如果能將EXCEL函數(shù)與平常的工作進(jìn)行結(jié)合，將會(huì)全面提高辦公信息化水平。

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