李洪艷

【摘 要】分析了當(dāng)前高職院校檔案收集工作中存在的問題，并針對(duì)這些問題對(duì)更高效地進(jìn)行檔案收集工作提出了若干建議。

【關(guān)鍵詞】檔案收集；建議

檔案收集是將分散在教職工與學(xué)生手中、各部門手中的相關(guān)資料集中起來(lái)，是檔案管理工作的第一步。檔案材料是學(xué)院處理問題、制定政策的依據(jù)，檔案收集的數(shù)量、質(zhì)量以及整齊程度等等影響著檔案管理水平的高低，只有規(guī)范地做好檔案收集工作，下面的工作才可能順利展開，所以，檔案收集對(duì)整個(gè)檔案管理工作的重要性不言而喻。

1 目前高職院校中檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1 缺乏及時(shí)性

一所學(xué)院產(chǎn)生和需要收集的檔案遍及學(xué)院的各個(gè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人，隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，學(xué)院中產(chǎn)生的檔案資料也快速增加，檔案資料的頻繁變動(dòng)，在一定程度上造成了檔案資料收集的不及時(shí)性。

1.2 缺乏完整性

在我們進(jìn)行檔案資料整理時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些檔案材料存在或多或少的缺漏情況，比如教師的人事檔案，有學(xué)歷復(fù)印件，沒有學(xué)位復(fù)印件；學(xué)生的成績(jī)檔案，缺少某一學(xué)期或某幾學(xué)期；會(huì)議檔案，有會(huì)議通知沒有會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議總結(jié)，等等。這說明檔案提交人員工作不細(xì)致，少數(shù)人覺得有些資料沒有必要送交檔案管理部門存檔，自己保存好就可以。殊不知檔案資料的不完整會(huì)影響檔案作用的發(fā)揮，不能客觀反映學(xué)院發(fā)展?fàn)顩r，影響檔案的系統(tǒng)性，另外，資料散落在個(gè)人手中也會(huì)造成資料的遺失或毀壞，給后期檔案的收集帶來(lái)新的困難。

1.3 缺乏規(guī)范性

學(xué)院的檔案材料來(lái)自不同部門、不同人員，他們提供材料的不規(guī)范已經(jīng)成為一種較為普遍的現(xiàn)象，首先，來(lái)自各方面的資料紙張大小不一，多數(shù)采用A4紙，也有采用B5、B4等其他紙張類型的情況。頁(yè)邊距和裝訂位置也不盡相同，給檔案的整理制作帶來(lái)了不小的麻煩和比較大的工作量，在檔案的完整性和美觀性上也無(wú)法保證。其次，部分檔案在歸檔時(shí)，手續(xù)不完善或不規(guī)范，缺少部門負(fù)責(zé)人簽字、缺少日期、缺少印章等情況時(shí)有發(fā)生，影響到檔案的真實(shí)性，這樣的檔案需要返工，一定程度上又增加了檔案管理人員的工作。

總體來(lái)說，出現(xiàn)上述問題的原因還在于高職院校中多數(shù)人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)檔案知識(shí)的了解，檔案意識(shí)淡薄。從管理層面來(lái)說，對(duì)檔案工作重視不足，宣傳不到位，很少培養(yǎng)專門的檔案管理人員，檔案收集制度也存在不健全甚至沒有檔案管理制度的現(xiàn)象。這些都會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行造成影響。

2 高職院校檔案收集建議

2.1 關(guān)于檔案收集及時(shí)性的建議

在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，檔案管理人員對(duì)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)應(yīng)有所了解，對(duì)一些階段性的檔案資料，比如學(xué)期性或者學(xué)年性有一定時(shí)間特點(diǎn)的檔案可采取定期采集的方式，對(duì)一些隨時(shí)產(chǎn)生的檔案資料宜采用隨時(shí)采集的方式。對(duì)于會(huì)議文件，本校召開的應(yīng)在會(huì)議結(jié)束一定時(shí)間內(nèi)及時(shí)收取，本校參加其他學(xué)?；蛏霞?jí)機(jī)關(guān)組織的會(huì)議材料，會(huì)議參加者應(yīng)主動(dòng)提交，未提交或不及時(shí)提交的，記入個(gè)人檔案。

2.2 關(guān)于檔案收集完整性的建議

在整理檔案材料時(shí)，如有發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整的情況，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或人員，督促其盡快完善相關(guān)材料；對(duì)于一些有一定過程的事件材料，可采用跟蹤收取的方式來(lái)保證整個(gè)事件資料的完整性；對(duì)于一些更新比較快的材料，要反復(fù)多次收集，確保檔案的及時(shí)更新。

2.3 關(guān)于檔案收集規(guī)范性的建議

檔案材料的不規(guī)范，會(huì)給檔案整理增加難度，檔案管理人員的工作量隨之增加。因此，為保證檔案收集的質(zhì)量，最大程度上避免二次返工，應(yīng)在全院范圍內(nèi)指定制度、規(guī)定等，給全院所有人員明確檔案歸檔的規(guī)格、要求、手續(xù)，比如，檔案材料所有紙張大小統(tǒng)一規(guī)定為A4，左側(cè)留2cm的裝訂位置；部門的檔案資料歸檔前必須有部門負(fù)責(zé)人簽字和部門簽章；等等。

2.4 其他建議

檔案收集工作的順利進(jìn)行還需學(xué)院管理者重視檔案管理工作，制定一系列規(guī)章制度，還可在每個(gè)部門安排一個(gè)兼職負(fù)責(zé)檔案收集的人員，將檔案收集工作責(zé)任到人，保證檔案收集工作乃至整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案在學(xué)院發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]高蕓蕓.高職院校檔案管理收集環(huán)節(jié)之路徑方法探微[J].才智，2014，11.

[2]曾紅.高職院校人事檔案材料收集現(xiàn)狀及對(duì)策[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，12.

[責(zé)任編輯：湯靜]